In der Theorie ist die Einführung eines ERP-System auch mit ausreichend erfahrenen Mitarbeitern möglich. Jedoch ist es in der Praxis schwierig, die Verantwortung eines solchen Projektes nur auf den internen Schultern auszubalancieren. Allerdings ist es durchaus schwierig den richtigen Partner fürs ERP Projekt zu finden.
2Um die Kapazitäten der Unternehmens-Belegschaft nicht unnötig zu strapazieren, holt man sich gerne externe Hilfe. Doch neben dem nötigen Software Know-How, sollte Ihr Implementierungspartner auch Erfahrungen im Projektmanagement mitbringen. Wie Sie den richtigen ERP-Partner finden und den Projektablauf gemeinsam (erfolgreich) gestalten – hier ein Leitfaden.

1. Der richtige Partner für’s ERP Projekt
Die Auswahl ist riesig: Freiberufler, Beratungs- sowie Systemhäuser sind mögliche Implementierungspartner. Die folgende Liste an Kriterien kann Ihre Wahl etwas erleichtern:
- Menge der ausgeführten Implementierungen Ihres gewünschten ERP-Systems
- Referenzkunden aus Ihrer Branche, die sowohl mit dem ERP als auch der Implementierung zufrieden sind
- Im Falle einer Standardsoftware: Ist der Partner durch den Softwarehersteller zertifiziert?
- Deckt die Kapazität des potenziellen Partners Ihr Projekt
- Bonität auch vorhanden (z.B. Haftpflichtversicherung bis zu welcher Höhe?)
- Gute Präsentation des ERP-Systems mit denen von Ihnen aufgestellten Daten und Aufgaben (Keine idealisierten Präsentationen mit Daten des Partners)
- Generell die Erfahrungen, Vorschläge und eingesetzten Werkzeuge des Partners zu
Tipp:
Eine ERP-Einführung trägt nicht nur ein hohes Kostenrisiko. Auch das Tagesgeschäft muss am Laufen bleiben und die Gefahr, dass Mitarbeiter die Motivation verlieren vermieden werden. Wie werden es deshalb nicht müde zu sagen: binden Sie Ihre Mitarbeiter mit ein. Auch bei der Auswahl der potenziellen Partner.
2. Der richtige Vertrag
Je nach Ausmaß der Komplexität kann eine ERP-Einführung eine Laufzeit von 9 bis 15 Monaten haben. Um ein Projekt über diesen langen Zeitraum erfolgreich zu gestalten, sollte diesem unbedingt ein geeignetes Vertragswerk mit dem Partner fürs ERP Projektzugrunde liegen. Bei ERP-Einführungen wird dieses meist über ein Lastenheft und ein darauf basierendes Pflichtenheft definiert. Außerdem sind die folgenden Themengebiete mit dem Partner zu klären:
Leistungsgegenstand des ERP Projektes
- Prüfen Sie, ob Sie einen sogenannten Werkvertrag (Anspruch auf Erfolg im Sinne eines Gewerks/Gegenstandes) oder einen Dienstleistungsvertrag (Anspruch auf eine Dienstleistungserbringung ohne geschuldeten Erfolg) abschließen
- Wählen Sie einen guten Zeitpunkt (z.B. Quartalsabschluss) für die Umstellung auf das neue System
- Definieren Sie folgende Leistungen
- Menge der Lizenzen, sowie der Kosten bei Standardsoftware
- Kosten der Implementierung, also Analyse, Konzept, Programmierung, Test, Anpassung und Umstellung sowie Übernahme der Altdaten
- Schulungen (Art/Umfang)
- Dokumentation (Art/Umfang)
- Support nach Umstellung
Änderungen / Change Request
- Änderungsmanagement (Change Request)
Eine ERP-Einführung in der keine Änderungen vorkommen, die NICHT im Pflichtenheft vorhergesehen waren, ist keine richtige ERP-Einführung. Definieren Sie also schon zu Beginn des Projekts, wie solche Change Requests (CR) dokumentiert, kalkuliert und freigegeben werden. Ohne ein gutes Management der CR ist Ihr geplantes Budget schnell überschritten.
Entlohnung und Zahlungskonditionen
- Vereinbaren Sie nach Möglichkeit mit Ihrem ERP-Partner einen Festpreis für eine Erhöhung der Planungssicherheit. Es ist sehr wahrscheinlich, dass dieser Festpreis wegen der Change Requests überzogen wird. Berechnen Sie in Ihrer internen Kosten Kalkulation daher etwas mehr ein (min. 15%)
- Bei nicht Einhaltung des Umstellungs-Termins wegen Mängel des Partners, kann man außerdem eine Konventionalstrafe beziehen (wenn im Vertrag verankert)
- Zeitpunkt Rechnungsstellung und System der Abnahme
Teilnahmepflichten
- Teilnahmepflichten des Auftraggebers
Auch bei zunächst nicht wichtigen Punkten wie Tests, Dokumentationen oder Schulungen muss klar definiert sein, was der ERP-Partner von Ihnen und Ihren Mitarbeitern verlangen kann und darf - Rechte an der programmierten Lösung
3. Der richtige Projektaufbau
Die Rollenverteilung im ERP Projekt
Für die erfolgreiche Durchführung eines ERP-Projekts ist die Rollenverteilung das A und O. Situationen in denen z.B. der interne Projektleiter Aufgaben des Key Users übernimmt, weil dieser gerade mit dem Tagesgeschäft zu tun hat, sollten deshalb unbedingt vermieden werden. Am besten Sie legen schon vor Beginn des Projekts mit allen internen und externen Beteiligten fest, wer welche Rolle einnimmt. Dokumentieren Sie auch die organisatorischen Aspekte (z.B. Vertretungen, Termine).
Der Lenkungskreis
Als lenkende Institution sollte unbedingt einen Lenkungskreis beinhalten. Dieser besteht aus den internen und externem Projektleiter, sowie den Sponsoren. Dieser Kreis soll Konflikte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und muss zudem alle wichtigen Entscheidungen absegnen
Klar sollte dabei noch die Rolle des internen und externen Projektsponsoren definiert werden. Der interne Projektsponsor ist die Geschäftsführung und Mitglied des Lenkungskreises. Er muss die Entscheidungen treffen (z.B. Ablehnung von Change Requests) und vertritt die Seite des Unternehmens im Ressourcenkonflikt.
Der externe Projektsponsor hat die Leitposition des Implementierungspartners inne. Er ist ebenfalls Mitglied des Lenkungskreises und ist ebenfalls verantwortlich für Entscheidungen.
Auch die interne und externe Projektleitung ist Mitglied dieses Lenkungskreises. Sie kümmern sich allerdings um die Einhaltung der Termine und Kosten, Sicherstellung der Zuarbeit von Auftraggeber sowie Auftragnehmer.
Die Projektleiter
Der interne Projektleiter sammelt außerdem die Change Requests (Änderungsanforderungen) der Key User und stimmt sie mit dem externen Projektleiter ab. Zudem ist er für die Dokumentation der Rollenverteilung (Ausübung) im Projekt zuständig.
Der externe Projektleiter muss hingegen die entgegen genommenen Change Request, einkalkulieren und gibt aufgrund dessen seine Empfehlung zur (nicht) Freigabe ab.
Die Key User
Der Key User wiederum ist der Verantwortliche für die richtige Prozessbeschreibung und legt die Anforderung an das neue System fest. Außerdem beantragt er die Change Requests beim internen Projektleiter. Er führt außerdem die Tests am System durch.
Tipp:
Setzen Sie unbedingt einen Mitarbeiter als interne Projektleitung ein, der eine starke und meinungsbildende Persönlichkeit darstellt und viele Erfahrungen im Unternehmen gesammelt hat. Das kann sich zwar in Ihrem Arbeitsalltag bemerkbar machen, zahlt sich jedoch aus. Auch der Key User sollte eine solche Persönlichkeit sein. Für jede dieser Positionen sollte es außerdem einen Stellvertreter geben.

Netting und debitorische Kreditoren
Weiterlesen …

SAP Business One Partner – wichtig ist der Richtige
Weiterlesen …

Datenmigration in ERP-Projekten
Weiterlesen …

ERP-Upgrade – Irgendwann wird es Zeit
Weiterlesen …

Business Process Reengineering vor ERP Einführung
Weiterlesen …

Coding oder Customizing: ERP-Software richtig anpassen
Weiterlesen …

Einführung von Unternehmenssoftware – überraschend nicht technologisch
Weiterlesen …

Remote SAP Business One Projekt trotz Corona
Weiterlesen …

ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 9
Weiterlesen …

ERP-Projekte trotz oder wegen Corona
Weiterlesen …

ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 8
Weiterlesen …

ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 7
Weiterlesen …

Zeit aufzuräumen – Jetzt ERP Software optimieren (Teil1)
Weiterlesen …

Wie man Projektziele definiert
Weiterlesen …

ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 6
Weiterlesen …

ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 5
Weiterlesen …

ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 4
Weiterlesen …

ERP-Auswahl – wenn es so einfach wäre / Teil 2
Weiterlesen …

Agil in die Zukunft: Mitarbeiter im agilen ERP-Projekt
Weiterlesen …

Einzel- und Auftragsfertiger brauchen andere ERP Lösungen
Weiterlesen …

Welche Vorteile hat eine moderne ERP Lösung?
Weiterlesen …

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?
Weiterlesen …

Wann muss sich ein ERP-System anpassen?
Weiterlesen …

SAP Business One bei Engel Naturtextilien
Weiterlesen …

Erfolgreich durch’s ERP-Projekt: Anbieter-Briefing
Weiterlesen …

ERP Projekt: Drei Schritte für eine gute interne Kommunikation
Weiterlesen …

Was ein ERP-System wirklich braucht
Weiterlesen …

Management & Führung: Zwei unterschiedliche Bereiche für ein erfolgreiches ERP-Projekt
Weiterlesen …

ERP Einführung: Mitarbeiter überzeugen
Weiterlesen …

ERP-Berater werden: Aufgaben und Know-How
Weiterlesen …

SAP Business One Partner und Kunde müssen sich finden
Weiterlesen …

Prozessoptimierung – Der richtige Zeitpunkt für die Analyse der Abläufe
Weiterlesen …

Zu viel oder zu wenig? Wie viele Informationen dürfen ins Lastenheft
Weiterlesen …

Staatliche Förderung für Ihr ERP-Projekt
Weiterlesen …

ERP-Projekt: Drei Tipps für ein gutes Lastenheft
Weiterlesen …

ERP Projekt und Gewohnheit – anpassen oder übernehmen?
Weiterlesen …

Erfolgreich ERP einführen: Mitarbeiter integrieren
Weiterlesen …

Internationaler ERP Rollout: Strategien für Unternehmensgruppen
Weiterlesen …

SAP Business One mit Versino bei Crown Technics
Weiterlesen …

“Return of Invest” – Was ist ein ERP-System wert?
Weiterlesen …

10 Gründe warum ein ERP-System für jedes Unternehmen sinnvoll ist
Weiterlesen …

Scrum im ERP-Projekt: Geht das ? (Teil1)
Weiterlesen …

BPM: Werkzeug oder Konzept?
Weiterlesen …

Die Vorteile branchenübergreifender ERP-Software
Weiterlesen …

Erfolg mit CKS.DMS für SAP Business One
Weiterlesen …

ERP Software und Investitionssicherheit – Vorauf sollten Sie achten?
Weiterlesen …

Daran scheitern ERP-Projekte – und wie man es anders machen kann
Weiterlesen …

Den richtigen ERP-Berater finden
Weiterlesen …

Was muss ERP-Software können, beim Vertrieb im Projektgeschäft
Weiterlesen …

ERP-Projekt: wenn’s aufwändig werden soll
Weiterlesen …

Linear vs. agil: Projektmanagement auf Umwegen
Weiterlesen …

Projektmanagement und seine Methoden
Weiterlesen …

Intern ins ERP-Projekt: Key-User
Weiterlesen …

Jetzt mal ehrlich: Müssen ERP-Projekte so kompliziert sein?
Weiterlesen …

Die großen ERP Projekt No-Go’s
Weiterlesen …

Jetzt mal ehrlich: Was kostet ein SAP Business One Projekt? – Teil 3 –
Weiterlesen …

SAP unterstützt erfolgreich Hilfsorganisation
Weiterlesen …

Jetzt mal ehrlich: Was kostet ein SAP Business One Projekt? – Teil 2
Weiterlesen …

Jetzt mal ehrlich: Was kostet ein SAP Business One Projekt? – Teil 1
Weiterlesen …

Geschäftsprozesse optimieren im ERP-Projekt?
Weiterlesen …

Budgetierung für ERP-Projekte: Vorher kalkulieren!
Weiterlesen …

ERP mit Versino: Branchensoftware für die Elektroindustrie
Weiterlesen …

Konfigurieren statt Programmieren: Modul-ERP für den Mittelstand
Weiterlesen …

Erfolgreich durchs ERP-Projekt: Datenimport
Weiterlesen …

Pflichtenheft im ERP-Projekt – Hilfe oder Hindernis?
Weiterlesen …

Erfolgreich in’s ERP-Projekt: Der Weg zu einem guten Lastenheft
Weiterlesen …

Die richtige Projektleitung – 5 Tipps für die Auswahl
Weiterlesen …

Standard-ERP: Vorzüge und Nachteile
Weiterlesen …

Was kostet ein ERP-System
Weiterlesen …

Die Suche nach dem Richtigen. Teil 2: Fehler bei der ERP-Auswahl
Weiterlesen …

Die Suche nach dem Richtigen. Teil 1: Braucht mein Unternehmen ein ERP System?
Weiterlesen …

Erfolgreich mit SAP Business One: ERP im Gesundheitswesen
Weiterlesen …

ERP-Lösungen: Die Antwort auf das Daten-Chaos
Weiterlesen …

ERP-Systeme für Start-Up Unternehmen: Probleme und Lösungen
Weiterlesen …

ERP-Ziele: Warum eine klare Zielsetzung zum Projekterfolg führt
Weiterlesen …

ERP-Projekte – was die Unternehmen denken
Weiterlesen …

ERP für international agierende Mittelständler
Weiterlesen …

Neue Studie „ERP in der Praxis“
Weiterlesen …

Erfolgreich durchs ERP-Projekt: Sieben Gründe mit denen Sie alle überzeugen
Weiterlesen …

Der Nutzen der ERP-Systeme
Weiterlesen …

Den richtigen Partner fürs ERP Projekt finden
Weiterlesen …

ERP & CRM – Teil 1: Warum eine Integration notwendig ist
Weiterlesen …

ERFOLGREICH DURCH’S ERP-PROJEKT / das (sinnvolle) Lastenheft
Weiterlesen …

ERFOLGREICH DURCH DIE ERP-Einführung / Einführungsmethoden – klassisch vs agil
Weiterlesen …
ERP-Einführung in China
Weiterlesen …

Erfolgreich durchs ERP-Projekt: Prozessanalyse
Weiterlesen …

Erfolgreich durchs ERP Projekt: Mitarbeiter Integration
Weiterlesen …

Erfolgreich durch’s ERP-Projekt / Die Geschäftsführung überzeugen
Weiterlesen …

Erfolgreich durchs ERP Projekt: Software Schulungen
Weiterlesen …

Erfolgreich durchs ERP-Projekt: 9 Probleme und wie man sie verhindert
Weiterlesen …

eCommerce ERP Integration
Weiterlesen …

ERP für den globalen Einsatz
Weiterlesen …

7 Tipps zu Einführung eines ERP-Systems
Weiterlesen …

ERP Speziell für Dienstleitungsunternehmen
Weiterlesen …

SAP Business One unterstützt Hilfsorganisation in Haiti
Weiterlesen …

Weiterer Showcase für SAP HANA und SAP Business One
Weiterlesen …

ERP Auswahl Teil 1 – Die Frage nach dem Warum – oder Ziele statt Funktionen
Weiterlesen …

Wolkiges Versprechen – ERP Auswahl im deutschen Mittelstand
Weiterlesen …

Ist denn die Auswahl einer ERP-Software wirklich so schwierig ?
Weiterlesen …

Preise und Kosten für SAP Business One
Weiterlesen …