Erfolgreich durchs ERP Projekt: 9 Probleme und wie man sie verhindert

Problematisch: obwohl es so viel Auswahl an ERP für den Mittelstand gibt, kann keine Lösung den Erfolg garantieren. Allerdings mit der richtigen Unternehmensstrategie, Analyse und Controlling, können Probleme im ERP Projekt mit sich bringen kann, umgangen werden.
Für eine neue ERP-Lösung gibt ein mittelständisches Unternehmen schon mal eine fünf-, sechsstellige Summen aus. Dabei kommt dann in der Regel auch mit einem funktionierenden System heraus. Jedoch ist auch der Projektverlauf für einen Erfolg für das System nicht unwesentlich. Oft verschlingt das ERP Projekt auf einmal viel mehr Geld als ursprünglich berechnet, es dauert viel länger oder weicht von den eigentlichen Zielvorstellungen ab.

Hier eine Auflistung dieser Probleme, ihren Ursprung und wie man sie verhindern kann:

Probleme im ERP Projekt: Fehlende Unternehmensstrategie

Die Fehlannahme der Mittelständler, mithilfe neuer Technologien die anstehenden Schwierigkeiten bewältigen zu können, ist weitverbreitet. Dabei vergessen sie, dass diese Technologien nur das Werkzeug sind und lediglich bei einer guten Unternehmensstrategie Fuß fassen.
Die erfolgreiche Einführung eines ERP System ist also unweigerlich damit verbunden, dass dem Projekt ein durchdachte Unternehmensstrategie zur Verfügung steht. Fehlt diese, kann keine Software der Welt den Erfolg garantieren.

Vor Beginn des Projekts muss zunächst die Entwicklung einer effektiven Unternehmensstrategie stehen. Dabei kann es helfen einige Zielvorstellungen aufzustellen, wie z.B. :

Werden neue Geschäftsbereiche eröffnet und welche sind das?
Auf welche Märkte zielt das Unternehmen ab?
Wann möchte das Unternehmen wo stehen?
Welche Richtung will die Geschäftsführung generell anstreben?
Welchen Wettbewerbsvorteil hat das Unternehmen und wie soll die Organisation diesen festlegen oder erweitern?

Probleme im ERP Projekt: Fehlende ERP-Strategie

Aufgrund dieser Ziele kann man nun die ERP-Strategie definieren. Spätestens hier wird die Notwendigkeit einer Unternehmensstrategie eindeutig, denn nur aufgrund von dieser kann man z.B. festlegen welche Arbeitsprozesse man mit dem ERP optimieren will. Mit einer dieser Strategie kann das Unternehmen also festlegen, wo sie mithilfe des ERP ihre Effizienz steigern möchte. Führt man das ERP ohne eine so abgestimmte Strategie ein, wird der langfristige Erfolg des Systems in dem Unternehmen darunter leiden.

Probleme im ERP Projekt: Unterschiedliche ERP- und Unternehmensstrategie

Zu einem weiteren Problem wird die mangelnde Anpassung der ERP-Strategie, an die sich mit der Zeit verändernden Unternehmensstrategie. Es ist normal, dass sich die Zielsetzungen unter den Bedingungen von z.B. neuen Produkten, wandelnde Märkte oder wechselnde Wettbewerber im Lauf der Jahre entwickelt. Die ERP-Strategie muss dann allerdings mithalten und sich an die neuen Zielbedingungen anpassen. Sonst kann das ERP-System dem Unternehmen keine optimale Effizienz mehr gewährleisten.

Probleme im ERP Projekt: Wichtigkeit der Analysephase wird nicht erkannt

Das nächste Problem stellt häufig die Analyse des ERP-Projekts dar. Um eine Analyse durchzuführen, ist vorauszusetzen, dass das Unternehmen sich über Geschäfts- sowie ERP-Strategie bewusst ist. Dabei ist allerdings oft nicht ganz klar, mit welchen Zielen die ERP Lösung im genauen Sinne eingesetzt werden soll und welche Schritte dazu notwendig sind. Außerdem wird der Zeitaufwand dafür häufig unterschätzt. Je nach Größe des Unternehmens werden 3 bis 100 Personentage für die Analyse benötigt. In dieser Phase kann der Kunde gemeinsam mit dem Anbieter des ERP die eigenen Arbeitsprozesse und Ziele zu analysieren und zu strukturieren, dass diese während des Projekts nicht verloren gehen. Um den Erfolg des ERP zu garantieren, müssen Unternehmen diese Punkte allerdings erarbeiten. Hier ein paar Beispiele:

Welche Kernprozesse und Kerngeschäftsfelder muss die neue Software abbilden?
Welchen Zeitaufwand benötigt die Datenmigration bzw. Altdatenbereinigung?
Was passiert mit Aufträgen die vor der Umstellung gestellt wurden, aber erst danach geleistet und/oder verrechnet werden?
Wie werden die offenen Rechnungen behandelt?
Was muss man bei Restleistungen berücksichtigen?

Probleme im ERP Projekt: Zeitplan wird falsch kalkuliert

Ein anderes mögliches Problem ist der allgemeine Zeitbedarf oder auch Zeitdruck im ERP Projekt. Die Beteiligten unterschätzen diesen oft. Um mit dem ERP-System an dem geplanten Termin starten zu können, werden z.B. Testphasen, dringende Anpassungen oder notwendige Schulungen nicht mehr realisiert. Deswegen ist es wichtig, den Zeitplan im Voraus genau festzulegen, den Budgetplan mit einzubeziehen und die Terminplanung auch während des Projekts stets im Auge zu behalten.

Probleme im ERP Projekt: Vernachlässigung des Projektcontrollings

Zwischen 10 und 20 Prozent eines Projektvolumens entfallen bei einem ERP Projekt auf die Dienstleistungen. Viele der Mittelständler wissen nicht, wie viel Zeit und finanzielle Ressourcen Controlling, Überwachung und das Management eines solchen Projekts braucht. Zudem braucht der Dienstleister Unterstützung von einem Unternehmens internen Projektmanager.
Die Aufgaben dieses Projektcontrollings ist es:

Kosten, Termine und Nutzen im Blick zu behalten und gegebenenfalls einzugreifen, z.B. in der Zielplanung oder Budget
Falls der Bedarf einer Veränderung auftritt, diesen wahrnehmen und umsetzen. Wenn sich Ziele oder Bedingungen ändern, kann man die erfolgreiche Umsetzung des Projekts oft auf einem anderen Weg besser erreichen.
Um das Projekt zu optimieren, kommt es auch vor das innerbetriebliche Veränderungen vorgenommen werden müssen. Das zu erkennen und umzusetzen fällt auch dem Projektcontrolling zu.

Probleme im ERP Projekt: Fehlende Unterstützung der Geschäftsführung

Um ein Projekt auch innerbetrieblich komplett erfolgreich durchzuführen, benötigt es häufig zusätzliche Arbeit der einzelnen Mitarbeiter. Hierzu muss man den Projektverantwortliche von seinen normalen Aufgaben freistellen. Das führt zu Unmut gegenüber dem Projekt und kann es zum Scheitern bringen. Um das zu verhindern, muss die Geschäftsführung Projektmarketing im eigenen Unternehmen betreiben und die betroffenen Mitarbeiter überzeugen, dass sich die momentan zusätzliche Arbeit für sie auszahlt.
Außerdem muss die Geschäftsleitung mit dem Dienstleister zusammen arbeiten und die Aufgaben in der Verantwortung klar festlegen. Außerdem sollten die Verantwortlichen immer ein offenes Ohr für den (zwischenmenschlichen) Ton haben und das Verständnis der Projektbeteiligten untereinander fördern.

Problem 8: Datenmigration wird unterschätzt

Bei der Datenmigration werden nicht nur Altdaten vom bisherigen System in das neue übertragen. Alte Karteien muss man ausmisten, inaktive Datensätze und zehn Jahre alte Rechnungen löschen. Produktinformationen von nicht mehr vertriebenen Produkten sollte man sowieso weglassen. Andere Daten dagegen, müssen neu strukturiert oder aufbereitet werden. Der Aufwand der für diese Aufgabe betrieben werden muss, wird deshalb oft unterschätzt. Nimmt man diesen jedoch nicht auf sich nimmt man die Last der alten Daten mit in das neue System.

Probleme im ERP Projekt: Wird nicht mit Methode und vorausschauend angegangen

Auch der Dienstleister kann der Verursacher für Probleme bei der Einführung eines ERP Systems sein. Beispielsweise wenn er keine Projektmethodik mitbringt, da diese als Grundlage des Unterfangens dient. Von der Analyse zum Angebot, Vertrag und bis zum Projektablauf selbst, sollte methodisch vorgegangen werden. Die einzelnen Fortschritte sollte man dabei definieren und dokumentieren.

Darüber hinaus ist es so: Projekte, die kleiner beginnen und erst später wachsen sind oftmals erfolgreicher. Das liegt daran, dass nur 80 Prozent der gestellten Anforderungen an das System, tatsächlich Sinn machen und die anderen zehn Prozent nur wenig Mehrwert einbringen, jedoch viel Aufwand und Geld gekostet haben. Heißt also, kleinere Projekte, die nicht von Anfang an alle Wünsche abdecken, sind oft effektiver und besser fürs Unternehmen als große Projekte.