ERP Einführung: Mitarbeiter überzeugen

Eine ERP-Software ist nicht allein der Garant für Erfolg. Bei einer Einführung müssen auch die ERP Nutzer überzeugt sein.

Vor einem ERP-Projekt zittern alle Beteiligten. Es ist viel Geld im Spiel und es gibt eine Menge Entscheidungsträger. Demnach wird im Vorfeld versucht, jedes Risiko zu senken. Dabei werden oft nur die technischen Hürden bedacht und das Projekt scheitert aber an kommunikativen Lücken. Oder besser gesagt: Nicht das ERP-Projekt scheitert, sondern der spätere Einsatz des Systems. Oft bleibt der versprochene Erfolg aus und hinterlässt stattdessen Anwender-Frust.

Das große, unbekannte System

Führungskräfte sind es im besten Fall gewohnt die Zukunft zu kalkulieren und neue Schritte zu wagen. Ihre angestellten Mitarbeiter eher weniger. Daher stehen sie Veränderungen an Arbeitsabläufen eher argwöhnisch gegenüber. Und die gehen mit der Neueinführung einer ERP-Software einher. Angst vor dem Verlust der gewohnten Prozesse und einem Gefühl der Überwachung und Automatisierung ihrer Tätigkeiten, macht das neue System zu einer Bedrohung. Und dagegen wird sich gewehrt.

Nun gibt es aber Möglichkeiten diesen Widerstand schon im Vorfeld abzuwehren. Wenn es der Geschäftsführung stattdessen gelingt, die zukünftigen Anwender von dem System zu überzeugen, haben sie eine wichtige Erfolgs-Garantie gewonnen. Die drei T’s – Transparenz, Timing, Trend – sind hilfreiche anchor points für eine gelungene Mitarbeiter Integration.

Transparenz

..ist der wahrscheinlich wichtigste Punkt, wenn Sie Ihre Mitarbeiter von einer ERP-Neueinführung überzeugen wollen. Sie kennen das sicher selbst: Fühlen Sie sich erst übergangen, ist es meist schon zu spät. Abgesehen davon, kann es auch für die Software von Vorteil sein, wenn die Mitarbeiter miteinbezogen werden – schließlich kennen die das System am besten. Ziehen Sie hier eventuell einen Berater hinzu. Die wissen, wie man die Mitarbeiter im ERP-Projekt integriert, ohne das es destruktiv wird.

Timing

..gehört an diesem Punkt auch dazu. Sie sollten den Punkt abpassen, wenn es genügen Informationen gibt. Zum Beispiel sollte klar sein, wann das ERP-Projekt stattfindet. Alles andere stiftet nur Verwirrung und unterstützt Falschmeldungen im Flurfunk. Schaffen Sie am besten einen einheitlichen Informations-Kanal, wie z.B. ein Forum im Intranet oder einen News-Letter. Festigen Sie die Informationen aber wenn möglich auch noch mal bei persönlichen Gegebenheiten (z.B. Konferenzen). Das macht diese präsent und verleiht Seriosität und Wichtigkeit.

Trend

..ist ERP. Machen Sie das neue System für Ihre Mitarbeiter attraktiv. Schließlich hilft die Software nicht nur dem Unternehmen, sondern auch jeder einzelnen Kraft beim täglichen Geschäft. Zeigen Sie, wie optimierte Funktionen und Abläufe bei Routine-Arbeiten entlasten können und mehr Platz für Aufgaben mit kreativem Anspruch haben. Oder einfach weniger Arbeitszeit. Man sagt, Menschen die weniger arbeiten (müssen), sind motivierter und bleiben länger an einem Arbeitsplatz.

Erfolgreiche ERP Einführung abschließen

Grundsätzlich ist es gut, wenn Sie im Kontext mit dem ERP-Projekt ein allgemein positives Gefühl schaffen und Ihren Mitarbeiter aufzeigen, dass die Einführung für Sie viele positive Möglichkeiten zum effektiven und eigenständigen Arbeiten ermöglicht. Das vermeidet das Gerücht einer automatisierten Kontroll-Kultur. Schulungen nach der Implementierung des Systems sorgen dann für das Übrige. Ein ERP-Berater kann hier große Hilfe leisten.