Arbeitet ein Unternehmen in Projekten, stößt es auf andere Hürden im Controlling wie ein produzierender Betrieb. Gerade im Kunden-Umgang ist letzteres oft übersichtlicher. Ein Produkt hat einen festen Preis, der sich höchstens noch durch zubuchbare Optionen ändert. Das mag für ein Projekt auf den ersten Blick auch gelten. Auf den Zweiten wird es allerdings etwas verstrickter. Denn beauftragt ein Kunde das Unternehmen mit einem Projekt, fängt der “Produktions-Prozess” erst an. Bei projektbasierter Arbeit ist es allerdings häufig so, dass Ziele auf hypothetischer Basis gesteckt werden. Wann, wie und auf welchem Weg diese erreicht werden, basiert ebenfalls auf erfahrungs-basierten Vermutungen. Demnach kann es immer sein, dass das Unternehmen seine Leistungen im Projekt ausbauen muss. Kleine Kundenwünsche, die erst im Laufe des Projektes auftreten können hier einen hohen Aufwand für das Unternehmen bedeuten. Auch wenn dieser nicht eingeplant war, ist es für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wichtig diese zu rechnen. Wie hier aber den Überblick behalten, so dass am Ende der Projektverlauf für alle Beteiligten transparent bleibt? Hier kommt das Projektcontrolling ins Spiel.
Die Grundlage: Angebot und Budgetierung
Die Basis jedes guten Projekt-Controllings ist das Projektangebot und die Budgetierung. Hier definiert das Unternehmen genau, wie es seine Leistungen berechnet. Dazu gehören
Stundenleistungen, Mitarbeiter-Spesen, Material-Kosten. Was pedantisch wirkt, ist sehr effektiv für eine einheitliche Kosten-Leistungs-Transparenz. Im Zweifelsfall können Sie sich immer darauf berufen. Also lieber übergenau sein. Gerne auch terminliches an dieser Stelle mit einbeziehen, denn so entstehen keine falschen Eindrücke davon, bis wann Sie was liefern können.
Projektcontrolling mit MariProject
MariProject ist die zentrale Anlaufstelle für das Projektcontrolling. Hier laufen alle Daten zusammen und können zueinander in Beziehung gesetzt werden. Generierte Kosten und Erlöse, Leistungs -und Zeiterfassung, Materialverbrauch, Planungen und Kalkulationen.
Report Standards inklusive
Viele Projektreports werden bereits mit dem Standard ausgeliefert. Damit können Sie sofort Budgets, Grad der Fertigstellung, Restvolumen, Soll-Istvergleiche, Ressourcenauslastung, Umsatz des Projektes und vieles mehr auswerten.
Freie Datenanalyse
Spezifische Reports können über ein eigenes Datawarehouse generiert werden. Selbstverständlich lassen sich alle Auswertungen an MS Excel weitergeben. Mit der Versino Power Bi Schnittstelle kommen Sie in auf schnellen Weg in die Welt der visuellen Datenanalyse.
Der Aufbau: Tatsachen-Vergleich
Die ganzen Zahlen bringen Ihnen natürlich nichts, wenn Sie keine Vergleichswerte an der Hand haben. Deshalb müssen Sie während des Projekts auf die aktuellen Zahlen zugreifen können. Nur so können Sie überprüfen, ob Sie mit Ihrem Angebot Schritt halten können. Dieser Soll-Ist-Vergleich gibt Ihnen echtes “Controlling” über Ihr Projekt. Je nach Größe wird das natürlich zur echten Herausforderung. Spätestens an diesem Punkt ist der Einsatz von einer Projekt-Controlling-Lösung sinnvoll. Moderne Lösungen wie MariProject für SAP Business One bieten die Möglichkeit, Zahlen direkt im System mit wenigen Klicks abzurufen und zu vergleichen. So können Sie Abweichungen nicht nur früh erkennen, sondern auch rechtzeitig auf diese reagieren und – wenn nötig – Korrekturen in der Vorgehensweise vornehmen.
Das richtige System
Um auf diese Controlling-Möglichkeiten zugreifen zu können gilt es aber natürlich das passende System zu finden. Denn auch unter projektbasierten Unternehmen gibt es noch viele Unterschiede in den Abläufen. Auf der Suche kann hilfreich sein, sich zu fragen, welche Zahlen denn die wichtigsten sind, dass das Unternehmen seine beste Profitabilität erreicht. Dafür ist es wichtig zu wissen, welche Daten wann und wo an welcher Position stehen müssen. Gehen Sie die Abläufe Ihrer letzten Projekt durch. Wo gibt es immer Wiederholungen? Wer ist wann verantwortlich? Und wie aktuell müssen die Daten wann sein?
Mit den Antworten auf diese Fragen erhalten Sie eine gute Grundlage für die Suche nach einem geeigneten System. Wenn Sie sich für die Thematik Projektcontrolling interessieren, finden Sie hier mehr dazu.