Die richtige Projektleitung - 5 Tipps für die Auswahl

Die Leitung bei einer ERP-Einführung zu tragen, ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Nicht selten hat die Geschäftsführung Probleme einen geeigneten Projektleiter zu finden. Oft gibt es Unsicherheiten, was die Qualifikation für diesen Posten angeht. Deshalb möchten wir hier ein paar wesentliche Punkte nennen, die wir bei der Wahl der Projektführung für wichtig halten.

1. Vertrauen in die Projektleitung

Die Projektleitung ist für das Projektmanagement intern verantwortlich und fungiert als Ansprechpartner für den ERP-Systempartner. Dafür braucht es aber keinen voll-ausgebildeten Projektmanagement-Spezialisten. Ein guter ERP-Partner wird ohnehin einen wesentlichen Teil des Projekts leiten. Allerdings muss die Projektführung, das Unternehmen dem ERP-Anbieter gegenüber vertreten und Entscheidungen im Interesse des Unternehmens treffen können. Dafür ist es wichtig, dass die Unternehmensleitung der Projektführung vertraut.

2. Wissen über Unternehmens-Prozesse

Zwar braucht der Projektleiter kein ausgeprägtes Wissen in Sachen ERP-Systeme oder Projektmanagement, dafür umso mehr über das Tagesgeschäft des Unternehmens. Bei der Einführung geht es darum die individuellen Anforderungen der Arbeitsprozesse bestmöglich im ERP-System abzubilden. Dabei ist es weniger wichtig, dass der Projektleiter diese Prozesse bis ins Detail kennt. Wichtig ist, dass er weiß, welche Personen wann zum Projekt hinzugezogen werden und welchen Themen die meiste Aufmerksamkeit gewidmet werden sollte.

3. Kontakt mit künftigen Anwendern

Besonders wichtig ist das die künftigen Anwender in das Projekt mit einbezogen werden. Dies fällt zum Teil ebenfalls in das Aufgabenfeld des Projektleiters. Zum einen sollte er wissen, welche Punkte für seine Mitarbeiter im Tagesgeschäft wichtig sind. Zum anderen muss er die wirklich wichtigen Anforderungen und Wünsche, die aber für das Unternehmen im Projekt nicht sinnvoll sind, trennen. Wichtig ist ebenfalls, dass sich die zukünftigen Anwender durch die Projektleitung wahrgenommen fühlen. Dadurch können von Anfang an viele Komplikationen vermieden werden.

4. Kontakt mit Anbieter

Ebenso sollte die Projektleitung die Sicht der Anbieter verstehen und vor dem Unternehmen vertreten können. Die meisten Probleme in ERP-Projekten gibt es bei Missverständnissen zwischen Kunden und Anbieter. Oft wird erst bei der Inbetriebnahme der Software festgestellt, dass das ERP-System gar nicht den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens entspricht – oder zumindest nicht in allen Punkten. Diese Missstände entstehen meist durch mangelnde oder falsche Kommunikation zwischen den beiden Parteien. Der Projektleiter sollte hier deshalb vermitteln und wissen, welche Informationen für den Anbieter wichtig sind. Nur so ist es den ERP-Beratern möglich, die Anforderungen in dem System richtig umzusetzen.

5. Zeitliche und mentale Kapazität

Ein Punkt von ebenfalls großer Bedeutung. Die Projektleitung muss genügend Kapazität haben, um sich gut um das Projekt kümmern zu können. Zeitlich wie auch mental. Genaue Angaben was die Verfügbarkeit angeht können wiederum schwer gemacht werden, da die Projektleitung je nach Projektphase unterschiedlich beansprucht wird. Zudem ist die Arbeit und Verantwortung auch sehr von der internen Projektverwaltung, Projektteam, Erfahrung und der Projektgröße abhängig. Deshalb ist es wichtig, dass sie eine Projektleitung ernennen, die für das Projekt zeitlich und gedanklich von Tagesgeschäft befreit ist. Dabei sollte die Unternehmensleitung der Projektführung immer den Rücken stärken und das Aufgabenfeld im Tagesgeschäft so verteilen, dass die Konzentration ganz dem Projekt gilt.