ERP im Standard – was heißt das?
10 Jan

ERP im Standard – was heißt das?

Begibt sich ein Unternehmen auf die Suche nach einem neuen ERP-System, steht es früher oder später vor der Entscheidung Standard-Software oder spezialisierte Lösung. Es gibt viele Gründe, die für ein Standard-System sprechen – nicht zuletzt der, dass ERP-Lösungen wie SAP Business One so flexibel sind, dass sie auch noch an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden können. Dennoch ist die Meinung darüber, was so ein Standard-System so grundsätzlich abdecken sollte sehr verschieden. 

Um böse Überraschungen zu vermeiden hilft es schon mal, vor der ERP-Auswahl für sich als Unternehmen genau zu definieren, was man genau mit dem Einsatz eines neuen Systems erreichen möchte. Hilfreich ist in diesem Fall die altbekannte Prozessanalyse. Die Ergebnisse können dann mit den Möglichkeiten eines Standard-Systems abgeglichen werden.

Was heißt da schon “Standard”?

Aber was beinhalten nun diese Möglichkeiten und was ist davon tatsächlich “standard”?

Es kommt heute fast nicht mehr vor, dass Unternehmen ganz ohne Buchhaltungssoftware oder anderen Systemen gearbeitet haben, deren Prozesse die Arbeit der Firma begleitet. Dies sind die gleichen Prozesse, die auch in einem ERP-Standard-System  als Basis abgedeckt werden. Deshalb spricht man dabei auch von “Basisfaktoren”. Diese werden beim einem ERP-System implizit erwartet und erst das Fehlen zeigt in der Regel das Vorhanden sein dieser Funktionen auf.
Was folgt, sind die “Leistungsfaktoren”, also Funktionen, die vom künftigen Nutzer des Systems gezielt erwartet werden. Diese sind nur noch durch sog. “Begeisterungsfaktoren” zu übertreffen, also Funktionen mit Überraschungseffekt, die vom Nutzer nicht erwartet wurden.

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Die Ansprüche wachsen

Allerdings ist es bei ERP-Systemen häufig so, dass Leistungsfaktoren schnell zu Basisfaktoren werden und Begeisterungs- zu Leistungsfaktoren. Besonders da auch in anderen Systemen – mit denen bis dato in dem jeweiligen Unternehmen gearbeitet wurde – viele der Basis- und Leistungsfaktoren abgebildet waren und so die Ansprüche an das neue System wachsen. Man könnte fast schon von einer Erwartungshaltung an die Begeisterungsfaktoren sprechen.

Nicht wie gewohnt

Ein weiteres Problem dieser Erwartungshaltung ist, dass es vielen Nutzern schwer fällt ihre bisherigen gewohnten Funktionen abzulegen (was auch nicht immer notwendig ist). Softwareentwickler legen die Funktionen jedoch immer nach ihren eigenen Erfahrungen und Wissen aus. Manchmal ist eine Umstrukturierung der Prozesse auf jene in der neuen Software vorhandenen auch ein echter Gewinn für das Unternehmen, da die abgebildeten Funktionen auf ihren Erfolg getestet sind und so eine Optimierung bedeuten. Dabei wird oft mit dem Feedback der Kunden gearbeitet. Die Ergebnisse in der Standard-Lösung sind am Ende dann aber auch dementsprechend verschieden. Sich trotzdem auf ungewohnte Anwendungen einzulassen, kann sich aber wie gesagt lohnen. Ein objektiv ideal ERP-System gibt es nicht – auch nicht im Standard.

Statt langen Diskussionen über die Notwendigkeit von einzelnen Funktionen mit dem Anbieter, macht man es sich als Unternehmen einfacher, auch die banalsten Basisfunktionen schriftlich bei den Anforderungen festzuhalten. So kommt es auf jeden Fall zu keinen “Standard”-Missverständnissen.

 

 

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