Was muss ERP-Software können, beim Vertrieb im Projektgeschäft
23 Nov

Was muss ERP-Software können, beim Vertrieb im Projektgeschäft

Der Vertrieb und Verkauf eines Projektes ist selbst ein Projekt, das eine voll integrierte ERP Anwendung unterstützen sollte. Die Anforderungen hierfür sind nicht zu unterschätzen. Über welche Aspekte sich bei der Auswahl einer Software für den Vertrieb im Projektgeschäft Gedanken machen sollte, wird hier beleuchtet.

Das Paradigma der totalen Integration

Eine der großen Aufgaben die ERP-Systeme haben, ist die Auflösung von „Anwendungsinseln“ und die durchgehende Integration aller Prozesse.
Nun – dies ist nicht gerade eine Neuigkeit, möchte man meinen. Selbstverständlich möchte man besonders bei einer Neuanschaffung einer ERP-Software nur in ein solche Businessanwendung investieren die, die fehleranfällige und aufwendige mehrfache Datenhaltung beseitigt.

Sehr weit ist man mit diesem Ansatz bei ERP-Anwendungen für die produzierenden Unternehmen und Warenwirtschaftssoftware für den Handel.
Bei Businesssoftware für projektorientierte Dienstleister oder Anlagebauern wird die Auswahl an geeigneter integrierter Software schon sehr viel kleiner.

Projekte verkaufen ist aufwendig

Unternehmen die großen Projekte abwickeln, müssen diese zunächst verkaufen. Dieser Vertriebsprozess ist schon oftmals ein Projekt für sich. Über sehr lange Akquise-Phasen muss der Vertrieb koordiniert und strukturiert vorgehen. Komplexe Anforderungen erfordern eine ausgefeilte Kalkulation. Die daraus resultierenden Angebote müssen in verschiedenen Versionen erzeugt werden können. Und natürlich sollte man die komplette Kommunikation des Sales-Prozesses direkt am Vorgang hinterlegen und nachvollziehen können.

Hierfür reicht das gängige Opportunity Management das aus zahlreichen CRM – Systemen bekannt ist oft nicht aus.  Die Opportunity muss schon mit dem (möglichen) Projekt verknüpft werden, um auf Basis einer Projektkalkulation und einer ersten Planung überhaupt sinnvoll Auskunft über Budget, Dauer und Ressourcen machen zu können.

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MariProject auf Basis von
SAP Business One

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Kosten für den Projektvertrieb erfassen

Da der Verkauf von Projekten oft mit hohem Aufwand und damit Kosten verbunden ist, sollte das Unternehmen auch die Möglichkeit haben, diese Kosten nachzuhalten. Die Fahrten zum Kunden, Meetings, Geschäftsessen der Aufwand für Kalkulation und Dokumentation – alles da muss festgehalten werden. Im besten Falle hat man die Kosten für die Projektakquise über Budgets im Griff

 

Dokumente im Vertrieb von Projekten

Angebote für Projekte beschränken sich selten auf ein paar Positionen in einer Tabelle. Die Leistungen müssen mit Worten und manchmal Mitteln,  wie z.B. Graphiken oder Zeichnungen beschrieben werden. Daneben gibt es noch andere Dokumente wie Lasten oder/und Pflichtenhefte, die eine Entwicklung über die Zeitdauer des Vertriebsprozesses haben.
Als dies sollte revisionssicher hinterlegbar sein.

Frühzeitige Projektplanung

Oft ist es sinnvoll für ein wahrscheinliches Projekt die benötigten Ressourcen proforma einzuplanen. Zum einen gelangt man über die an den Ressourcen hinterlegten Kostensätzen, zu einem validen Budget. Zum anderen kann man Stellen im Unternehmen über den wahrscheinlichen Bedarf informieren, die dies in ihre Planung mit einfließen lassen.

Umschalten von Angebot auf Echtbetrieb

Wenn man all diese (Vor-)Arbeit erledigt hat, will man nach dem Verkauf des Projektes nicht wieder alle Daten erneut erfassen, um in die gesteuerte Umsetzung zu gehen. Es sollte deswegen möglich sein auf Basis der Angebotsdaten, das durchzuführende Projekt zu erzeugen. Die angebotene Projektplanung wird dabei erhalten und in die nächste (echte) Planung übertragen.

Von Anfang an dabei

Aller Anfang ist schwer und im Projektgeschäft ist er schon zu diesem Zeitpunkt aufwendig. Wer sichergehen will, dass man diesen Anfang schon in einem einzigen integrierten ERP System aufnehmen kann, sollte noch einen weiteren Aufwand treiben: Bei der Auswahl der Businesssoftware für das Projektgeschäft sollte man diese Prozesse genau unter die Lupe nehmen.

 

 

 

 

Demo -Video

Wie MariProject für SAP Business One all diesen Anforderungen aus dem Projektvertrieb begegnet, kann man im folgenden Video nachvollziehen.

 

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