Wenn es nicht ist, was es sein soll: Projektcontrolling mit ERP-Software
16 Sep

Wenn es nicht ist, was es sein soll: Projektcontrolling mit ERP-Software

Budget-Management, Arbeitszeit-Kalkulation, Timing – für Unternehmen, die in Projekten arbeiten, ist die stetige Analyse der laufenden Aufträge wesentlich.
Abweichungen können schnell Budgets überschreiten und Termine nicht mehr einhaltbar machen. Deshalb sind beispielsweise Dienstleistungs-Unternehmen auf Hilfe in Sachen Controlling und Projekt-Management angewiesen.

In vielen ERP-Systemen ist  mittlerweile die Funktion des Soll-Ist-Vergleich integriert. Dabei wird, während dem Projektverlauf, stetig Ist-Werte, mit den entsprechenden Soll-Werten auf Abweichungen verglichen. Damit sollen diese so früh wie möglich entdeckt, korrigiert und z.B. ausschreitende Projektkosten verhindert werden.


Um die Abweichungen zu erfassen, durchläuft der Soll-Ist-Vergleich immer wieder eine Art Zyklus. Dieser besteht aus folgenden Punkten:

1. Was sind die Soll-Werte des Projekts ?
(z.B. Wie viel Zeit soll es veranschlagen?)

2. Was ist der Ist-Zustand des Projekts?
 (z.B. Wie viel Zeit braucht es tatsächlich?)

3. Gibt es Abweichen zwischen diesen beiden Werten?
 (z.B. Braucht es mehr Zeit als es soll?)

4. Warum gibt es diese Abweichungen?
(z.B. Warum braucht das Projekt mehr Zeit als veranschlagt?)

5. Was kann ich tun, dass sich Ist und Soll-Werte ausgleichen?
(z.B. was kann ich tun, dass weniger Zeit gebraucht wird und wenn es mehr braucht was passiert dann?)

6. Was bedeutet die Anpassung/Korrektur für die anderen Soll-Ist-Werte?
 (z.B. Wenn ich mehr Zeit brauche, brauche ich dann auch mehr Budget?)

Wichtig ist beim Soll-Ist-Vergleich, dass er kontinuierlich fortgeführt wird. Wenn der Projektstand von Beginn an immer wieder auf den Prüfstand gestellt wird, können Abweichungen schnell erfasst und angepasst werden. Wenn alle Projekt-Beteiligten gleich anfangs und auch im Verlauf mit realistischen Zahlen konfrontiert werden, steht einem reibungslosen Ablauf nichts im Weg. Der Soll-Ist-Vergleich hilft allen Parteien den Überblick zu behalten und Überraschungen zu vermeiden.

Und warum ERP?

Diese Vorgehensweise kann und wird auch ohne ERP-Software angewendet. Allerdings ist es bei einer gewissen Größe oder Anzahl an Projekten von Vorteil, wenn nicht sogar notwendig, dass ein System in dem alle wichtigen Zahlen erfasst werden, bei der Analyse hilft. Häufig wird die Funktion durch hilfreiche grafische Tools ergänzt, wie beispielsweise ein Kennzahlencockpit, das in Ampelfarben abgebildet wird. Budgets die in Kürze überschritten sind, werden so auffällig.

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