Das Finanzwesen in SAP Business One

Das Finanzwesen in SAP Business One beinhaltet die Einträge, zu denen man per Gesetz verpflichtet ist und reichert diese mit vielen zusätzlichen Funktionen an. Die Basis für die Buchführung bilden die einzelnen Konten oder/und der Kontenplan. Über die klassischen Funktionen der Buchhaltung hinaus, verfügt das SAP Business One Finanzmanagement auch über eine integrierte Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung.

In SAP B1 wird ein wesentlicher Teil der Buchungen automatisch in das Buchhaltungsjournal geleitet. Dabei kann man aber auch direkt im Modul Finanzbuchhaltung buchen. Diese Basis wird mit nützlichen Tools wie z.B. vorerfasste Belege, Kontierungsmuster oder Dauerbuchungen angereichert. In engere Verbindung mit dem Rechnungswesen steht die Kostenrechnung, die voll in SAP Business One integriert ist.
Die Anlagenbuchhaltung ermöglicht dem Anwender die Steuerung und Prüfung des Anlagevermögens. Sie ist als Nebenbuch zum Hauptbuch in Business One Financial Accounting konzipiert und bietet dem ERP-Anwender Buchhaltungsinformationen über das Anlagevermögen. Auch ein Modul für alle Bankgeschäfte ist im SAP Business One Finanzmanagement integriert. Dazu gehört die Abwicklung von Zahlungen per Scheck, Bargeld oder Kreditkarte. Für den Überblick über die im Finanzwesen erzeugten Daten dienen die Finanzberichte. Diese schaffen Transparenz zu Gewinn und Verlust, Cashflow, Fälligkeiten und Profitcentern im Unternehmen.

Kontenpläne im SAP Business One Finanzwesen

Beim Erstellen eines Unternehmens in SAP Business One Finanzwesen kann man festlegen, ob man einen vorgegebenen oder einen individuellen Kontenplan einrichten will.
Die bereits definierten Kontenpläne erfüllen die Rechnungslegungsvorschriften des entsprechenden Staates und werden nach dem Modell eines Gemeinschaftskontenplans oder Einheitskontenplans angelegt. Entsprechend kann man mit den vorhandenen Vorlagen, SKR03, SKR04 oder IKR, mit der deutschen Buchhaltung starten. Der Kontenplan in SAP Business One ist, bildhaft, wie ein Aktenschrank aufgebaut. Dieser Kontenplan ist in Übereinstimmung mit dem Gliederungsschema der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung in die Kategorien Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Erträge, Aufwendungen und Finanzergebnis unterteilt. Die jeweiligen Schubladen des Schrankes sind bilden die Struktur und folgen in etwa den Kontenklassen des Standardkontenplans.

Sachkontenfindung im SAP Business One

Die Basis für die automatisierten Buchungen in SAP Business One ist die Sachkontenfindung. Diese Sachkontenfindung definiert eine Anzahl von Kontierungen im Finanzwesen, die alle automatischen Buchungen der einzelnen Belegarten regeln. Wenn man
einen Standardkontenplan nutzt,
werden die Kontierungen so weitgehend automatisch zugeordnet. Operiert ein Unternehmen mit einem individuellen Kontenplan, kann man die “Kontenfindung Sachkonten” auch individuell anpassen. Prinzipiell erfolgt die Einstellung der meisten Konten, die für automatische Buchungen erforderlich sind, über die Sachkontenfindung. Falls Erlösbuchungen, Aufwandsbuchungen und Bestandsbuchungen differenzierter darzustellen sind, kann die
Kontenfindung nach Lager, Artikelgruppe oder Artikel erfolgen, die dann die Sachkontenfindung überlagert.

Ist eine noch detailliertere Steuerung gefragt, kann man die erweiterte Kontenfindung nutzen. Diese deaktiviert die Kontenfindung nach Lager, Artikelgruppe oder Artikel. In der erweiterten Kontenfindung können Feldinhalte ausgelesen werden und abhängig vom Resultat werden die entsprechenden Konten ausgewählt.

Neben dem oben genannten Verfahren gibt es auch Einstellungen zur Kontenfindung in den Anlagenklassen im SAP Business One Finanzwesen.

Journalbuchungen im SAP Business One Finanzwesen

Eine Journalbuchung verwendet man, um Daten direkt in die Datenbank zu buchen.

Ein Journaleintrag ist dabei die Dokumentation einer Transaktion. Gewöhnlich enthält diese ein Transaktionsdatum, den Titel der betroffenen Konten, den Betrag im Soll und Haben und die Transaktionsbeschreibung. Jeder Systembeleg aus den Modulen Verkauf, Einkauf, Zahlung und Inventar, der sich auf eine Sachbuchung auswirkt, erzeugt automatisch eine Journalbuchung im Hintergrund. Man kann nur dann eine Journalbuchung hinzufügen, wenn dabei die Buchung ausgeglichen ist (Soll und Haben sind gleich). Journalbuchungen kann man nach dem Hinzufügen nicht mehr ändern. Stattdessen kann man nur stornieren. Die einzige Ausnahme stellt die Aufteilungsregel dar.
In der SAP Business One Buchführung können Sie eine Journalbuchung starten, ohne sie abzuschließen (d. h. ohne sie direkt in der Hauptbuchhaltung zu buchen), indem Sie einen vorerfassten Beleg verwenden. Diese vorerfassten Belege können dabei nützlich sein, wenn Sie eine längere Buchung zu erstellen haben und zurückkommen müssen. Sie können mit der Dateneingabe beginnen und ein Journal Eintrag als Entwurf speichern, auch wenn er nicht ausgeglichen ist.

Vorerfasste Belege

Man kann auch vorhandene vorerfasste Belege mit Journaleinträgen versehen. Mit anderen Worten, man
kann einen vorerfassten Beleg erstellen, der mehrere vorerfasste Einträge enthält. Ein anderer Pluspunkt ist, dass Mitarbeiter Buchungen vorab erfassen können, die dann von einer erfahrenen Fachkraft aus der Buchhaltung endgültig verbucht werden. Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen können so auch ein Vier-Augen-Prinzip ebenfalls für die Buchhaltung umsetzen.

Zahlungseingänge in der SAP Business One Buchhaltung

Zahlungseingänge haben vier Möglichkeiten: Bargeld, Scheck, Überweisung und Kreditkarte. SAP Business One verarbeitet alle auf die gleiche Weise: durch eine entsprechende Zahlung gegen eine bestimmte Ausgangsrechnung oder durch eine Ausgangszahlung an einen Debitor gegen zwei oder mehr Verkaufsrechnungen.

Zahlungsausgänge

Es gibt ebenfalls vier Wege, Zahlungsausgänge zu versenden: Bargeld, Schecks, Kredit- und Bankkarten und Banküberweisungen. Mit Ausgangszahlungen können die nachstehend aufgeführten Tätigkeiten durchgeführt werden: Ausgangszahlungen für Geschäftspartner und Konten mit unterschiedlichen Zahlungsmethoden erstellen; Schecks zur Zahlung für verschiedene Zwecke drucken und entwerten.

Kontierungsmuster

Kontierungsmuster stellen ein Werkzeug dar, das Sie bei gleichen oder ähnlichen laufenden Buchungen effizient unterstützt. Die Überlegung ist, die Gliederung von Buchungen, die in der Buchhaltung immer wieder vorkommen (z.B. Bareinkauf von Verbrauchsmaterial) vorzugeben und nur die Beträge für diese Buchung zu verwenden.

Dauerbuchungen

Dauerbuchungen sind – analog zu Kontierungsmuster – ein Instrument,
welches das SAP Business One Finanzwesen anbietet, um die Buchhaltung effektiver zu machen. Dabei schlägt SAP B1 automatisch wiederkehrende Buchungen vor, die neben dem Buchungssatz auch in Bezug des Betrages gleich sind. Typisch sind hier z.B. Miete, Leasing, Versicherungen und Ähnliches.

Assistent für Zahlungen

SAP Business One verfügt über einen Assistenten für Zahlungen, mit dem Anwender Ausgangszahlungen in Stapeln für Schecks und Überweisungen erstellen und Eingangszahlungen per Überweisung im Stapel abarbeiten können. Die Zahlungen werden entsprechend den Selektionskriterien und Zahlwegen des Unternehmens erzeugt.

Fremdwährung im Finanzwesen von SAP B1

SAP Business One verfügt über alle Voraussetzungen, um Fremdwährungen zu managen. Diese sind mit einem breiten Spektrum an Funktionen abgedeckt. Das Währungssystem in SAP Business One besteht aus einem dreiteiligen System:

• Hauswährung
  Die Hauswährung entspricht der Währung, die Sie für Ihr Unternehmen festlegen.
• Systemwährung
  Die Systemwährung wird parallel zu Ihrer Hauswährung geführt und ist eine (unterschiedliche) Währung. Jeder Kontosaldo wird dabei zusätzlich zur Hauswährung auch noch in der Systemwährung dargestellt. Dadurch wird eine weitere Währung zur Verfügung gestellt, die für Berichtszwecke verwendet werden kann.
• Kontowährung bzw. Belegwährung
  Es handelt sich um die dem Sachkonto, Geschäftspartner oder Beleg speziell zugeordnete Währung.
  

Interne Abstimmung

Die interne Abstimmung ist ein Verfahren, das im Hintergrund von SAP Business One durchgeführt wird und sich auf Belege automatisch auswirkt. Wenn eine Zahlung erfolgte oder ein Dokument aus einer Rechnung entfernt wurde und eine Buchung im Hauptbuch vorgenommen wurde, erfolgt normalerweise ein interner Abstimmungsvorgang. Die Nutzer haben jedoch die Option, die interne Abstimmung auch auf manuelle Weise durchzuführen.

Externe Abstimmung

Die externe Abstimmung ist der Abgleich von Vorgängen, die in SAP Business One erfolgen, mit externen Vorgängen. Es gibt zwei Arten, der Abstimmungsfunktion. Eine Option ist jede einzelne Banktransaktion, wie Einzahlungen, Gebühren, Zahlungen und Kredite, mit jeder einzelnen Journalbuchung in SAP Business One abzugleichen. Allerdings kann man auch die Journalbuchungen in SAP Business One mit einem Endsaldo des Bankkontos abgleichen.

Kontoauszugsverarbeitung in der SAP Business One Buchführung

Mit der Kontoauszugsverarbeitung können Banken-Dateien automatisiert in das Finanzwesen importiert werden. Ein Teil des Importvorgangs erlaubt es den Anwendern, Zahlungen und andere Anpassungstransaktionen über die Prüfung von Abgleichskriterien automatisiert in SAP Business One zu erstellen. Gleichzeitig wird die Mehrzahl der Transaktionen extern abgeglichen. Den restlichen Teil können die Nutzer dann manuell erledigen. Das Zusatzmodul erlaubt auch die Erstellung von Bankdateien, die zur Überweisung an die Bank gesendet werden kann.

Budget im SAP Business One Finanzwesen

Mit SAP Business One kann ein Budget innerhalb des Programms erstellt werden, das auf der
Kontenplanstruktur aufbaut. Das Budget wird also auf der Grundlage der einzelnen Sachkonten erstellt. Das ist dann die Grundlage für den Vergleich zwischen dem Budget und den tatsächlichen Zahlen des Unternehmens.

Mit den Budgetverteilungsmethoden lassen sich die Verteilung eines Budgets über das Geschäftsjahr realisieren. SAP Business One kennt drei Methoden der Budgetverteilung

• gleichmäßig, wobei das Budget über das Jahr verteilt wird
• aufsteigend, wobei die Budgetbeträge im Laufe des Jahres je Monat ansteigen
• absteigend, dabei verringern sich die Budgetbeträge im Laufe des Jahres pro Monat

Budgetszenarien

Budgetszenarien werden in SAP Business One für unterschiedliche Aufgaben verwendet:

• Planung
• Verfolgung
• Reporting

SAP Business unterstützt so den finanziellen Status einer Abteilung, einer Einheit oder des kompletten Unternehmens zu analysieren. Man definiert dabei Richtlinien und bestimmen den Geschäftszeitraum, in dem sie gelten sollen.
Bei der Gründung eines neuen Unternehmens wird ein Hauptbudgetszenario generiert. Dieses kann man später nicht mehr löschen. Das Hauptbudget wird weiterhin beim Anlegen einer neuen Buchungsperiode adressiert.

Cashflow in SAP Business One

SAP Business One gewährt detaillierte Informationen über die Cashflow-Situation im Unternehmen. DAs System liefert Prognosen, wann welche Einnahmen und Ausgaben sich wie auswirken und welche Spielräume für Investitionen zur Verfügung stehen.
Bei der Generierung einer Cashflow-Prognose kann man dabei einige Parameter individuell bestimmen:

• Auswahl der einzubeziehenden Transaktionen
• Festlegung der Eröffnungssalden
• Bestimmung der Zeitachse

Kostenrechnung im SAP Business One Finanzwesen

In SAP Business One kann man Kosten, die aus Aufwands- oder Erlösbuchungen stammen, Kostenstellen, Dimensionen und Projekten zuordnen. Projekte können als Kostenträger verstanden werden. Allerdings können sie auch zum Sammeln von spezifische Projektkosten verwendet werden.
Sammeln heißt, dass man Vorgänge erfassen kann, die sich auf das Ergebnis auswirken. Allerdings können die direkten Buchungen im Hauptbuch sein, die eine Verknüpfung zu Kostenstellen, Dimensionen oder Projekten haben.

Die Projekte

Man spricht in SAP Business One auch einem Finanzprojekt, da es auch noch ein organisatorisches Projektmanagement gibt, dass sich dann aber wiederum mit dem Finanzprojekt verlinken lässt. Die Verknüpfung zu einem Projekt kann bereits in den Geschäftspartner-Stammdaten festgelegt werden.
Ergänzend oder ersatzweise kann ein Projekt auch fix einem oder mehreren Sachkonten zugewiesen werden. Auch bei Anlagen können Projekte hinterlegt werden.

Das Projekt kann allerdings schon bei Vorgängen zugeordnet werden, die vorerst nicht gebucht werden. Das kann bei Bestellungen, Angeboten aber auch Aufträgen der Fall sein. In so einem Beispiel wird das Projekt” mitgenommen”, bis es mit der Journalbuchung mitgebucht wird. Eine alternative Option ist die Zuordnung des Projekts in der Dokumentzeile

Kostenstellen im SAP Finanzwesen

Die zweite Kostenrechnungs-Instanz nach dem Projekt, auf der Kosten und Erlöse angesammelt werden, ist die Kostenstelle. In SAP Business One hat man die Option, Kostenstellen eindimensional oder mehrdimensional zu verwalten. Eindimensional heißt dabei, man kann Kosten im herkömmlichen Verständnis bis zum gesamten Aufwand bzw. Erlöses einmal pro Aufteilungsregel auf eine oder mehrere Kostenstellen umlegen. Ferner besteht die Möglichkeit, den Betrag aus der Aufwandsbuchung oder Ertragsbuchung anhand von Verteilungsschlüssel mehrfach auf eine oder mehrere Kostenstellen aus unterschiedlichen Dimensionen zu verteilen.

Kostenrechnungsanpassung

Die Funktionalität ermöglicht die Anpassung von Buchungen zwischen den
einzelnen Kostenstellen.

Anlagenbuchhaltung

SAP Business One bietet die notwendigen Werkzeuge, um das Anlagevermögen des Unternehmens im System zu verwalten. Es lassen sich Anlagenstammdaten einrichten, die eine Anlage und deren Abschreibung enthalten. Es besteht auch die Möglichkeit, Anlagen zu aktivieren und abzuschreiben. Das Anlagegut kann auf monatlicher oder täglicher Basis berechnet und degressiv abgeschrieben werden. Ebenso ist eine Sonderabschreibung durchführbar. Ein mehrstufiges Verfahren sorgt für Transparenz: Im Hauptbuch ermitteln man auf Basis von Anschaffungs- und Herstellungskosten, Nutzungsdauer und die Buchung die Wertminderungen. In einem Nebenbuch sind sämtliche Vorgänge rund, um das Anlagevermögen zu erfassen. Ebenso können Sie Ihre anlagenspezifischen Daten jederzeit umfassend auswerten.

Zusammenfassend bietet das Anlagenbuchhaltungs-Modul von SAP Business One folgende Funktionen:

• Einrichtung von Anlagenstammdaten zur Verfolgung von Anlagen und deren Abschreibung
• Kapitalisierung von Anlagen
• Abschreibung von Anlagen
• Überwachung und Planung von Abschreibungen
• Generierung von Berichten zur Analyse der finanziellen Auswirkungen von Anlagen
• Integration in das SAP Business One-System für eine zentrale und leicht zugängliche Datenverwaltung

SAP Business One Finanzberichten

SAP Business One verfügt über eine Reihe von Finanzberichten. Diese Berichte werden in Gruppen strukturiert.
Einige Berichte der Gruppe im Detail:

• Sachkonten und Geschäftspartner
  Dieser Report zeigt einen Überblick über alle Hauptbuchkonten und Geschäftspartner mit dem gegenwärtigen Saldo.
• Hauptbuch
  Der Hauptbuchbericht zeigt alle Journalbuchungen nach Sachkonto oder je Geschäftspartner
• Forderung & Verbindlichkeit
  Die Fälligkeitsberichte für Forderungen an Kunden und Verbindlichkeiten an Lieferanten enthalten eine Auflistung der offenen Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen.
• Buchungsjournalbericht
  Dieser Report enthält eine Auflistung aller Transaktionen, sortiert nach Belegarten.
• Belegjournal
  Der Bericht zeigt einen typischen Journalreport mit einer chronologischen Liste der Buchungen.
• Steuerbericht
  Dieser Report zeigt eine Liste aller Einträge, die nach dem Steuerkennzeichen gruppiert sind
• Transaktionsjournalbericht
  Dieser Bericht zeigt gebuchte Journalbuchungen, aufgeteilt nach Journalbuchungsnummern an. Man kann Aufschlüsselungen generieren, um zusätzliche Informationen zu den Transaktionen anzeigen zu lassen.
• Inventarprüfungsbericht
  Dieser Bericht zeigt alle im Inventar aufgeführten Artikel. Daneben erhält man die Details zu den gebuchten Transaktionen in Bezug zu den Artikeln und Kosten für die restliche Bestandsmenge.
• Bilanz
  Die Bilanz liefert eine Übersicht über alle Aktiva und Passiva eines Unternehmens zu einem definierten Zeitpunkt. In der Berichtsdefinition wird angegeben, ob es eine Jahresbilanz, Quartalsbilanz, Monatsbilanz oder eine periodische Bilanz sein soll. Außerdem gibt man an, welche Währungen angezeigt werden sollen
• Summen- und Saldenliste (SuSa)
  Der Bericht ist eine Liste aller Salden auf Basis der Sachkonten und der Geschäftspartner. Dabei können Kriterien vergeben werden. Dies betrifft etwa Sachkonten, Geschäftspartner, Währung, Zeiträume etc.
• Gewinn- und Verlustrechnung
  Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Übersicht über alle Ausgaben und Ausgaben und den damit verbundenen Gewinn oder Verlust in einer Periode.
• Cashflow
  Der Cashflow-Report ist eine Wochendarstellung aller geplanten und der tatsächlichen Mittelzuflüsse und Mittelabflüsse des Unternehmens. Alle Geldkonten mit den entsprechenden Geldflüssen werden dabei herangezogen. Außerdem werden auf der Basis der Fälligkeitsdaten der einzelnen wird der künftige Finanzmittelüberschuss und Finanzmittelfehlbetrag berechnet. Zusätzlich kann man noch künftige oder wiederkehrende Buchungen einplanen. Auch geplante Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge, die noch nicht in Belegform vorhanden sind, kann man mit einphasen.