ERP Projekt und Gewohnheit - anpassen oder übernehmen?

Die Einführung eines neuen ERP Systems bietet viele Chancen für ein Unternehmen. Doch oft stehen im ERP Projekt die Mitarbeiter und ihre Gewohnheit diesen im Weg. Trotzdem ist das ERP-Projekt die Chance die Prozesse anzupassen.

Routine oder Prozesse anpassen

Veränderungen aus eigener Energie heraus anzustoßen, ist keine leichte Aufgabe. Fast immer brauchen wir einen äußeren Einfluss, dass wir aus unserer Routine ausbrechen. Nicht umsonst heißt es: Die Macht der Gewohnheit. Und die ist ganz menschlich, sagt auch Hirnforscher Gerhardt Roth in der Zeit. “Die Konfrontation mit neuen und komplizierten Dingen erfordert Bewusstsein, Aufmerksamkeit und Konzentration – das Gehirn strebt darum danach, alles zu routinisieren”. Da ist der routinierte Griff zur Kaffee-Tasse, der routinierte Einkauf in immer demselben Supermarkt und der routinierte Umgang mit unseren Mitmenschen im Alltag. Das macht Abläufe greifbar und verlässlich. Dieses Verhalten wird in der Arbeitswelt adaptiert und spiegelt sich deshalb in den Arbeitsprozessen wider.

Demnach passen wir diese Prozesse möglichst dem uns bekannten und gängigen Weg an. Allerdings ist damit nicht gesagt, dass dieser Weg auch der beste und komfortabelste ist. Oft machen wir es unnötig kompliziert und beschwerlich, stehen uns aber selbst im Weg, da wir ohne den äußeren Anreiz nur schwer die gewohnten Wege verlassen können. Eine gute Möglichkeit einen solchen Anreiz zu schaffen, ist ein ERP Projekt.

Gewohnheit vs. Software

Zwar sagt man eine gute ERP-Software zeichne sich dadurch aus, dass sie die bestehenden Prozesse des jeweiligen Unternehmens abbilden kann. Jedoch trifft das nur zu, wenn diese Prozesse auch bestmöglich funktionieren. Oft sind die Abläufe in Unternehmen, die ohne oder mit einer veralteten System-Lösung gearbeitet haben, zwar funktional aber nicht optimal.

Die, durch die mittlerweile rasante Geschwindigkeit erzielten Entwicklungen zur Prozessoptimierung im digitalen Bereich, übersteigen zudem die Vorstellungskraft der meisten Unternehmen, was überhaupt möglich ist. In diesem Zuge ist der ERP-Berater in der Pflicht diese Möglichkeiten vorzustellen und Empfehlungen zu treffen, um Prozesse anzupassen. Doch was so gut und einfach klingt, muss zunächst den Kampf mit dem Gewohnheitstier Mensch aufnehmen.

Unternehmen und ERP-Berater: Hand in Hand im ERP Projekt

Man mag es kaum glauben, aber oft werden Projektleiter zu eingefleischten Prozess-Verteidigern im ERP Projekt. Und hat man als ERP-Berater diesmal von einer neuen Variante überzeugt, zittern die Mitarbeiter vor der ungewohnten Neuerungen. Wenn aber Management und ERP-Beratung Hand in Hand arbeiten, werden Verweigerer von neuen Abläufen schnell besänftigt. Dazu gehört, dass die Geschäftsleitung klar kommuniziert welche Prozesse sich warum verändern. Dabei ist es sinnvoll, die finalen Beschlüsse auch als solche hinzustellen (final), aber genau zu erläutern wie es zu dem jeweiligen Änderungsbeschluss kam. Bei der Beschluss-Findung kann die Geschäftsleitung wiederum gerne die Mitarbeiter, die in die Prozesse involviert sind, um Verbesserungsvorschläge befragen.

Dabei sollte der ERP-Berater beiden Seiten unter die Arme greifen. Nur für ihn (und hoffentlich auch für die Geschäftsführung) ist klar, wie die Prozesse am Ende zusammenwirken. Die Aufgabe der ERP-Beratung ist es, dieses Wirken für alle Nachvollziehbar zu machen. Dazu eignen sich News-Updates während des Projekts, sowie Schulungen für alle Mitarbeiter.

Gewohnheiten durch Neue ersetzen

Aber wozu der ganze Aufwand? Weil es sich lohnt und die Einführung eines neuen ERP-Systems erst sinnvoll macht. Selbst wenn sich nur kleine Teile der Abläufe verändern, kann eine ERP-Software sehr viel besser halten, was sie verspricht. Die großen Ankündigungen von schnelleren Abläufen, mehr Transparenz und höherer Effizienz können sich erst erfüllen, wenn auch die Prozesse in den notwendigen Teilen angepasst werden. Z.B. verbessert sich ein Dokumentenmanagement nur durch eine bessere Suchfunktion, wenn man die Daten auch richtig abgelegt. Solange Teile des Informationspakets fehlen, kann dieses darüber auch nicht gefunden werden.

Diese Schritte müssen allerdings für den Läufer verständlich sein, sonst sieht er den Weg vor lauter Weisern nicht. Denn erst, wenn uns eine sinnvolle Alternative offen liegt, können wir von unserer Gewohnheit ablassen und diese durch andere ersetzen.