DMS Integration für ERP Systeme
12 Sep

DMS Integration für ERP Systeme

Eine DMS Integration für ERP Systeme lohnt sich schon für kleine Unternehmen. Dafür spricht mehr als nur der schnelle Datenzugriff.

Für kleine und mittelständische Unternehmen stellt sich immer wieder die Frage, nach der richtigen Software-Lösung. Während dieser Anfangszeit festigen sich erst die Prozesse und damit die Ansprüche eines Unternehmens an ein ERP-System. Dabei geht es häufig um die Investition in eine Standard-Lösung, da eine aufs Haus angepasste Programmierung für die meisten kleineren Unternehmen zu teuer ist und mangels einer eignen IT-Abteilung der entsprechende Aufwand nicht gestemmt werden kann. Jedoch bietet eine Standard-Lösung wiederum augenscheinlich zunächst nicht das Potenzial optimal den Bedürfnissen des Unternehmens zu entsprechen und mit diesen zu wachsen. Augenscheinlich. Denn viele  Standard-Lösungen im Bereich ERP – wie beispielsweise auch SAP Business One – bieten mittlerweile eine Vielzahl an Möglichkeiten die Funktionen im Standard zu erweitern und integrierbar zu machen. So auch ein Daten-Management-System – kurz DMS.

Warum ist eine DMS Integration für ERP Systeme sinnvoll?

Egal ob es sich um ein produzierendes oder ein dienstleistendes Unternehmen handelt: Ein gutes Daten-Management ist wichtig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Transparenz der Daten verschafft Handlungsfreiheit und steigert die Leistung. Dabei lassen sich von einer E-Mail über Rechnungen oder Belege alle wichtigen Dokumente zentral erfassen und an einem Ort – dem System – hinterlegen. Dieses einheitliche Archiv bietet den Nutzern stets direkten Zugriff über die ERP-Oberfläche. Das beschleunigt die Abläufe und macht diese effizient und kompetent.

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Sparen mit der DMS-Integration

Nicht nur Zeit wird mit einer DMS Integration für ERP Systeme gespart. Auch finanziell rechnet sich diese recht schnell. Dabei sparen Unternehmen, die ca. fünf bis zehn Mitarbeiter beschäftigen, durch ein entsprechendes ERP-System in einem Jahr bis zu 24.000 Euro. So können die Daten schneller und einfacher von jedem Mitarbeiter gefunden werden. Durch feste Ablage-Masken können Dokumente jederzeit von jedem System-Nutzer aufgerufen werden. Das steigert den Kundenservice, da Mitarbeiter stets die Möglichkeit haben, kompetent und schnell  zu agieren. Zudem mindert das den Frust über das Daten-Chaos auf interner Seite.

Auf der sicheren Seite

Archivierung kann in Deutschland nicht nur Geschäfts-fördernd sein, sondern ist gesetzliche Pflicht. Das GoBD und das Handelsgesetzbuch verpflichtet Unternehmen seit dem 1. Januar 2017 zur revisionssicheren Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Durch eine Integration des DMS in das ERP-System werden diese Anforderungen fast wie von selbst erfüllt. Mittels der  vielen Integrationen haben Unternehmen die Möglichkeit, Archivierungsprozesse selbst zu konfigurieren und damit zu automatisieren.

Mobiles Daten-Management

Ein zentraler Ort der Datensammlung macht nicht nur den schnellen Zugriff in den vier Wänden des Unternehmens möglich. Auch das mobile Abrufen von Daten wird durch eine DMS-Integration im ERP System gewährleistet. So können Mitarbeiter über einen Web-Client oder App Rechnungen zur Zahlung freigeben, Reklamationen hinzufügen oder Bestellungen aufgeben. Systeme wie SAP Business One bieten diesen Service in Echtzeit. So werden externe Mitarbeit, wie z.B. der Vertrieb, mit aktuellen Auftrags-Daten versorgt.

Skalierbar integrieren

Eine DMS-Integration sollte auch, wie das ERP System selbst, mit dem Unternehmen wachsen und sich den Größenverhältnissen der Daten-Stämme anpassen. Jedoch hierbei bitte aufpassen: Bei vielen Integrationen wird die spätere Übernahme von Stammdaten sehr aufwendig. Allerdings bieten viele Lösungen hier mittlerweile effiziente Index-Funktionen, die bei einer Daten-Übernahme die richtige Einordnung der Dokumente übernehmen.

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