ERP-Systeme für Start-Up Unternehmen: Probleme und Lösungen

Sich bei Gründung eines Unternehmens Gedanken über ein ERP-System zu machen, ist ungefähr so wie sich beim Hausbau mit der Einrichtung zu beschäftigen – schlicht zu früh. Das “alles zu seiner Zeit”-Prinzip greift hier, da das Geschäftsmodell oft noch bis zur Markttauglichkeit angepasst werden muss. Denn wie sollen zu dem Zeitpunkt schon genaue Anforderungen an eine Software für ein Start-Up definiert werden?

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Allerdings geht es schnell, dass administrative Aufgaben zu viel Zeit in Anspruch nehmen und die Kundenbetreuung darunter leidet. Und auch ein ERP-Projekt braucht seine Zeit. Vier bis zwölf Monate kann es dauern, bis es eingesetzt werden kann. Das heißt, auch ein Start-up-Unternehmen sollte sich rechtzeitig mit der Auswahl einer geeigneten ERP-Lösung beschäftigen. Zu beachten sind ebenfalls, die Projekt-Zeitspannen sich je nach Unternehmenstyp differenzieren. Während eine ERP-Einführung bei Dienstleistungsfirmen mit einer Standard-Lösung recht einfach durchzuführen ist, ist ein ERP-Projekt bei produzierenden Unternehmen sehr viel komplexer.

Ebenfalls eingeplant werden, sollte das Budget für ein ERP-Projekt, dass bei Start-ups eher selten üppig ausfällt. Oft überschreiten die Projekt-Kosten auch die geplante Summe. Deshalb sind gerade Miet- oder Leasingmodelle eine attraktive Alternative für junge Unternehmen. Die Projekt-Kosten, oder wenigstens die Softwarelizenzen, können monatlich beglichen werden. Eine andere Möglichkeit, sind Leasinggeber, die sich auf die Finanzierung von IT-Projekten festgelegt haben.

Neben der Finanzierung und dem Zeitdruck ist und bleibt der Mangel an Prozesserfahrung das größte Problem der Start-Up Unternehmen. Um ein geeignetes ERP-System für das Unternehmen zu finden und an die eigenen Ansprüche anzupassen, müssen sich ebendiese erst mal entwickeln. Ein erfahrener ERP-Anbieter kann mit einer guten Prozess-Analyse möglicherweise helfen. Aber jedes junge Unternehmen kann sich selbst auch gut auf ein ERP-Projekt vorbereiten. Hier ein paar Tipps:

Wählen Sie ein Phasenkonzept
Bei einem Phasenkonzept wird das ERP-System mit einer kleinen Anzahl an Userlizenzen und weniger Funktionsumfang, dafür kostengünstig aufgebaut. Das Start-Up kann so erst mal die ERP-Lösung “testen” und je nach Bedarf anpassen und um weitere Lizenzen ergänzen.
Schränken Sie den Funktionsumfang nicht zu sehr ein
Bei einem Start-up verändert sich das Geschäftsmodell meist im Laufe der Zeit. Damit verändert sich auch der Bedarf an Funktionen im ERP-System. Eine breit aufgestellte Software, kann dann Funktionen abbilden, die im ursprünglichen Funktionsanspruch noch gar nicht bedacht wurden.
Definieren Sie Prozesse
In einem jungen Unternehmen ist es schwer, feste Arbeitsprozesse zu strukturieren. Es hilft dem ERP-Projekt aber ungemein, wenn schon einige Arbeitsabläufe etabliert sind. Holen Sie sich Tipps bei anderen Unternehmen oder recherchieren Sie zum Thema Prozess-Definition. Auch ein erfahrener ERP-Anbieter kann hier von großem Nutzen sein.
Orientieren Sie sich am Standard-System
Passt man das System nicht individuell an, hat das den Vorteil, dass es Kosten spart und dass die Software leicht auf spätere Releases upgedatet werden kann. Oft werden spezielle Anpassungen einer ERP-Lösung später gar nicht rentabel genutzt. Programmierung ist zudem kostspielig.
Erwerben Sie Lizenzen nach Bedarf
Um weiter unnötige Ausgaben zu vermeiden, sollten Benutzerlizenzen nur dem Bedarf nach erworben werden.

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