25 Okt

Drag & Relate in SAP Business One

Mit Drag & Relate lassen sich Daten in SAP Business One miteinander verbinden und Abfragen mit einfachen Verweisen erstellen. Es geht darum, Daten aus verschiedenen Teilen zu vernetzen, um so schnell wie möglich das gesuchte Resultat zu bekommen.

Drag & Relate stellt dabei Daten aus Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Service, Journalbuchungen und Sachkonten sowie von Geschäftspartnern in SAP Business One zur Bearbeitung bereit.

Indem man also ein Stammdatenobjekt auf die Liste der Transaktionsarten auf der Registerkarte Drag & Relate ziehen, erhält man einen Überblick über Daten des Unternehmens in bestimmten Bereichen.
Wenn man etwa eine Positionsnummer im Kundenauftrag anklicken im Menü auf die Kundenauftragsdetails zieht, erhält man eine Liste aller Kundenauftragszeilen, die diese Position enthalten. Von hier aus kann man auf den orangen Pfeil klicken, um einen bestimmten Beleg anzuzeigen. Oder man verwendet die Filterfunktion oder/und exportiert das Ergebnis direkt nach Excel.

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4 Dez

SAP Business One Bedienung

Um mit SAP Business One zu arbeiten, dort Daten einzugeben, bearbeiten, editieren, löschen oder auswerten, kann man unterschiedliche Funktionen und Workflows nutzen. Oft gibt es nicht nur einen Weg in SAP B1, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Hauptmenü in SAP Business One

SAP Business One - Hauptmenü
SAP Business One - Hauptmenü

Das Hauptmenü in SAP Business One, dient als klassischer Startpunkt in die verschiedenen Module und Funktionen der ERP Software. Die Gliederung folgt dabei den Modulen. Unterhalb der Module finden sich dann die entsprechenden Funktionen oder/und Zugriff auf die Stammdaten, Belege, Berichte und Dokumente. Das Hauptmenü im SAP B1 ist dabei in vielen Bereichen anpassbar und erweiterbar.
Das Hauptmenü ist im Kopfbereich umschaltbar von den Modulen zur Drag & Relate, der speziellen Funktion von SAP B1 zur schnellen Datenanalyse.

Die Kopfleiste

Im Kopfbereich von SAP B1 und damit immer erreichbar, steht dem User eine Menüleiste und eine Symbolleiste zur Verfügung. Die für Windowsprogramme typische Menüführung lässt dabei den Zugriff auf alle Inhalte in SAP Business One zu, sofern diese für den User bezüglich seiner Berechtigungen Zugang hat.
Die Symbolleiste gibt den schnellen Zugriff für immer wieder benutzen Funktionen frei. Ob Symbole angezeigt oder nicht werden, kann man für den einzelnen User individualisieren.

Symbolleiste SAP Business One
Symbolleiste - SAP Business One

Statusleiste und Systemmeldungen in SAP B1

Die SAP Business One-Statusleiste erfüllt mehrere Funktionen. Sie erstreckt sich über den gesamten unteren Rand des Hauptfensters. In der Statusleiste werden unterschiedliche Meldungstypen wiedergegeben.

  • Fehler
    Diese Nachrichten sind rot hinterlegt. Sie zeigen an, dass ein Prozess nicht fortgeführt kann bzw. korrigiert werden muss.
  • Informationen.
    Sie werden blau hinterlegt eingeblendet. Diese Hinweise dienen dazu, über ein Problem zu informieren, das die Fortführung des Prozesses nicht beeinträchtigt.
  • Bestätigung
    Entsprechende Nachrichten werden auf einem grünen Hintergrund angezeigt. Sie informieren Sie über die korrekte Umsetzung des Prozesses.

Ferner sind links unten verschiedene Systeminformationen zu sehen. Das System arbeitet in zwei Situationen so. Zum einen, wenn man ein Feld anklickt. Zum anderen, wenn man den Zeiger der Maus über ein Feld im aktiven Fenster bewegt. Die System-Informationen beinhalten die folgenden Parameter:

  • Bezeichnung Datenbanktabelle, zum verbundenen Feld
  • Name des Feldes
  • Indexnummer
  • Formular-ID

Auf der linken oberen Seite werden Angaben zum aktiven Fenster angezeigt. Bewegt man die Maus über ein Eingabefeld, zeigt die Funktion einen Text an, der das Format der Eingabe und die Feldlänge darstellt.

Rechts in der Statusleiste befinden sich ebenfalls vier Felder. Bezüglich Stammdaten kann das System Informationen aus bis zu vier zuvor definierten Feldern anzeigen. Je nach aktivem Fenster werden sie von SAP B1 aktualisiert.

Das Systemmeldungsprotokoll zeichnet alle Nachrichten auf, die bei der Durchführung eines Prozesses in Statusleiste erscheinen. Über einen Link in der Meldung kann man in der Regel auf eine entsprechende Hilfe abspringen.

SAP Business One Enterprise Search

Enterprise Search - SAP Business One

SAP Business One verfügt über eine globale Suchmaschine, die auf alle in der Applikation gespeicherten Daten Zugriff hat. Dabei lässt sich die Suche eingrenzen, um so nur etwa lediglich Stammdatensätze, Module, Dokumente oder Werkzeuge zu finden. Suchvorgänge lassen sich dabei abspeichern und als Suchvorlage wiederverwenden.

SAP Business One Cockpit

Eine weitere wichtige Komponente von SAP Business One ist das Cockpit. Man kann es kann anstelle des eigentlichen Hauptmenüs nutzen. Das Cockpit von SAP Business One findet sich im Hauptfenster, und dient als Kontrollzentrum und zur übersichtlichen Darstellung von Kennzahlen und Unternehmensdaten. Über das SAP Business One-Cockpit lassen sich Dokumente und Berichte anzeigen, Verknüpfungen zu oft genutzten Funktionen aufrufen, die Umsätze, Kosten und Bestände des Unternehmens analysieren und eine umfassende Datenbankrecherche vornehmen.
Das Cockpit kann dabei man für jeden User anpassen. Das System erlaubt es dem Benutzer, über diverse Widgets im Cockpit zu wählen, welche Informationen auf welche Weise angezeigt werden sollen. Dabei stehen unterschiedliche Elemente zur Auswahl:

  • KPI
    Leistungsindikatoren zeigen, ob die Unternehmensziele erreicht werden
  • Dashboards
    Die grafische Darstellung der Unternehmensleistung für Einkauf, Verkauf, Bestand und Finanzwesen
  • Workbench
    Dieses Tool zeigt Links zu gemeinsamen Funktionen pro Geschäftsprozess an.
  • Letzte Aktualisierungen. Mit diesem Widget können Sie die jüngsten Transaktionen überwachen.
  • Zählungs-Widget
    Mithilfe dieses Widgets kann die Anzahl der Elemente gezählt werden, die für eine Abfrage in SAP Business One ermittelt werden.
  • Aktualisierungen
    Überwachung von aktuellen Transaktionen.

SAP B1 Fenster

Zum Bearbeiten von Stammdaten und Dokumenten werden die Daten in einzelnen Fenstern dargestellt. Es werden dabei die nachstehenden vier Funktionen unterstützt:

  • Hinzufügen
    um neue Datensätze oder Dokumente hinzuzufügen
  • Suchen
    um Datensätze oder Belege zu suchen
  • Anzeigen
    um Datensätze oder Belege anzuzeigen
  • Aktualisieren
    um Datensätze oder Belege inhaltlich zu überarbeiten

Es gibt es zwei standardmäßige Modi für sämtliche Fenster, abhängig vom jeweiligen Kontext. Alle Fenster können entweder im Modus “Hinzufügen” oder “Suchen” öffnen. Beispielsweise werden die Fenster “Geschäftspartner” und “Artikelstammdaten” im Suchmodus aufgerufen. Die Anwendung tut dies, um die bereits eingegebenen Daten zu finden. Das Bearbeiten eines Auftrags ist hingegen im Modus “Hinzufügen” vorgesehen, da in der Regel neue Belege hinzugefügt werden sollen.

Kontextmenü in SAP B1

Zeilendetails - SAP Business One

Das Konzept des Kontextmenüs in SAP Business One entspricht der erwartbaren Funktion: Mit der rechten Maustaste klickt man in einem Fenster. Daraufhin wird ein Kontextmenü angezeigt, das Zugang zu den am meisten genutzten Optionen für diesen Teilbereich ermöglicht.
Alle Funktionen sind kontextabhängig. Das heißt, die Optionen ändern sich je nach dem Bereich des Bildschirms, auf den man klickt.

Zeilendetails

Was die Belegfenster von SAP Business One betrifft, muss man bedenken, dass Belege Daten aus zahlreiche Tabellen zur Anzeige bringt, die Informationen wie Mengen, Preise und Beschreibungen darstellen. Diese können nicht alle in der horizontalen Anreihung dargestellt werden, ohne die Übersichtlichkeit zu gefährden. Über die Funktion Zeilendetails können alle diese Datenfelder im Kontext zur Belegzeile angezeigt werden.

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31 Okt

SAP Business One Datenexport

SAP Business One ist beim Exportieren von Daten äußerst variabel. Es ist möglich tabellenartige oder/und tabellenähnliche Listen wie Berichte, Drag & Relate-Listen usw. nach MS Excel zu exportieren.

Außerdem lassen sich die Daten als PDF, Text, XML, Bild oder Microsoft Word-Dokument abspeichern. Allerdings ist es bedingt durch die Struktur und den Typ der Daten nicht immer möglich, den gesamten Fensterinhalt in einen beliebigen Datentyp zu exportieren. Man kann das in der Praxis recht leicht feststellen, ob ein Export möglich. Je nachdem ist bei einem Fenster die jeweilige Option im Menü oder auch die Schaltfläche aktiv oder ausgegraut.

27 Apr

SAP Business One

SAP Business One (SAP B1) ist ein ERP-System, das insbesondere für mittelständische Unternehmen konzipiert wurde. SAP Business One wurde mit dem Hintergedanken gestaltet, dass auch kleinere Firmen eine ERP-Lösung für das Management ihrer Geschäftstätigkeit benötigen. Diese sollte jedoch keine derart komplexe Funktionsausstattung beinhalten, wie sie in großen ERP-Suiten der SAP zu finden ist. Gleichzeitig will SAP Business One durch große Flexibilität, sich auf die vielfältige und unterschiedlichen Anforderungen des Mittelstandes Lösungen zur Verfügung stellen.

Das Enterprise Ressource Planning (ERP)-System enthält Module für das Finanzwesen, das Customer Relationship Management (CRM), Lager& Logistik, Produktionssteuerung, Service. Projektmanagement und Einkauf. Auf Basis dieser Module fußt das Berichtswesen und die analytischen Funktionen.

SAP Business One - Funktionen
SAP Business One Funktionsumfang

SAP B1 wurde eigentlich von TopManage Financial Systems in Israel als Software entwickelt. Im Jahre 2002 akquirierte SAP das Unternehmen aus Israel. Nach der vollständigen Firmenübernahme wurde SAP B1 um weitere Funktionen ausgebaut. Eine Berichts- und Finanzplanungsfunktion mit dem Namen XL Reporter konnte im Jahr 2005 von dem norwegischen Unternehmen iLytix Systems AS zugekauft werden. Im Zuge der Übernahme der in Minneapolis beheimateten Praxis Software Solutions im Jahr 2006 integrierte SAP deren webbasierte CRM- und E-Commerce-Funktionen in SAP B1.
Ebenfalls 2006 kam als wichtiger Baustein die Integrationsplattform SAP B1if hinzu, die als Datendrehscheibe zum Vernetzen von SAP System, aber auch anderer Softwarelandschaften konzipiert wurde. Mit der Übernahme von BusinessObjects durch die SAP wurde auch deren Report- und Analysetool Crystal Reports in SAP Business One integriert.

SAP B1 war zunächst nur auf Microsoft SQL Server aufgebaut, läuft jetzt aber auch auf der In-Memory-Plattform SAP HANA. Es kann sowohl vor Ort als auch in der Cloud bereitgestellt werden und über eine App aus der Ferne aufgerufen werden. Die aktuelle Version ist SAP Business One 10.0.

SAP hat den Vertrieb von SAP Business One in erster Linie über ein Partnernetz organisiert, das über 700 Partner umfasst. Dieses Partnernetz hat mehr als 500 branchenspezifische oder funktionserweiternde Applikationen (Add-ons) geschaffen. Das ERP-System von rund 70.000 Kunden genutzt.

SAP B1 - Web client
SAP Business One Web-Client

Verkaufs- & Vertriebssteuerung

Mit dem SAP Business One steuern Sie die Vertriebsaktivitäten Ihres Unternehmens! In einem integrierten CRM (Customer Relationship Management) haben Sie stets den Überblick über Kunden, Verkaufschancen, Vorgänge, Angebote, Kundenaufträge und Verkauf.

Ihr gesamter Verkaufsprozess – gesteuert in einer Applikation

Verfolgen Sie alle Anfragen, Kundenkontakte und Mitbewerber und stimmen Sie alle Aktionen zentral und in einer Lösung ab. Mithilfe der Integrationsmöglichkeiten von SAP B1 integrieren Sie E-Mail, Telefon und soziale Netzwerke und kontrollieren die Kommunikation in allen Kanälen.

Vereinheitlichen Sie Ihren Vertriebs-Prozess und gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse über die Performance Ihres Vertriebs und Ihrer Mitarbeitenden. Messen Sie den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Strategie und legen Sie Abläufe und Zuständigkeiten fest.

Kalkulieren Sie auf der Basis kundenspezifischer Konditionen Angebote oder legen Sie auf einfache Weise Preislisten für Aktions-, Saisonangebote und Rabatte an. Präsentieren Sie Ihre Angebote mit multilingualen Daten in individuellen Layouts und Sprachen. Übertragen Sie den gelungenen Abschluss mit allen Konditionen unmittelbar in einen Auftrag oder Rahmenvertrag – ohne jegliche Doppeleingabe.

Marketing & Dienstleistung

SAP B1 - Screen
SAP B1 - Desktop

Kampagnen planen, Erfolge messen und die passenden Marketingstrategien erarbeiten. Von der Sales-Vorbereitung über die Segmentierung der Zielgruppen und die Marktbearbeitung bis hin zur Qualifizierung der Kontakte – mit SAP Business One managen Sie Ihr gesamtes Marketing effizienter.

Verwenden Sie die Integrationsfunktionen von SAP Business One, um die Kundenansprache direkt am Point of Sale aufzunehmen und in ein Zentralsystem zu überführen. Legen Sie Arbeitsabläufe fest, analysieren Sie Ihr Marketing in SAP Business One und kontrollieren Sie die Resultate. Übertragen Sie die erfassten Daten unmittelbar in einen koordinierten Vertriebsprozess.

Die wesentlichen Inhalte

Finanzwesen

Immer bestens Bescheid wissen und durch Automatisierung von Prozessen wertvolle Arbeitsleistung sparen – mit der voll integriertem Finanzverwaltung von SAP Business One.

Bewahren Sie einen lückenlosen Durchblick bei Ihren Finanzen
Buchungen und Transaktionen im Hauptbuch werden direkt aus Geschäftsvorfällen erzeugt.
Ergänzen Sie Ihre Standard-Kontenpläne oder legen Sie komplett neue Kontenpläne an. Verwenden Sie die zahlreichen Landesversionen von SAP Business One, um die Anforderungen der unterschiedlichen Länder unmittelbar in der Applikation zu erfüllen. Mit der international ausgerichteten Rechnungswesen-Software behalten Sie den Überblick über Währungen und Devisenkurse.
Mit SAP Business One stehen Ihrer Buchhaltung jederzeit alle Daten für die Steuerermittlung sowie alle Anforderungen und Funktionalitäten für die IFRS-gerechte Bilanzerstellung zur Verfügung.

SAP Business One für größtmögliche Transparenz

SAP Business One ermöglicht Ihnen die Abwicklung Ihrer Bankgeschäfte. Ein eigenes Modul unterstützt Sie bei der Abstimmung von Konten, Abfragen oder korrespondierenden Zahlungen. Die dabei ermittelten Werte dienen als Grundlage für weiterführende finanzwirtschaftliche Funktionen in SAP Business One. Verschaffen Sie sich Transparenz über den Stand Ihrer Finanzen, überwachen Sie Budgets und kontrollieren Sie den Cashflow. Bilden Sie die Kostenstrukturen des Unternehmens über die Zuweisung von multidimensionalen Kostenstellen und Aufteilungsregeln ab. Die Verteilung der anfallenden Kosten bei voll integrierter Kostenrechnung zeigt Optimierungsmöglichkeiten auf.

Einkauf und Lager

SAP Business One unterstützt den kompletten Beschaffungsvorgang Ihres Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, jeden Arbeitsschritt optimal und effizient zentral zu steuern. 1. 000 Prozessschritte – aus einer Hand Nutzen Sie die Vorteile der zentralen und voll integrierten Datenverwaltung in SAP Business One, um zu den besten Bedingungen einkaufen und optimale Angebote einholen zu können. Sie analysieren Ihren gesamten Bedarf und ordern unmittelbar auf der Grundlage der in SAP Business One gespeicherten Informationen und Konditionsdaten.

Rufen Sie beim Eingang der Ware alle Daten des Einkaufs in nur einer Applikation ab, gleichen Sie die Lieferungen ab, führen Sie den Warenversand durch und informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Wareneingang und besondere Merkmale. Stoßen Sie Lieferanten-Retouren unmittelbar aus dem Wareneingang an, rufen Sie Wareneingangsdaten sofort beim Abstimmen mit der Lieferanten-Rechnung ab oder verwenden Sie die einfache Anbindung von Scanner-Systemen zur schnellen Abwicklung von Wareneingängen.

Distribuieren Sie die Ware auf verschiedene, frei zu definierende Lager und gestalten Sie die Einlagerung in den unterschiedlichen Dimensionen. Partizipieren Sie auch im Lager von der Einbindung aller Geschäftsprozesse in SAP Business One und bewerten Sie Ihre Bestände buchhalterisch nach Standardpreis, gleitendem Durchschnittspreis oder FIFO (First-In-First-Out). Erstellen Sie Inventuren mit SAP Business One und führen Sie alle erforderlichen Buchungen im SAP-System automatisiert durch.

Produktion

Die Standard-Version von SAP Business One ist mit ihren umfangreichen Funktionalitäten optimal zur Unterstützung eines Fertigungs- oder Montagebetriebs ausgestattet. Senken Sie Zeitaufwand und Kosten, indem Sie alle Produktionsschritte aus einer Anwendung heraus zentral verwalten.

Berechnen Sie den Bedarf anhand von Prognose- und Auftragsdaten und verwenden Sie diese zur Ermittlung des künftigen Bedarfes an Produkten. Ein Dispositionsassistent in SAP Business One führt Sie bei der Bestimmung des Materialbedarfes und schlägt die optimalen Einkaufs- und Fertigungsmengen vor. Auf der Grundlage Ihrer Aufträge können Sie zügig Stücklisten und Produktionsaufträge generieren oder unmittelbar aus Produktionsaufträgen ordern.

Vervollständigen Sie SAP B1 mit den branchenspezifischen Funktionserweiterungen zu einem voll ausgestatteten ERP/PPS-System.

Projektverwaltung

Führen Sie die Daten Ihrer Rechnungswesen mit Ihren Projekten an einem zentralen Ort zusammen – das Projektmanagementmodul von SAP Business One ermöglicht Ihnen das!

Alle Projekte auf dem Schirm – und das in einer Software:
Mit dem Projektmanagement in SAP B1 können Benutzer nun alle projektbezogenen Vorgänge, Ressourcen und Tätigkeiten an einer Stelle bündeln. Größere oder komplexere Projekte lassen sich in einzelne Unterprojekte oder Phasen gliedern. So behält man stets den Gesamtüberblick über die Projekte und kann strukturiert Änderungen durchführen.

Berichte und Analysen

Mit den Berichten und Analysen von SAP Business One gewinnen Sie neue Einsichten und können die Prozesse in Ihrem Unternehmen laufend optimieren. Holen Sie sich Geschäftsdaten aus einer zentralen Datenbasis oder greifen Sie über Drilldown, Drag &Relate und integrierte Anzeigen unmittelbar auf sie zu.

Treffen Sie Entscheidungen auf der Grundlage von Daten

SAP Business One - Analytics
SAP Business One - Analytics

Erstellen Sie aussagefähige Reports mit grafischer Unterstützung aus SAP B1 heraus. Sie können Daten zur weiterführenden Auswertung nach Microsoft Excel exportieren. Lassen Sie unterschiedliche Szenarien in Dashboards dynamisch durchspielen, um die Entscheidung zu vereinfachen.

Profitieren Sie von der innovativen In-Memory-Technologie SAP HANA und ihren Analyse-Funktionen. So können Sie in Echtzeit Daten analysieren und in Szenarien prüfen, um aktuelle Entwicklungsmöglichkeiten und Risiken zu erkennen.

Mobile Applikationen in SAP Business One

SAP Business One - Mobil Apps
SAP Business One - Mobil Apps

Zugriff auf Ihre Unternehmensinformationen, wo und wann immer Sie es wünschen. Unabhängig davon, ob Sie ein Geschäftsführer, eine leitende Angestellte, ein Service-Mitarbeiter oder ein Vertriebsbeauftragter sind, mit den Mobile Clients von SAP Business One verfolgen Sie alle Ihre Aktivitäten von überall aus. Mobilisierung Ihrer Unternehmensdaten Erkundigen Sie sich über Arbeitsabläufe in Ihrem Hause oder pflegen Sie die Informationen und Vorgänge Ihrer Prospects, Kunden und Lieferanten und agieren Sie unmittelbar in der Anwendung. Alle Firmendaten werden dabei automatisch mit Ihrem mobilen Endgerät abgeglichen.

Holen Sie sich die aktuellen Unternehmensdaten aus SAP Business One in Realtime und dargestellt in anschaulichen Dashboards. Im Verkauf können Sie auf alle Kundendaten in der App zugreifen und Opportunities, Aufträge und Angebote erzeugen. Prüfen Sie Ihre Warenbestände und produktspezifische Informationen, Ein- und Verkaufspreise, lieferbare Stückzahlen sowie Produktabbildungen oder fragen Sie aktuelle Lagerbestände und Produktdetails mit Bildern und Produktbeschreibungen ab.

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