ERFOLGREICH DURCH’S ERP-PROJEKT /Einführungsmethoden

Wer plant, eine ERP-Software in einem mittelständischen Unternehmen einzuführen, kann zwischen verschiedenen Strategien wählen: das agile oder das klassische Vorgehen der ERP-Einführung.

Klassisches Vorgehen

Das klassische Vorgehensmodell hat einen zeitlich klar geregelten Ablauf. Die einzelnen Phasen der Einführung laufen linear ab und erlauben höchstens den Rücksprung auf die vorige Phase. Bekannte klassische Einführungsstrategien sind z.B. das “On-Target” Vorgehensmodell oder auch das für SAP Integrationen entwickelte “ASAP” (“AcceleratedSAP”) Vorgehensmodell.

Ablaufbeispiel einer “klassischen” ERP-Einführung:

Planung und Vorbereitung der Einführung
Analysephase: auswerten der Ist-Situation und Umsetzungs-Konzept des Soll-Zustandes
Anpassung der ERP-Software und gänzliche Implementierung aller individuellen Erweiterungen
Umstellung auf das neue ERP-System

Je nach Umfang der Einführung enthält jede dieser Phasen eine große Anzahl von Aufgaben sowie Risiken. Wesentlich für das klassische Vorgehen ist aber, dass die Phasen und ihre Ergebnisse zeitlich aufeinander folgen und sich somit gegenseitig bedingt.

Pro:

Vorteilhaft ist die einfache, verständliche Struktur der Einführung und (zunächst) klare Planbarkeit der einzelnen Phasen.

Contra:

Die Möglichkeit der genauen Planung der Phasen wird allerdings schnell zum Nachteil der klassischen Vorgehensweise. Denn bereits zu Beginn der Einführung muss festgelegt werden, welche Anpassungen und individuellen Implementierungen für die Umstellung erforderlich sind.

Besonders bei Einführungen in mittelständischen Unternehmen wird meist erst während der Umsetzungsphase (also 3.-4. Phase im Beispiel) erkannt, welche Umsetzung eigentlich die Beste wäre. Das Optimierungspotenzial durch die ERP-Software wird erst spät entdeckt und es wird so erst dann klar, wie das fertige System aussehen könnte.

Agiles Vorgehen

Durch die Schwierigkeiten mit der Unbeweglichkeit der klassischen Vorgehensweise, hat sich besonders in den kleineren und mittelständischen Unternehmen ein flexibleres Modell durchgesetzt. Um die Risiken eines völlig unstrukturierten Modells zu vermeiden, wurden sog. Agile Vorgehen entwickelt. Am bekanntesten sind “SCRUM” von der Scrum Alliance oder der “Rational Unified Process” von IBM. Diese agilen Vorgehensmodelle haben strukturierte Konzepte zum flexiblen Erreichen des Ziels (das fertige ERP-System).
Diese Flexibilität wird dadurch erreicht, dass Analyse, Anpassung und Umstellung in mehrere kleine Phasen aufgeteilt wird. Am Ende jeder Phase wird außerdem getestet ob das geplante für das Endziel (das ERP-System) sinnvoll ist. So wird die Software bzw. die Geschäftsprozesse mit jeder Phase verbessert.

Ablaufbeispiel einer “agilen” ERP-Einführung:

Planung und Vorbereitung der Einführung
Analysephase: grobe Auswertung der Ist-Situation und Umsetzungs-Konzept des Soll-Zustandes
Planen der einzelnen Phasen und deren grobe Inhalte
Grober Plan der Ziel-ERP
Phase 1 (IMMER Teilbetrachtung des ERP):
- Analyse der Ist-Situation
- Soll-Konzept des Ziel-Systemsteils
- Test-Umstellung auf das neue System
- Analyse des Benutzer-Feedbacks
Phase 2 (weiter Systemteil) und alle weiteren Phasen
(wie Phase 1)
Endgültige Umstellung auf das neue ERP-System

Contra:

Die Phasen und die ERP-Einführung können trotzdem nur grob geplant werden. Deshalb birgt auch dieses Vorgehen Risiken wie chaotisches Vorgehen und schwere Planbarkeit der Ergebnisse.

Pro:

Da ein einfach ungeplantes Vorgehen schlicht im Chaos endet, möchte die agile Vorgehensweise einen klaren aber flexiblen Prozess definieren. In dem Modell wird z.B. der Fokus der einzelnen Phasen, die Rollen der Beteiligten sowie die Zwischenergebnisse miteinbezogen. So bleibt der Prozess auf der einen Seite strukturiert, ist auf der anderen Seite aber auch flexibel anpass- bzw. planbar um das Optimum eines ERP-Systems zu erreichen.

Die Vorgehensweisen im Vergleich

Das klassische und das agile Vorgehen unterscheidet sich vor allem im Projektablauf. Man versucht gegensätzlichen Methoden, erzielt jedoch ein ähnliches Ergebnis.

Im Vergleich der beiden Vorgehensweisen, wird klar, dass das klassische Modell nur dann geeignet ist, wenn alle Beteiligten ein klares Bild des Ziel-ERP erstellen können. Außerdem dürfen die Phasen der Einführung nicht all zu komplex werden. Umso komplizierter in den Phasen die einzelnen Anpassungen und Implementierungen werden, umso mehr wird sich die optimale ERP-Lösung erst im Umsetzungsprozess herausstellen. In diesem Fall ist die agile Vorgehensweise die bessere Variante.

Besonders wenn einzelne Abteilungen getrennt umgestellt werden sollen oder einzelne Softwareteile einzeln in Betrieb genommen werden, sollte immer das agile Vorgehen für ein Einführungsprojekt gewählt werden.