Buchhaltung nach GoBD: Was Ihre Software können muss

Seit Beginn letzten Jahres ist alles anders. Neben der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), gelten nun auch die GoBD.

GOBD, das heißt Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Die Kurzform: die GoBD legen fest, wie die Buchführung in Softwaresystemen umgesetzt werden sollten.

Nach wie vor ist das oberste Gebot bei GoBD entsprechender Buchführung, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit im System zu gewährleisten. Die genauen Anforderungen, die eine Buchhaltungs-Software nach GoBD Standard mit sich bringen muss (oder kann), sind hier gelistet:

Safety first: Egal um welche Daten es geht. In Deutschland wird Datenspeicherung unter unserem Datenschutzrecht auf dedizierten Servern vorgenommen. Wichtig ist hier auch, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Ein System muss die sichere Aufbewahrung gewährleisten.
Original: der ursprünglich hochgeladene Beleg muss genauso erhalten bleiben. Durch entsprechende Berechtigungseinstellungen kann die Sicherheit sämtlicher Dokumente zudem gewährleistet bleiben.
Im großen Ganzen: Vollständigkeit hat bei der Buchhaltung große Relevanz. Deshalb sollte es im System möglich sein, Belege direkt am Geschäftsvorfall zu hinterlegen, sowie andere Dokumente damit zu verknüpfen. Die Software sollte zudem die Bearbeitung zu den Vorfällen protokollieren, um in puncto Nachvollziehbarkeit alles abzudecken.
Suchen & finden: Volltextsuche oder Drill-Down-Funktionen sind Standard in einer guten Buchhaltungssoftware. Zudem sollte das System ermöglichen, alles eindeutig und geordnet abzulegen.
Assistent: Auch laufende oder anstehende Buchungen müssen in dem System (z.B. durch einen Kontierungsassistenten) nachzuvollziehen. Informationen sind so schnell abrufbar und für Mitarbeiter verständlich.
Automatisch: Sämtliche relevante Belege werden der jeweiligen Kassenbewegung sofort zugeteilt. Der aktuelle Kassenstand kann außerdem per Klick abgerufen werden. Die Möglichkeiten zu schnellen Auswertungen und Berichten sind ein wesentlicher Vorteil der Buchhaltungssoftware.
Leicht geprüft: Neben dem schnellen Berichtswesen, können sich die Steuerprüfer auch über die Zugriffsarten freuen, die das System gewährleistet. Externe – oder überhaupt jegliche Zugriffe – können mittels der Berechtigungseinstellungen differenziert gesteuert und dokumentiert werden.
Auf Schritt und Tritt: Wichtig für die GoBD ist ebenfalls die Verfahrensdokumentation. Das System muss sämtliche Bearbeitungsschritte dokumentieren.