SAP Business One – Der ERP Maßanzug
4 Jun

SAP Business One – Der ERP Maßanzug

Warum gerade die kleinen und mittelständischen Unternehmen auf die Hilfe einer für sie konzipierten ERP-Lösung angewiesen sind

 

Wann, wo und warum wird ERP notwendig?

Obwohl ein breites Angebot an Software für mittelständische Unternehmen besteht, ist es nach wie vor Praxis, mit verschiedenen Systemen in den separaten Abteilungen eines Unternehmens zu arbeiten. Gegen ihren eigenen Vorteil verwenden noch viele kleine und mittelständische Betriebe kein zentrales ERP-System, sondern verwalten ihre Daten in Excel und weiterer Software. So kommt es, dass die verschiedene Software der einzelnen Fachbereiche eines Unternehmens nur über sogenannte Schnittstellen in Kontakt treten können. Die Varianz und Vielschichtigkeit dieser Schnittstellen haben oft fehlerhafte Ergebnisse zur Folge. Denn nur die nötigsten Daten werden vermittelt und müssen immer wieder zusammen geführt werden.

Aus dieser Vielzahl von Einzellösungen geht hervor, dass bei der Aggregation der Daten durch verschiedene Programme, unterschiedliche Ergebnisse zu Tage treten. Die Geschäftsführung ist aber auf ein korrektes Berichtswesen angewiesen, da sie Entscheidungen aufgrund der Ergebnisse trifft. Dabei ist das nachträgliche Prüfen der Glaubwürdigkeit des Berichts notwendig und fordert weitere Mittel. Garantiert werden, kann die Korrektheit der Zahlen nach wie vor nicht und sie bleiben überdies undurchsichtig. Diese Unklarheit führt zu einem vermehrten, sowie verdoppeltem sammeln der Daten in den verschiedenen Programmen. Baut sich ein Unternehmen auf einer solchen Lösung auf, wird es sehr unbeweglich im Falle von Veränderungen. Das führt zu einer Benachteiligung im Wettbewerb und kann die Leistungen des Unternehmens negativ beeinflussen.

Ein Praxisbeispiel – wo ERP fehlt:

Der Einkäufer eines mittelständischen Unternehmens muss die Bestellmenge für einen Artikel ermitteln. Dazu benötigt der die folgenden Informationen:

  • Ausgangslieferungen
  • Bedarfsmenge der Produktion
  •  Laufender Lagerbestand
  • Derzeitige Bestellungen
  • Lieferzeit Außerdem können weiter Informationen für ihn interessant sein, wie z.B:  Aufträge mit Liquiditätssperre
  • Überfällige Aufträge, die noch nicht gezahlt wurden
  • Bestandsdynamik der letzten Zeit
  • Durchschnitt der Mengen bisherigen Bestellungen
  • Mengenübersicht beim Einkauf
  • Extra Bestellungen im Auftrag

Der Einkäufer hat diese Einzelheiten oft im Gedächtnis, aber seine Mitarbeiter nicht. Anweisungen die mündlich oder über dritten weiter gegeben werden, gehen oft verloren oder werden nicht beachtet. Dies geschieht auch schon in kleineren Unternehmen. Aus Mangel an Information wird z.B. der Bedarf einer Bestellung geschätzt, da dem Bestellenden nicht die Information des Einkäufers obliegt. Die Folgen sind nicht nur ein zu hoher Lagerbestand und somit überflüssige Kosten, sondern auch die Grundlage für weitere Fehler. Diese schwächen die Leistungsstärke des Betriebs. Moderne Systeme wie SAP Business One bieten dem Einkäufer darüber hinaus die Möglichkeit, sich mit seinen Lieferanten zu vernetzen. Es können direkt aus dem System Anfragen gestellt und Bestellungen platziert werden.

Der Maßanzug: Angepasstes Berichtswesen durch ein ERP-System

Die Geschäftsführung sowie die Mitarbeiter eines Unternehmens benötigen als gesunde Arbeits- und Entscheidungsbasis ein verlässlich vollständiges Berichtswesen. Ist dieses anpassbar – wie SAP Business One – kann auf Veränderungen im Betrieb flexibel reagiert werden. Für Standartberichte braucht der Softwarehersteller zwar weniger Aufwand, sie enthalten jedoch meist nicht die Information, die benötigt wird. Die folgenden Punkte zeigen klar auf, welche Vorteile das passende ERP-System bietet.

1. Es gibt nur eine Datenzentrale

Für eine gute und ebenso leistungsfähige Datensammlung müssen die Daten aus den wesentlichen Abläufen wie Produktion, Lagerhaltung, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung mit einem ERP-System abgewickelt werden. Dabei sollte die Software nicht aus einzelnen ERP-Modulen bestehen, um dann wieder via Schnittstellen in Kontakt zu stehen.

2. Die Buchhaltung wird in die einzelnen Schritte in allen Geschäftsbereichen integriert

Die Standard-BWA aus DATEV, hat für die Geschäftsführung zwar Interessante Informationen, ist aber nicht ausreichend. Viel interessantere Informationen, sind hilfreich, wie z.B. -Welches Produkt erzielt welchen Umsatz? -Welchen Erlös hat das Unternehmen pro Produkt oder Auftrag umgesetzt? -Welches Zahlungsziel hat der Kunde? -Ist die Lieferleistung des Lieferanten gut? -Wie ist die Häufigkeit des Lagerumschlages eines Artikels und wie viel Umsatz wird damit gebunden? -Wie hoch ist der Bestand an Aufträgen, der nicht berechnet aber geleistet wurde? -Wie hoch ist meine Bestellungsbestand und welche Ausgaben sind hiermit zu erwarten? Ohne eine integrierte Buchhaltung können diese Werte nur manuell mit hohem Aufwand erstellt werden.

3. Jeder zusammengestellte Bericht ist transparent und nachvollziehbar

Enthält ein Bericht einen Wert, der nicht bis auf seinen Ursprung zurückverfolgt werden kann, ist möglicherweise fehlerhaft. Gerade bei der Aggregation von Daten ohne ein geeignetes ERP-Programm, verliert man oft den Einblick in die Basis. Wenn aber ein Wert abweicht, ist es wichtig dessen Genauigkeit prüfbar zu machen. Fehlt diese Möglichkeit, können daraus schnell Fehler entstehen.

 4. Die Vollständigkeit der Daten wird gewährleistet

Je Größer die Menge an Daten ist, die über Schnittstellen bewegt werden, desto schwieriger wird es sie auf ihre Vollständigkeit zu prüfen – ergo ist damit ein höherer Zeit – und Kostenverbrauch verbunden. Aus diesen Gründen werden dann häufig Daten nur über Stichproben geprüft. So kann die Vollständigkeit allerdings nur angenommen, aber nicht garantiert werden. Ein Bericht der aber keine garantiert richtigen Daten enthält, ist ein Fiasko für den verantwortlichen Entscheider. Mit einem ERP-System wie Business One, ohne diese Schnittstellen, kann die Vollständigkeit viel effizienter und vor allem sicher bestimmt werden.

 5. Das Berichtswesen wird automatisiert

Denn manuell erstellte Berichte haben drei große Nachteile:

  • Der enorme Zeitaufwand für die Erstellung/Bearbeitung von individuellen Berichten
  • Keine Aktualität der Daten aufgrund verlängerter Erstellungszeiten
  • Seltene Verwendung von individueller Berichtführung und Verzicht auf interessantes Informationsmaterial

Diese Berichte können durch das passende ERP-System automatisiert erstellt und zudem manuell konfiguriert werden. Das hat die angenehme Folge, dass immer die richtigen Informationen ohne großen Zeitaufwand verfügbar sind.

 6. Standardprozesse verlaufen ohne Schnittstellenkommunikation

Wird ein Datensatz bei der Schnittstellenkommunikation übergeben, gibt es ihn ab diesem Zeitpunkt in zwei Systemen. Jedoch muss bei einer Änderung an der einen Datei, diese auch bei der Datei in dem anderen System erfolgen. Genehmigt aber das eine System die Änderung nicht, darf das andere diese auch nicht gewährleisten. Zudem muss fortlaufend geprüft werden, dass keine Daten fehlerhaft übergeben werden oder gar verloren gehen. Diese Kotrollen verursachen neben dem enormen manuellen Aufwand, hohe Kosten und es kann keine fehlerlose Vermittlung garantiert werden. Bei einem geeigneten ERP-System wie Business One werden diese Arbeitsschritte und damit auch die Fehler von Anfang an erspart.

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