Die Schlussrechnung richtig anwenden

Branchen wie Anlagenbau oder dem Baugewerbe erbringen vertraglich vereinbarte Leistungen in der Regel über einen längeren Zeitraum. Dem Auftraggeber werden häufig Teil- und Abschlagsrechnungen ausgestellt. Die Abrechnung der finalen Kosten erfolgt dann mit der Schlussrechnung. Mit diesem abschließenden Dokument werden unter Berücksichtigung der schon gezahlten Abschläge, alle offenen Forderungen für ein Projekt abgerechnet. Eine Schlussrechnung hat also zur Voraussetzung, dass zuvor Abschlags- oder Akontorechnungen gestellt wurden.

Abschlagsrechnungen, Teilrechnung, Schlussrechnung

Zunächst muss man sich an ein etwas unübersichtliche Begriffswelt gewöhnen. Das Umsatzsteuergesetz spricht zum Beispiel von einer Endrechnung statt Schlussrechnung. Auch muss man die verschiedenen Rechnungstypen sauber auseinanderhalten. Die Anzahlungsrechnung wird vor der Erbringung einer Leistung, aber mindestens vor deren Abnahme gestellt. Die Variante der Teilschlussrechnung kommt dann zum Einsatz, wenn die abgerechnete Teilleistung klar abgrenzbar ist. Im Unterschied zur Anzahlungsrechnung erfolgte vor der Teilschlussrechnung eine Abnahme der betreffenden Leistungen. Diese Rechnung steht auch nicht unter dem Vorbehalt einer endgültigen Schlussrechnung.

Fristgerecht in Rechnung stellen

Eine weitere Voraussetzung für eine Schlussrechnung ist, dass der Auftragnehmer und Rechnungssteller vorher den endgültigen Betrag die er für seinen Leistungen abrechnen möchte, geäußert hat. Bei dieser Restforderungsbetrag müssen Fristen eingehalten werden. Ab eine Frist von drei Monaten zur Durchführung des Projektes muss eine Endrechnung nach spätestens 12 Werktagen nach Finalisierung zugestellt werden, solang keine andere Vereinbarung besteht. Dauert ein Projekt länger, hat der Auftragnehmer je drei Monate Projektdauer sechs Werkstage mehr Zeit und die abschließende Rechnung zu stellen.

Die Form muss stimmen

Für Schlussrechnung gelten natürlich die formalen Bedingungen einer ordentlichen kaufmännischen Rechnung. Darüber hinaus bestehen zusätzliche Anforderungen was aufgeführt werden muss:

Alle Leistungen des Projektes mit entsprechenden Entgelten (netto)
bereits kassierte Entgelte und die darauf bezogene Steuer
Der noch offene Betrag und die darauf anfallende Umsatzsteuer

Vorsicht bei der Umsatzsteuer

Um zu vermeiden, dass durch fehlerhafte Schlussrechnungen, aufwendig nachgebessert werden muss, oder gar Steuernachzahlungen und Nachzahlungszinsen fällig werden, ist Vorsicht geboten. Das gilt besonders beim Ausweis der Umsatzsteuer. Um maximal transparent zu sein, sollte die Umsatzsteuer gesondert für schon alle erhaltenen Teilzahlungen ausgewiesen werden. Werden hier nur Bruttobeträge angegeben oder Teilzahlungen gar nicht genannt, sind die darin schon enthaltenen Steuern mit der Endabrechnung erneut fällig.

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