SAP B1 Blog

Ohne: Die Anschrift muss recherchiert werden
Mit: Anschrift wird automatisch eingesetzt

Ohne: Abzurechnende Beträge müssen manuell aufgeführt werden
Mit: System hat die Beträge bereits gespeichert

Ohne: Abzurechnende Beträge müssen in der Rechnung zusammengestellt werden
Mit: Die Rechnung ist mit einem Klick fertig

Ohne: Gesamte Beträge müssen sogar manuell errechnet werden (Mwst. inklusive)
Mit: Ein klick

Ohne: Zahlungsbedingungen werden als Text angefügt (und müssen stets kontrolliert und aktualisiert werden)
Mit: Im System sind aktuelle Standard Dokumente hinterlegt

Ohne: Rechnung muss gedruckt werden
Mit: Rechnung wird generiert und gespeichert – elektronisch (im richtigen Format)

Ohne: Rechnung muss man prüfen, unterschreiben und kopieren
Mit: fällt weg

Ohne: Die Kopie geht in die Buchhaltung, eine weitere in die eigene Ablage (lochen inklusive)
Mit: Die Rechnung bleibt im System weiterhin einsehbar und wird automatisch im buchhalterischen Prozess erfasst,

Ohne: Weitere Bearbeitungsschritte müssen manuell auf der Rechnung vermerkt werden
Mit: Bearbeitungsschritte werden automatisch dokumentiert und Bearbeiter und Zeit ebenfalls im System vermerkt

Ohne: Rechnungen falten, kuvertiertieren und frankieren. Zudem kommt häufig der Gang zur Post.
Mit: Ein klick

Ohne: Versandzeit zum Empfänger: zwei Tage
Mit: Versandzeit: keine

Ohne: Auch der Empfänger muss die Rechnung bearbeiten. Zahlung: eine Woche später
Mit: Hat der Empfänger auch ein System, können Rechnungen sogar automatisch eingelesen und abgerechnet werden

Ohne: Rückfragen (wegen den bei manueller Rechnungsstellung häufig auftretenden Fehlern) müssen geklärt (auch der Seite des Rechnungsausstellers) nachvollzogen und eine neue Rechnung gestellt werden
Mit: Fehler werden vermieden und falls doch welche auftauchen, sind die Rechnungen für Korrekturen schnell im System auffindbar

Ohne: Für Auswertungen oder Analysen muss man die Rechnungen in Excel erfassen.
Mit: ein Klick – manchmal auch zwei