Die Gefahren von Excel: Warum Daten sammeln mit Excel zum Problem wird

1985 wurde Microsoft Excel für den Apple Macintosh vorgestellt – fast 40 Jahre später ist das Tabellenkalkulationsprogramm eines der wichtigsten Office-Werkzeuge eines jeden Unternehmens. Das Funktionsspektrum ist enorm und erfreut sich, da schnell und einfach anwendbar, an großer Beliebtheit bei den Nutzern. Allerdings verleitet Excel auch dazu, es überall einzusetzen, wo es möglich ist – egal ob bereits bessere Alternativen dafür geschaffen wurden.

Auswertungen, Analysen und Kalkulationen? Excel go!

Jedoch werden mit Excel Stunden aus Projekten erfasst, Aufträge, Bestellungen oder Verkaufsdaten gesammelt. Doch warum wird das problematisch?

Das Arbeiten mit Excel entwickelt sich beispielsweise zum Problem, wenn eine Excel Vorlage zur Datensammlung an mehrere Mitarbeiter gegeben wird. Jeder dieser Mitarbeiter kann die Excel-Tabelle beliebig verändern. Also z.B. Spalten, Zeilen oder Blätter hinzufügen oder löschen. Wenn diese Daten dann zusammen geführt werden, braucht man sehr viel Zeit, die jeweiligen Anpassungen der Excel wieder in eine Einheit zu bringen.

Aus einer Excel-Datei werden viele

Ein anderes Problem tritt auf, wenn ein Excel Sheet von mehreren Personen nacheinander bearbeitet wird. Das Sheet wird per Mail verteilt und kann anschließend beliebig weiter verschickt werden. Durch die Verbreitung ist unklar, welches die aktuelle Version ist. Dadurch werden schnell falsche Sheets weitergeleitet und bearbeitet.

Um diesem Problem aus dem Weg zu gehen, gibt es die Möglichkeit, dass alle Mitarbeiter ein und dieselbe Excel-Tabelle bearbeiten. Allerdings ist gleichzeitiges Zugreifen dabei nicht möglich. Dies gestaltet sich bei den persönlichen Excel Sheets noch sehr einfach, da sie höchstens mal an ein bis zwei weitere Personen weitergegeben werden. Dadurch ist es leicht, die Übersicht zu behalten und etwaige Abweichungen anzugleichen.

Besser mit geeigneten Systemen

Viel einfacher ist jedoch, jegliche Datenverwaltung über ein geeignetes System abzuwickeln. ERP, CRM oder DMS Software bietet die ideale Grundlage Daten auf einer einzigen Basis zu sammeln. Anpassungen oder Veränderungen werden automatisch synchronisiert. Ebenfalls wird die Suche nach entsprechenden Daten erleichtert, denn jeder Anwender des Systems hat Zugriff auf die Daten, die er benötigt. Das macht die Datenverwaltung einfach, effizient und vermeidet Fehler.

Besser auf einheitlicher Datenbasis

Dagegen ist der Arbeitsprozess mit Excel nicht nur sehr zeit-intensiv, auch jegliche Prozess-Sicherheit geht dabei verloren. Mit Auswertungen oder Kalkulationen, die auf solch unklaren und uneinheitlichen Daten basieren, kann trotz Excel nicht mehr gearbeitet werden. Was sich zunächst als einfach Nutzung zeigt, kann zu einer nicht kontrollierbaren Ansammlung von Excel-Dateien führen. Die Produktivität der Arbeit wird gesenkt und Fehler werden provoziert.