Elektronische Rechnungen an Behörden

Weltweit werden zunehmen mehr elektronische Rechnungen versendet. Zahlreiche unterschiedliche Formate sind dabei entstanden. Hier liegt dann auch das Problem. Es gab lange keine Standards oder zumindest nur wenige. Innerhalb der EU wurden verbindliche Normen für elektronische Rechnungen eingeführt. Die zulässigen Formate bedürfen einer Klärung.

Das XRechnung Format

Die XRechnung ist ein Datenformat die Prozesse wie die Übertragung, Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen in Deutschen Behörden optimieren soll. Die Inhalte einer Rechnung, die über dieses Format transportiert werden, können damit automatisch elektronisch verarbeitet werden. Das Ganze entspricht damit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, nachdem in Zukunft Mitgliedsstaaten verpflichtet sind, den Empfang von elektronischen Rechnungen in ihren Behörden möglich zu machen.

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Das ZUGFeRD Format für elektronische Rechnungen

Das ZUGFeRD – Format ist in Zusammenarbeit mit Behörden, Verbänden und Unternehmen von FERD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt worden. Das Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch basiert dabei dem „Cross Industry Invoice“ (CII) und dem „Message User Guides“ (MUG) des CEN (Europäisches Komitee für Normung). ZUGFeRD erfüllte damit schon von Anfang an die Voraussetzungen als einheitliches europäisches Format. Die neueste Version ZUGFeRD 2.1 erfüllt darüber hinaus der europäischen Norm EN16931 für Elektronische Rechnungen. Damit kann das Format für Rechnungen an Behörden in Deutschland und international, genutzt werden.

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Die XRechnung bedient sich einem Format strukturierter Daten, dass für die maschinelle Weiterverarbeitung gedacht ist. Vom Menschen kann also eine Rechnung in diesem Format nicht ohne Weiteres gelesen werden. ZUGFeRD 2.1 dagegen liefert beides: Eine les- und druckbare Rechnung im PDF-Format mit darin “eingebauten” strukturierten Daten.
Beide Formate entsprechen dabei allerdings derselben Datenstruktur bzw. der Norm EN 16931.

E-Rechnungen übermitteln

E-Rechnungen können mit unterschiedlichen Methoden an Behörden übertragen werden. Hierzu wurde seitens des Bundes der Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) eingerichtet. Vor der erstn Übermittlung ist allerdings eine Registrierung nötig. Zusätzlich benötigt man eine Leitweg-ID der Behörde an die die Rechnung gestellt wird. Letztere erhält man etweder bei Beauftragung oder kann gesondert abgefragt werden. Eine solche Rechnungkann dann per E-Mail, Upload oder Webservice übermittelt werden.