Wie Buchhaltung auch einfach geht – für jedes Unternehmen!
15 Okt

Wie Buchhaltung auch einfach geht – für jedes Unternehmen!

Sicher war der ursprüngliche Ansatz, die geschäftliche Buchhaltung jenen zu überlassen, die ihr Handwerk beherrschen keine dumme Idee. Gerade kleine und mittelständische Firmen, die weder über eine eigene Buchhaltungs-Abteilung, noch die finanziellen Mittel verfügen, eine Buchhaltungs-Kraft abzustellen, nehmen gerne externe Dienstleistung in Anspruch.

Allerdings kostet diese Profession auch immer ihr Geld. Neben einer monatlichen Pauschale für die laufenden Buchhaltungs-Aufgaben, werden auch sämtliche Steuermeldungen oder Erklärungen in Rechnung gestellt. Alle anderen Leistungen, die z.B. durch die Verwaltung von Sozialversicherungsanträgen anfallen, müssen ebenfalls entlohnt werden. So wächst die ursprünglich kalkulierte Summe schnell über das hinaus, was in der Pauschale veranschlagt worden ist.

Die Übernahme der eigenen Buchhaltung hört sich zunächst einmal nach einem komplizierten Unterfangen an. Jedoch ist es nicht nur eine Frage des Geldes, diese Umstrukturierung in Angriff zu nehmen. Durch die Entwicklung der ERP-Systeme für KMU sind viele Aufgaben, die davor viel Zeit und Arbeitsaufwand in Anspruch genommen haben (wie z.B. die Rechnungs-Verwaltung), für jedes Unternehmen, auch die klein-aufgestellten, machbar geworden. Das spart zum einen die Kosten externer Buchhaltung und vermeidet damit auch etwaige Doppelarbeit, da die Prozesse nicht über fünf Ecken abgewickelt werden.

Interner Datenzugriff verbessert Unternehmensprozesse

Neben dem finanziellen hat eine interne Buchhaltung auch ganz klar den Vorteil, das jederzeit auf die eignen Daten aus der Buchhaltung zugegriffen werden kann. Statt eine Auswertung erst beim Buchhalter zu beantragen, genügen beim ERP-System wenige Klicks und es können alle wichtigen Daten auf einen Blick erfasst werden. Reports und Analysen können an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und danach wiederum andere betriebliche Prozesse effizienter gestaltet werden. Außerdem hat es einem Unternehmen noch nie geschadet, dass die Mitarbeiter in sämtlichen Bereichen Qualifizierungen mitbringen. So auch in der Buchhaltung. Gerade für Entscheidungsträger ist es wichtig über Daten verfügen zu können und diese auch auszuwerten, da diese meist als Entscheidungsbasis gelten (sollten). Zudem ist es in KMU meist der Fall, das jeder Mitarbeiter in einer gewissen Selbstverwaltung lebt, da derjenige oft eigenständig für eine Aufgabe zuständig ist.

Weitere Vorteile von ERP-Software für die Buchhaltung

Für die Software-Auswahl bei interner Buchhaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn generell mehrere Prozesse des Unternehmens in eine Software verlagert werden können, empfiehlt sich, nach einer ERP-Standard-Lösung Ausschau zu halten. Systeme wie SAP Business One, die über alle wichtigen Standard-Funktionen verfügen bieten sich gerade für KMU an, da sie im Vergleich zu einer individuell angepassten Lösung kostengünstig in der Implementierung sind, sich aber jederzeit ausbauen lassen. Ansonsten gibt es auch noch die Möglichkeit einen cloudbasierten Anbieter in Anspruch zu nehmen. Diese Lösungen arbeiten besonders preiswert. Anschaffungs- und Wartungsaufwand gibt es nicht. Zudem hat die Cloud fast unbegrenzte Verarbeitungs- und Speichermöglichkeiten.

Der Vorteil bei den ERP-Systemen ist generell, dass die Benutzerführung so ausgebaut ist, dass sie möglichst auch für alle bedienbar ist. Das heißt, auch Mitarbeiter die wenig Erfahrung in Sachen Buchhaltung mitbringen, können sich mit den Aufgaben im System zurecht finden. Sogar Änderungen von Vorschriften oder Gesetzen sind  bei (guten) ERP-Systemen immer aktuell integriert (z.B. durch System-Update). So wird die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER über die Software leicht machbar.

Wie immer ist es sinnvoll sich einen passenden Anbieter zu suchen, der die Implementierung der Software vornimmt und das Unternehmen dabei betreut. Oft bieten Anbieter Schulungen an, in denen Prozesse aus der Buchhaltung probeweise darstellen und die Mitarbeiter mit dem System üben lassen.

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