Erfolgreich durch's ERP-Projekt: Anbieter-Briefing

Ob noch auf der Suche oder bereits in festen Händen: Das Anbieter-Briefing ist eine gute Möglichkeit, den ERP-Anbieter mit allen wichtigen Informationen über Ihr Unternehmen zu versorgen.

Wenn Sie häufiger unsere Beiträge lesen, ist Ihnen mit Sicherheit aufgefallen, dass wir Unternehmen dazu ermahnen, ihren ERP-Anbieter mit genügend Informationen zu versorgen. Schließlich ist jeder Kunde ein bisschen anders und darauf soll und kann entsprechend eingegangen werden – wenn man denn weiß wie.

Nun ergibt sich daraus die berechtigte Frage, welche Informationen sollen dem Anbieter zugespielt werden? Und wann?

Das Anbieter-Briefing

Ein guter Zeitpunkt ist dies bereits im ERP-Auswahlverfahren damit anzufangen. Bereits bei der Suche nach dem passenden Anbieter kann das, was Sie brauchen, auch DAS entscheidende Kriterium sein. Ein Anbieter mit tollen Referenzen und vielseitigen Lösungsangeboten, sieht zwar gut aus – wenn der Sie und Ihr Unternehmen nicht versteht, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Ein guter Anbieter muss nicht der richtige Anbieter sein. Ein beliebtes Mittel ERP-Anbieter besser einschätzen zu können ist das sogenannte “Anbieter-Briefing”.

Hierbei soll den verschiedenen Anbietern – oder auch schon einem konkreten Anbieter – klar werden, worum es bei Ihnen geht und worum es bei dem Projekt gehen soll. Oft stehen dabei die Präsentation des Unternehmens, ein Firmen-Rundgang und die Beschreibung der Prozesse auf der Agenda.

Was hier profan klingt, sind aber genau die Dinge, um die es geht. Gehen wir also ein bisschen tiefer auf die einzelnen Punkte ein.

Das Unternehmen

Wenn Sie Ihr Unternehmen vorstellen, beziehen Sie am besten alle Personen mit ein, die an dem ERP-Projekt beteiligt sind. Je nach Größe sind das mehr oder weniger, alle oder nur die Abteilungsleiter. Daran wird zum einen die Vielschichtigkeit Ihres Unternehmens deutlich und die Ansprechpartner bekommen ein Gesicht. Ja, das hat auch in einem IT-Projekt noch niemandem geschadet.

Ansonsten: Sie wollen hier nichts verkaufen, sondern viel Geld in die Hand nehmen um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern und zu erneuern. Legen Sie Ihre Kennzahlen offen, stellen Sie Ihre Kernprodukte und/oder Services vor und zeigen Sie die Struktur hinter den Kulissen. Auch Ihre Pläne für die Zukunft sind wichtig.
Wichtige Informationen können hier z.B. sein: die Abteilungen und Interaktionen, externe Dienstleister, Standorte, Ausland oder neue Märkte.

Der Rundgang

Frei nach dem Motto “Doppelt hält besser” können Sie im Firmen-Rundgang, das eben Präsentierte direkt zeigen. Sorgen Sie dafür, dass bei der Führung genügend Zeit für Rückfragen bleibt – und das jemand anwesend ist, der die Fragen auch beantworten kann. Ergo: Zu Projekt-Fragen die Firmen- bzw. Projekt-Leitung und – je nach Unternehmensgröße – jemand aus der entsprechenden Abteilung. Dadurch können Sie nicht nur viel im Voraus beantworten, sondern auch Missverständnissen vorbeugen.

Die Prozesse

So langsam kommt es dann zum Kernthema: die Prozesse. Was sind die zentralen Prozesse in Ihrem Unternehmen und was davon wird bereits mit Software bearbeitet und was muss ins neue ERP-System. Welche das genau sind, ist meist abhängig von der Branche. Wichtig ist hierbei, dass Sie Ihre bisherigen Prozesse nicht leichtfertig überspringen, sondern so konkret wie möglich beschreiben. Schließlich ist es dann die Aufgabe des ERP-Anbieters, eine passende, vielleicht bessere Lösung für Sie zu finden. Hilfreich sind hier Anwendungsbeispiele. Und gehen Sie auch hier nicht nur auf den Regelfall ein – sondern beschreiben Sie auch Sonderfälle.

Anhand dieser Informationen können Ihnen die ERP-Anbieter gleich konkrete Lösungen zu Ihrem Problem vorschlagen und Sie können anhand dieser Vorschläge auswählen – und nicht anhand gut-gemeinter, aber ineffektiver Pauschal-Angebote. Auch wenn Sie sich bereits für einen ERP-Anbieter entschieden haben, ist ein Anbieter-Briefing hilfreich und bietet eine gute Grundlage für das Projekt, um Missverständnisse und damit Zeit und Geld zu sparen.

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