Budgetierung für ERP-Projekte: Vorher kalkulieren!

Dass ERP-Projekte eine zeitintensive Angelegenheit sind, haben wir bereits an einigen Punkten erwähnt. Wo das Projekt eigentlich seinen Ursprung hat und wann es tatsächlich beendet wird, lässt sich im Voraus manchmal nicht konkret bestimmen. Ob es überhaupt angegangen wird, sollte davon abhängen, ob man die Rentabilität des Projektes bestimmen kann. Der Zeit-Kosten-Plan ist in jedem Projekt ein Risiko-Faktor, der aber kalkulierbar ist. Um die Planung der Werte möglichst realistisch zu gestalten, haben wir hier einige Tipps rund um die Budgetierung für ERP-Projekte.

Die Basis: Warum ein neues ERP System, was muss drin sein und was bringt mir das?

Warum benötigen Sie ein neues System?

Das ist die wesentliche Frage, die sich jedes Unternehmen vor dem Entschluss zu einer neuen ERP-Lösung stellen sollte. Und es gibt verschiedene Antworten. Zum einen, kann es sein, dass das Unternehmen gewachsen ist und von der aktuell verwendeten Lösung in seinen Prozessen und in der Größe nicht mehr ausreichend unterstützt werden kann. In diesem Fall gibt es bei vielen Systemen (wie SAP Business One) die Möglichkeit, durch Add-ons die Lösung so zu erweitern, dass das Unternehmen weiter effektiv mit dem ERP arbeiten kann.
Ist dies nicht der Fall, müssen Sie nach einem System Ausschau halten, dass nicht als Ersatz der bestehenden Lösung dient, sondern Ihre Ansprüche an die ERP-Software neu definieren und aufgrund dieser, eine Entscheidung treffen. Das hat einen ganz anderen Umfang, als wenn die Lösung schlicht ersetzt werden muss, weil diese z.B. nicht mehr weiterentwickelt wird. Hier muss man nur die bestehenden Anforderungen übernehmen. Das bedeutet ein viel geringerer Projekt-Aufwand und hat wiederum entsprechende Auswirkungen auf Zeit und Budget.

Welchen Umfang hat das Projekt?

Die Ermittlung des Projekt-Umfangs wird häufig unterschätzt. Oft begehen gerade die Unternehmen, die auf der Suche nach einer neuen Lösung sind, den Fehler, alte Strukturen übernehmen zu wollen, statt effektive Neuerungen einzuführen. Während des Projekts (oder sogar erst im Nachhinein) ist dann die Enttäuschung groß, wenn das System nicht die erwarteten Effekte hat. Dann fängt man an zu ergänzen oder ersetzen, was unkalkulierte Werte für das Projekt bedeutet.

Bei dieser Definition der Anforderungen an ein neues ERP-System, ist die Überlegung hilfreich, ob gewünschte Anwendungen (wie ein integriertes Projektmanagement) in der ERP-Lösung integriert sein sollen, oder in bisheriger Form bestehen bleiben oder durch ein anderes System ersetzt werden. Das beschleunigt die Integration und hat somit auch Auswirkungen auf das Budget.

Welchen Nutzenwert hat ein ERP-System im Unternehmen?

Bei dieser Frage ist es ganz wichtig klarzustellen: Ein ERP-System ist kein Produktionsmittel. Hier wird oft der Fehler begangen, mit einer einfachen Rechnung zum Nutzwert zu machen. Am Ende argumentiert man dann mit Zahlen, wie „Anwender, die mit 80 % im ERP-System arbeiten, sind dann im Neuen um 5 % schneller“. Von diesen Kalkulationen raten wir ab, denn sie haben selten etwas mit der Realität zu tun.

Der Nutzfaktor eines ERP-Systems ist zwar in manchen Punkten finanziell messbar (z.B. durch die Digitalisierung gewisser Prozesse, wodurch Arbeitszeit eingespart wird). Allerdings gibt es auch Nutzenwerte, die so nicht erfassbar sind, wie eine bessere Datenqualität.
Durch diese Fragestellung erhalten Sie vorwiegend einen realistischen Blick auf die Kosten-Nutzen-Gleichung im ERP-Projekt.

Zusatz-Frage: Was sind die Richtwerte bei der Budgetierung für ERP-Projekte?

Die Antwort ist einfach: Es gibt keine Richtwerte bei der Budgetierung für ERP-Projekte! Im Web sind verschiedene Richtwerte im Umlauf, die sich bei einer Gesamtkostenrechnung 5.000 und 15.000 Euro pro User (Faktor 10) bewegen. Allerdings sollten Sie bei Ihrer Kalkulation dringend Abstand von diesen Zahlen nehmen. Der Kostenrahmen ist in diesem Fall viel zu ungewiss, als dass man ihn anhand dieser Summen festlegen könnte. Außerdem kommen bei ERP-Systemen immer noch die Wartungskosten, die sich aber auf Basis der Lizenzkosten errechnen. Allerdings sind Basis und Faktor keine festen Werte, wodurch das letztendliche Budget, in Bezug auf den investierten Wert, Zufall ist.

Mittendrin: Was bedeuten meine Anforderungen für die Budgetierung für ERP-Projekte?

Mit welchen zusätzlichen Faktoren muss man rechnen?

Neben den Kosten, die das ERP-System wie SAP Business One selbst verursacht, müssen bei der Budgetierung für ERP Projekte auch der Aufwand der Implementierung und der Mitarbeiter kalkuliert werden. Von der Schnittstelle bis zur Schulung sind einiges an Zusatzkosten zu erwarten. Auch hier gilt: immer realistisch bleiben! Arbeitskräfte, die im Projektteam beschäftigt sind, fallen an anderer Stelle weg. Zusatzleistungen muss man erwarten, da sich während des Projekts meist neue Anforderungen an die ERP-Lösung ergeben. Gerade bei diesen Kosten wäre es naiv, eine Summe festzulegen. Natürlich ist es wichtig Grenzen zu setzen, aber gehen Sie dennoch von einem momentan zu hoch angesetzten Betrag aus.

Warum dann überhaupt eine Budgetplanung?

Ja, trotz der großen Ungewissheit ist eine Budgetierung zu Beginn eines ERP-Projekts in jedem Fall sinnvoll. Anhand dieser Planung schaffen die Fakten zu den Themen Anforderungen und Kapazitäten die so ein Projekt überhaupt erst realisierbar machen. Gehen Sie dabei aber nicht davon aus, alle Zahlen in Stein zu meißeln.

Nach vorne: Was nützt die Budgetierung eines ERP Projektes und was kann ich noch tun, um sie zu verbessern?

An welchen Stellen im Projekt profitiert das Unternehmen von einer Budgetierung für ERP-Projekte?

Eigentlich immer. Den aufgrund der gesammelten Informationen kann man Entscheidungen treffen, später begründen und auch den Erfolg messen. Auch Risikofaktoren können – da schon als solche in der Budgetplanung erkannt – als solche unter Beobachtung bleiben und machen so eine schnelle Reaktion möglich.

Wie sinnvoll sind Referenz-Beobachtungen?

Sehr! Wie zuvor erwähnt, feste Summen sind dabei nicht relevant, da jedes Unternehmen eine andere Ausgangslage hat. Jedoch hat jedes Unternehmen Erfahrungen zum Vorgehen bei Evaluation und Implementierung. Und all dem lag eine Budgetierung zuvor – und danach weiß man es bekanntlich immer besser. Deshalb nicht Preise vergleichen, sondern Vorgehensweisen!

Perspektivwechsel

Auch gut ist es mal die Frage zu stellen, wie viel darf die ERP-Lösung dem Unternehmen denn nun eigentlich kosten? Diese Frage zieht meistens schon einen deutlichen Rahmen, was das Budget angeht. Dennoch sollte dabei auch mit einbezogen werden, was man mit einem Systemwechsel oder Ausbau bezwecken möchte.