Die Voraussetzungen für gutes Projektcontrolling
26 Mrz

Die Voraussetzungen für gutes Projektcontrolling

Arbeitet ein Unternehmen in Projekten, stößt es auf andere Hürden im Controlling wie ein in Serie produzierender Betrieb. Gerade im Kunden-Umgang ist letzteres oft übersichtlicher. Ein Produkt hat einen festen Preis, der sich höchstens noch durch zu buchbare Optionen ändert. Das mag für ein Projekt auf den ersten Blick auch gelten. Auf den Zweiten wird es allerdings etwas schwieriger und lenkt den Blick auf das Thema Projektcontrolling.

Projektcontrolling muss auf Dynamik reagieren

Denn beauftragt ein Kunde das Unternehmen mit einem Projekt, fängt der “Produktions-Prozess” erst an. Bei projektbasierter Arbeit ist es allerdings häufig so, dass Ziele auf hypothetischer Basis gesteckt werden. Wann, wie und auf welchem Weg diese erreicht werden, basiert ebenfalls auf erfahrungsbasierten Vermutungen. Demnach kann es immer sein, dass das Unternehmen seine Leistungen im Projekt ausbauen muss. Kleine Kundenwünsche, die erst im Laufe des Projektes auftreten, können hier einen hohen Aufwand für das Unternehmen bedeuten. Auch wenn dieser nicht eingeplant war, ist es für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wichtig diese zu rechnen. Wie hier aber den Überblick behalten, sodass am Ende der Projektverlauf für alle Beteiligten transparent bleibt? Hier kommt das Projektcontrolling ins Spiel.


Beim Aufbau Ihres Finanzberichtswesens nach IFRS ist es wichtig, einen Blick auf die Anpassung und Verwaltung Ihrer Systemverknüpfungen zu werfen. Dabei spielen sowohl die Verknüpfungen zwischen den Referenzfeldern als auch die Einstellungen der benutzerdefinierten Felder eine entscheidende Rolle. Idealerweise sollten diese Konfigurationen vor Beginn des neuen Geschäftsjahres, für das die IFRS-Berichterstattung geplant ist, abgeschlossen sein. Obwohl Änderungen an diesen Verknüpfungen jederzeit möglich sind, wird empfohlen, diese hauptsächlich zwischen den Geschäftsjahren vorzunehmen, um die Konsistenz und Genauigkeit der Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

Es ist sehr wichtig, dass Anpassungen in diesem Bereich nicht im Alleingang vorgenommen werden. Stattdessen sollte ein Austausch mit dem Buchhaltungsteam Ihres Unternehmens stattfinden. Besprechen Sie im Detail, welche Auswirkungen die geplanten Änderungen auf die verschiedenen Aspekte Ihres Finanzmanagements haben könnten – von der automatischen und manuellen Abstimmung über die Verarbeitung von Kontoauszügen bis hin zu den Auswirkungen auf die Integration von Partner-Add-ons oder spezielle Funktionen wie formatierte Suchen. Ein solch proaktiver Ansatz bei der Planung und Kommunikation hilft nicht nur, Überraschungen zu vermeiden, sondern stellt auch die reibungslose Funktionalität und Effizienz Ihrer Finanzprozesse sicher.


MariProject ist die zentrale Anlaufstelle für das Projektcontrolling. Hier laufen alle Daten zusammen und können zueinander in Beziehung gesetzt werden. Generierte Kosten und Erlöse, Leistungs – und Zeiterfassung, Materialverbrauch, Planungen und Kalkulationen.

Report Standards inklusive

Viele Projektreports werden bereits mit dem Standard ausgeliefert. Damit können Sie sofort Budgets, Grad der Fertigstellung, Restvolumen, Soll-Ist Vergleiche, Ressourcenauslastung, Umsatz des Projektes und vieles mehr auswerten.

Freie Datenanalyse

Spezifische Reports können über ein eigenes Data Warehouse generiert werden. Selbstverständlich lassen sich alle Auswertungen an MS Excel weitergeben. Mit der Versino Power Bi Schnittstelle kommen Sie in auf schnellen Weg in die Welt der visuellen Datenanalyse.

Die Grundlage: Angebot und Budgetierung

Die Basis jedes guten Projekt-Controllings ist das Projektangebot und die Budgetierung. Hier definiert das Unternehmen genau, wie es seine Leistungen berechnet. Dazu gehören

Stundenleistungen, Mitarbeiter-Spesen, Material-Kosten. Was pedantisch wirkt, ist sehr effektiv für eine einheitliche Kosten-Leistungs-Transparenz. Im Zweifelsfall können Sie sich immer darauf berufen. Also lieber übergenau sein. Gerne auch terminliches an dieser Stelle mit einbeziehen, denn so entstehen keine falschen Eindrücke davon, bis wann Sie was liefern können.

Der Aufbau: Tatsachen-Vergleich im Projektcontrolling

Die ganzen Zahlen bringen Ihnen natürlich nichts, wenn Sie keine Vergleichswerte an der Hand haben. Deshalb müssen Sie während des Projekts auf die aktuellen Zahlen zugreifen können. Nur so können Sie überprüfen, ob Sie mit Ihrem Angebot Schritt halten können. Dieser Soll-Ist-Vergleich gibt Ihnen echtes “Controlling” über Ihr Projekt. Je nach Größe wird das natürlich zur echten Herausforderung. Spätestens an diesem Punkt ist der Einsatz von einer Projekt-Controlling-Lösung sinnvoll. Moderne Lösungen wie MariProject für SAP Business One ermöglichen, Zahlen direkt im System mit wenigen Klicks abzurufen und zu vergleichen. So können Sie Abweichungen nicht nur früh erkennen, sondern auch rechtzeitig auf diese reagieren und – wenn nötig – Korrekturen in der Vorgehensweise vornehmen.

Das richtige System

Um auf diese Controlling-Möglichkeiten zugreifen zu können, gilt es aber natürlich das passende System zu finden. Denn auch unter projektbasierten Unternehmen gibt es noch viele Unterschiede in den Abläufen. Auf der Suche kann hilfreich sein, sich zu fragen, welche Zahlen denn die wichtigsten sind, dass das Unternehmen seine beste Profitabilität erreicht. Dafür ist es wichtig zu wissen, welche Daten wann und wo an welcher Position stehen müssen. Gehen Sie die Abläufe Ihrer letzten Projekte durch. Wo gibt es immer Wiederholungen? Wer ist wann verantwortlich? Und wie aktuell müssen die Daten wann sein?

Mit den Antworten auf diese Fragen erhalten Sie eine gute Grundlage für die Suche nach einem geeigneten System. Wenn Sie sich für die Thematik Projektcontrolling interessieren, finden Sie hier mehr dazu.

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