Datenmigration in ERP-Projekten

Aktuelle Untersuchungen wie die Studie “ERP in der Praxis 2020/2021” von Trovarit belegen, dass viele Firmen den Implementierungsaufwand eines ERP-Systems häufig zu gering einschätzen: Das betrifft vorwiegend die Datenmigration, die von ERP-Nutzern als das mit großem Abstand am meisten angeführte Problempunkt bei der ERP-Implementierung beschrieben wird.

Auf die Migration der Daten kommt es an

Oft ist die Migration der Daten die Grundlage für die Messung des Erfolgs oder Misserfolgs einer ERP-Einführung. Eine der Hauptaufgaben eines ERP-Systems ist die Datenverwaltung. Eine korrekte und effektive Datenmigration ist daher für den Erfolg eines Projekts unerlässlich. Wenn diese Ausgangsvoraussetzung nicht gegeben ist, kann man nicht erwarten, dass das System genaue und adäquate Daten liefert.

Bei der Datenmigration geht es darum, sicherzustellen, dass die übernommenen Daten eine Bereinigung durchlaufen haben und überdies fehlerfrei und vollständig sind. Es geht auch darum, zu prüfen, dass die Informationen nicht doppelt vorhanden oder redundant sind. Die Daten sind so einzuordnen, dass man mit dem neuen ERP-System sie weiter auswerten kann und ein komplettes und präzises Bild vom Zustand des Unternehmens erhält.

Datenmigration in globalen Strukturen

Angesichts der großen Anzahl unterschiedlicher im Hinblick auf Struktur und Format der Daten, die für Unternehmensdaten existieren können, ist die Sicherstellung der Qualität der Daten keine Bagatelle, insbesondere bei globalen Geschäftsabläufen. Oft sind die Datenquellen über verschiedene Datensilos in einem Unternehmen verstreut – nicht nur über Regionen, sondern manchmal sogar über Kontinente. Deshalb lohnt sich für Unternehmen gerade bei globalen Projekten zur Datenmigration Spezialtools einzusetzen. Das kann eine die automatisierte Massenprüfung von Geschäftspartnerdaten auf postalische Richtigkeit sein oder die automatische Bereinigung von Datendubletten bis zur standardisierten Vervollständigung von Datensätzen

Herausforderung einer Datenmigration

Jedes Unternehmen hat ganz eigene Ausgangslagen und Strukturen, allerdings sind folgenden Herausforderung bei einer Datenmigration oft anzutreffen:

Integrität der Daten

Eine zu oberflächliche Prüfung der Daten führt zu Fehleinschätzung und vorschnellen Entscheidungen. Wenn die Untersuchung auf eine zu kleine Auswahl an Datensätzen beruht, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass falsche Schlüsse daraus im Umgang mit großen und komplexen Datenblöcken gezogen werden.

Mangelnde Kenntnisse in der Datenverarbeitung

Unzureichende Kenntnisse oder Informationen darüber, wie das Zielsystem arbeitet, bei den Verantwortlichen erzeugt Datensätze, die nicht oder ungenügend verarbeitet werden können.
Keine ausreichenden Kenntnisse oder Informationen über die Funktionsweise der Quellsysteme.

Rollen- und systembedingte Herausforderungen

Ein begrenzter Zugang zum Zielsystem aufgrund von Berechtigungen oder falscher Konfiguration verzögert oder behindert die Bearbeitung. Die falsche Auswahl der zuständigen Bearbeiter, die nicht die Kompetenz oder Berechtigung zu agieren, bremsen das Projekt aus.
Falsche oder ungenügende Eingaben der User führen schon der Vorbereitung der Migration zum Scheitern des Projekts.

Bewährte Praktiken für die Datenmigration

Unabhängig davon, welche Implementierungsmethode Sie anwenden, sollten Sie einige bewährte Verfahren beachten:

Daten sichern

Sichern Sie die Daten vor der Ausführung. Falls bei der Implementierung etwas schiefgeht, können Sie es sich nicht leisten, Daten zu verlieren. Vergewissern Sie sich, dass Backup-Ressourcen vorhanden sind und sie getestet wurden, bevor Sie fortfahren.

Bereinigen Sie Ihre Daten vor der Migration

Jeder Umzug in eine neue Wohnung ist eine willkommene Gelegenheit zum Aufräumen. Nur, was wirklich gebraucht wird, sollte mitgenommen werden. Ähnlich verhält es sich mit einer Datenmigration. Es ist der ideale Zeitpunkt, um die Daten von Altlasten, Fehlern und Duplikaten zu befreien. Denn Probleme, die bereits in den Quelldaten vorhanden waren, können sich bei der Übertragung in ein neues, komplexeres System stärker auswirken.

Halten Sie sich an Ihre Strategie

Zu viele Datenmanager machen einen Plan und geben ihn dann auf, wenn der Prozess “zu” reibungslos verläuft oder die Dinge aus dem Ruder laufen. Der Migrationsprozess kann kompliziert und manchmal sogar frustrierend sein, also bereiten Sie sich darauf vor und halten Sie sich an den Plan.

Testen, testen, testen.

Testen Sie die Datenmigration während der Planungs- und Entwurfsphase und während der gesamten Implementierungs- und Wartungsphase, um sicherzustellen, dass Sie das gewünschte Ergebnis erreichen.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Datenmigration ein

Getreu dem Motto “Gut Ding will Weile haben” sollte der Zeitplan für die Datenmigration nicht zu knapp bemessen sein. Je umfangreicher Ihr Datenbestand ist und je länger Sie z.B. Ihr bisheriges ERP-System nutzen, desto wahrscheinlicher ist es, dass es bei der Datenmigration zu Schwierigkeiten kommt – sei es durch eine fehlerhafte Datenbasis oder durch unerwartete technische Probleme.

Datenmigration mit SAP Business One

SAP Business One Data Transfer Workbench (DTW) ist ein Migrationstool, mit dem Sie Daten aus einer CSV-Datei in SAP Business One importieren können. Die DTW unterstützt die automatische Übernahme von Daten in das System, speziell für die Erstübernahme konzipiert. Sie ist nützlich, wenn man große Datenmengen importieren, wie Artikel und Geschäftspartner muss.

Um den Importprozess in SAP Business One zu erleichtern, enthält die Data Transfer Workbench Vorlagen für alle Objekte, die man verwenden kann, um eigene Daten einzugeben und dann in SAP Business One zu importieren. Die Standardvorlagen findet man in dem Ordner, in dem die SAP B1 DTW installiert ist. Die Ordnerhierarchie der Vorlagen entspricht der Struktur des Hauptmenüs von SAP Business One.

Die Funktionen der DTW setzen sich zusammen aus:

Verwaltung & Organisation von Datenübernahmeprojekten
Werkzeuge zur Analyse der benötigten SAP-Strukturen
Integration von Standard-Datenübernahmeprogrammen
Registrierung & Integration Ihrer eigenen Datenübernahme-/Hilfsprogramme
Verschiedene Techniken zum Laden von Daten

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