Wartung richtig abgrenzen mit Pro Rata Funktionen
15 Jun

Wartung richtig abgrenzen mit Pro Rata Funktionen

Für alle Unternehmen die irgendeine Art von Wartung abrechnen (z.B. in der Software & IT-Branche), ist die Abrechnung von Wartungsgebühren eine regelmäßige Herausforderung. Für Firmen die Wartungen nicht nur verkaufen, sondern bei anderen Softwareherstellen einkaufen trifft das doppelt zu.
Die Vertragsverwaltung von MARIProject für SAP Business One hält für das Management von Wartungsabrechnungen einige exklusive Funktionen bereit.

So können solche Abrechnungspositionen in Abhängigkeit von Artikelpositionen erzeugt und zur Abrechnung jährliche, halbjährliche und quartalsweise eingestellt werden.

Mit der neusten Version von MARIProject 5.2 sind einige wichtige Erweiterungen zum Thema Wartungsabrechnung hinzugekommen.

Justierung des Wartungszeitraums in den Jahresrhythmus:

Wird ein Wartungsvertrag mit zum Beispiel jährlicher Wartung im Oktober eines Jahres abgeschlossen, so soll der Kunde eine Rechnung über drei Monate(Oktober-Dezember) und anschließend Jahresrechnungen beginnend mit dem Januar erhalten.

Verteilung der Erlöse auf einzelne Monate:

Die Erlöse einer Jahreswartungsrechnung sollen anteilig in jedem Buchungsmonat gebucht werden.

Wartungspositionen auf der Einkaufsseite:

Es können nun auch Wartungspositionen über Einkaufsvorgänge eingekauft werden.

Abgrenzung der Wartungskosten:

Werden Einkaufsvorgänge zu Wartungspositionen erstellt, so kann mit der Bestellung eine Abgrenzung der Kosten auf den Zeitraum verteilt vorgenommen werden. Die abgegrenzten Kosten werden dann durch die Eingangsrechnungen aufgelöst und wieder auf den Zeitraum verteilt.

Pro Rata-Regel:

Simulation der Buchungen
Simulation der Buchungen
Pro Rata Regeln
Pro Rata Regeln

Zur Definition der Verteilungsbuchungen werden Pro Rata-Regeln eingeführt, die an der jeweiligen Wartungsposition ausgewählt werden können. Die Regel definiert verschiedene Vorgehensweisen bei der Verbuchung der Abgrenzung und definiert die gewünschten Sachkonten.

Abgrenzung bereits bei der Bestellung von Wartung

Bereits bereist bei Bestellung der Wartung können die dafür anfallenden zukünftigen Kosten als Rückstellung in der Finanzbuchhaltung eingestellt werden. Diese werden dann durch die Eingangsrechnung aufgelöst.

Sicherheit durch Simulator

Um sicher zu gehen, dass die über die Pro Rata kreierten automatischen Buchungen sich auch wie gewünscht auswirken, kann man dies über eine Simulation abprüfen.

Fazit

Wie in vielen anderen Bereichen, beweist MARIProject wieder einmal, wie nah die Anwendungen an den sehr speziellen Bedürfnissen der adressierten Brachen dran ist. Mit den ausgebauten Funktionen rund um das Management von Wartungen kann gleich mehreren Beteiligten in diesem Business das Leben wesentlich erleichtert werden: Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung und nicht zu Letzt den beauftragten Steuerberatern!

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