Die Bilanz erinnert uns alljährlich daran, dass der Buchhaltungsprozess aus mehr besteht, als nur das Umlaufvermögen. Denn Unternehmen sind auch gesetzlich verpflichtet ihr Anlagevermögen aufzustellen und in einem „Anlagengitter“ auszuweisen. Zwischen Paragrafen und Ermittlung der etwaigen Werte schleichen sich schnell Fehler ein. Viele Unternehmen holen sich zu den Fachkräften für die Buchhaltung auch softwaretechnische Unterstützung. Ein Beispiel ist die Software für die Anlagenbuchhaltung, wie sie auch in SAP Business One enthalten ist.
Zu allgemeinen Anlagevermögen eines Unternehmens gehören auch sogenannte „langlebige Wirtschaftsgüter“. Überschreitet ein solches „langlebiges Gut“ einen bestimmten Wert und gehört zum Leistungsprozess, muss es in der Bilanz ausgewiesen und abgeschrieben werden. Dabei verkleinert sich der Wertansatz der Bilanz um die als Aufwand verbuchte Abschreibungssumme. Diese „Absetzung für Abnutzung“ oder kurz AfA, kann über Tabellen des Bundesfinanzministeriums ermittelt werden. Verzeichnet werden die ermittelten Werte in einem Anlagengitter.
Was leistet die Software für die Anlagenbuchhaltung?
Ein System für die Anlagenbuchhaltung hilft bei der Verwaltung, Verbuchung, Bewertung und der Aufstellung sämtlicher Anlagen.
Dabei kann in der Software jedes Anlagengut in einer Anlagenkarte erfasst werden. Die Inventarnummer, die Anschaffungskosten, die Kostenstelle, die Nutzungsdauer, sowie die Abschreibungsart können hier beispielsweise vermerkt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, Dokumente oder Kommentare anzuhängen. Das System ermittelt den entsprechenden Buchwert. Hier ist es von Vorteil, wenn die Software die AfA-Tabelle (siehe Infokasten) bereits integrieren kann.
Mit einer Anlagenbuchhaltungssoftware hat das Unternehmen den Vorteil, die Anlagengitter in unterschiedlichen Formen erstellen zu können.
Die Gliederung richtet sich in der Software selbst nach Bilanzpositionen. Positionen können z.B. Technische Anlagen und Maschinen, werden dann wiederum die Anlagenkarten vermerkt.
Ebenfalls ist es möglich, mit der Software aus den im System erfassten Daten, eine Inventarliste des Anlagevermögens zu erstellen. Unternehmen sind alljährlich zu solchen Listen gesetzlich verpflichtet.
Ebenfalls von Vorteil ist der Einsatz einer Anlagenbuchhaltungssoftware, wenn die Werte mit der Buchführung der Finanzbuchhaltung abgeglichen werden sollen. Mittels System können die Werte schnell ermittelt und bei Differenzen Positionen nachgebucht werden. Sinnvoll ist in diesem Zuge auch der Einsatz einer Finanzbuchhaltungssoftware.
Auch der Abschreibungsprozess (siehe Infokasten) ist in einer guten Anlagenbuchhaltung integriert. Dieser berechnet Buchungsläufe automatisch zum Periodenschluss für die Verbuchung von Abschreibungen. Auch außerplanmäßige Abschreibungen werden integriert. Die Kostenbuchungen nach Kostenart, Kostenträgern und Dimensionen. Die für die Anlagengüter erfassten Werte werden in die Berechnung mit einbezogen und die Abschreibungsbuchungen einer Periode so direkt ermittelt.
In manchen Programmen ist zusätzlich die Möglichkeit integriert, Bewegungen auf Anlagekonten, die nicht eindeutig einem Vorgang zugeordnet wurden, einzusehen. Diese können dann manuell zugeordnet werden.
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