6 Gründe, warum Updates ein ERP-System verbessern

Egal ob man keine Zeit hat, eine wichtige E-Mail erwartet oder von Windows traumatisiert ist – die Wahrheit ist doch die: Updates sind wie Termine beim Zahnarzt. Wenn etwas Wichtiges dazwischen kommt, schiebt man sie gut und gerne auf. Im Fall ERP-System ist das nicht anders. Allerdings gibt es gute Gründe, warum es wichtig ist, die Software auf den aktuellen Stand zu bringen. Hier sind sechs davon.

Patch, Service-Release oder neue Version?

Bevor wir Sie von der Wichtigkeit der Updates überzeugen, ist es gut zu wissen, dass es bei ERP-Systemen verschiedene Formen von Updates gibt. Namentlich grenzen sich diese in Patches, Service Releases und Versionen ab.

Patches sind die häufigsten Updates und die Antwort vom Hersteller auf Probleme, die von System-Nutzern gemeldet wurde. Der Support erstellt dann einen solchen Patch oder auch “Bugfix” und händigt diesen dem Kunden aus.

Ein Service-Release wiederum erscheint normalerweise ein bis zweimal im Jahr. Hier werden die Patches und Mini Updates gesammelt und als ein Paket verschickt

Eine neue Version wiederum gibt es ungefähr nur alle drei bis vier Jahre. Dieses Release beinhaltet dann neue Funktionen, eine bessere Performance-Leistung und Neuerungen für die Usability.

Hinsichtlich der Update-Routine bei ERP-Nutzern bemerkt man, dass die kleineren Pakete gerne ignoriert oder aufgeschoben, während neue Versionen oft an zentraler Stelle “upgedatet” werden. Jedoch liegt hier schon der erste Stolperstein auf dem Weg zu einem langfristig funktionierenden ERP-System.

1. Aufschieben verursacht Aufwand

Ein ERP-System funktioniert lange ohne Updates. Jahre um genau zu sein. Allerdings werden die Hürden, gerade was die Integration der restlichen IT-Infrastruktur angeht, immer größer. Diese wieder herzustellen und auf aktuellen Stand zu bringen kommt beinahe einem neuen ERP-Projekt gleich. Das ist mit viel Zeit und Geld verbunden.

2. Software “verfällt”

Eine Software hat ein Ablaufdatum. Also zumindest die veraltenden Bestandteile. Irgendwann werden bestimmte Komponenten nicht mehr unterstützt, was dazu führt, dass vereinzelte Funktionen gestört oder gar nicht mehr ausführbar sind. Patches, also kleinere Problembehebungen, können dann ebenfalls nicht mehr integriert werden. Das führt neben der eingeschränkten Funktionalität zu Lücken in der Software-Security, da Viren dieser Tag tückischer werden. Aktuelle Softwarelösungen können diese Gefahren meist abhalten. Veraltete Systeme erhöhen jedoch das Risiko von schädlicher Software betroffen zu sein.

3. Updates gehen Hand in Hand

Was viele nicht wissen: Jeder Server, jedes Betriebssystem und sogar die Hardware muss von Zeit zu Zeit upgedatet werden. Oft greifen die Updates Hand in Hand ineinander. Das bedeutet, wenn ein ERP-System nicht auf aktuellem Stand ist, das Betriebssystem aber aktualisiert wird, kann es zu Funktions-Störungen kommen. Dabei stört es an sich nicht, wenn die Updates zu unterschiedlichen Zeitpunkten vorgenommen werden, solange sie in regelmäßigen Abständen erfolgen.

Tipp: Hinweise zur Kompatibilität von beispelsweise der aktuellen ERP-Version und Betriebssystemen erhalten Sie beim Support Ihrer Software.

4. Patches als individuelle Updates nutzen

Aber schauen wir nicht nur auf die Risiken der Update-Faulheit. Tatsächlich profitieren Unternehmen zusätzlich auf kurzfristige und langfristige Weise von regelmäßigen Updates. Gerade im Falle der Patches kann eine andauernde Systempflege zu einer lebensverlängernden Maßnahme für das ERP-System werden. Da Patches vor allem Problemfälle lösen, passen diese die Software stetig an und verbessern die Funktionalität und damit auch die Effektivität des Systems. Das System entwickelt sich also auf individueller Art mit dem Unternehmen weiter. Diese Form der agilen Anpassung ist nicht nur günstiger als eine speziell beauftragte Individual-Programmierung, sondern greift auch genau an jenen Punkten, wo das System nicht optimal arbeitet. Dasselbe gilt für Service-Releases, nur dass hier öfter noch zusätzliche Updates enthalten sind, die die Performance der Software verbessern. Kontinuierliches Verbessern Ihres ERP-System.

5. Mit Updates auf rechtlich neustem Stand

Egal ob es um die Einführung neuer Banking-Funktionen, neue Steuergesetze oder die DSGVO geht: Ein ERP-System muss als zentrales Bindeglied des Daten-Managements in einem Unternehmen, den neusten rechtlichen Anforderungen entsprechen. Auch müssen diese Daten unter bestimmten Voraussetzungen abrufbar sein, u.a. von externen Stellen (DATEV). Gesetze verändern sich und die technischen Voraussetzungen entwickeln sich weiter. Updates bringen das System hier auf den aktuellen Stand und gewährleisten das Schnittstellen zur Datenübertragung funktionieren.

6. Updates verlängern die ERP-Lebensdauer und machen wettbewerbsfähig

Noch einmal im einzelnen betont werden sollte der Punkt Langlebigkeit. Software entwickelt sich heutzutage im rasanten Tempo weiter. ERP-Projekte, inklusive der Analyse, Einführung und Implementierung sind bereits mehrjährige Projekte. Allein wegen dieser beiden Faktoren ist ein ERP-System nie ein gefestigtes Endergebnis. Eine moderne Lösung kann nur langfristig bestehen, wenn sie flexibel bleibt und sich den Entwicklungen anpasst. Und das geht am besten und einfachsten über Updates.