ERP (Enterprise Ressource Planning) ist eine Software-Anwendung zum Management und Integration Funktionen zentraler Geschäftsprozesse wie Finanzwesen, Personalmanagement, der logistischen Kette und der Verwaltung von Beständen. Wesentlich ist, dass dies alles integrativ in einem System auf einer Datenbasis stattfindet.

Das Wesen eines ERP Systems

Ein ERP-System besteht aus Softwarekomponenten oder Modulen, von denen sich jedes auf einen bestimmten ERP Systeme strukturieren sich meist über Module. Diese konzentrieren sich auf Teile in der Prozesslandschaft, wie Verkauf, Einkauf, Logistik, Produktion, Service, Finanzen usw. Geschäftsprozess konzentriert. Davon sind einige dieser Module für nahezu alle Unternehmen relevant.

Schlüsselmodul Finanzwesen eines ERP-Systems

Das Finanz-Modul in einer ERP Software automatisiert die Buchführung, Rechnungsstellung, Prognosen und das darauf basierende Berichtswesen und Analysen. Dies ist oft der hauptsächliche Grund, warum ein Unternehmen von einer eigenständigen Buchhaltungssoftware zu einem ERP-System wechselt. Das Finanzwesen ist gleichsam die Herzkammer des ERP Systems, das aus allen Bereichen Informationen in Finanzdaten wandelt und mit entsprechenden Impulsen an die anderen angeschlossenen Geschäftsprozesse steuert.

Human Resources (HR) in ERP-Software

Je nach Branche ist auch das Personalmanagement bzw. Human Resources (HR) von wesentlicher Bedeutung als integriertes Modul in einem ERP-System. Das auch als Human Capital Management (HCM) bekannte Modul verwaltet die Daten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Es verwaltet und steuert dabei die Sozialleistungen, steuert die Gehaltsabrechnung. Gleichzeitig sind Bereiche wie Weiterbildung, Schulung, Zertifizierung immer mehr integriert. Direkt angedockt sind oft Urlaubs- und Verwaltung anderer Abwesenheiten. Arbeitszeitmodelle und Überstundenmanagement findet man hier auch, sind aber damit für andere Bereiche der Arbeitssteuerung in anderen Modulen wesentlich.

Oder To Cash für den Handel

Für Handelsunternehmen ist natürlich das Verkaufsmodul mit Order to Cash Prozess besonders relevant. Hier wird vom Auftrag über Lieferschein bis zu Abrechnung der ganze Handelsprozess begleitet. Öfters werden auch die Funktionen einer CRM-Anwendung in den Funktionsumfang der ERP-Software übernommen. Angebot und Opportunity-Management werden dann dem Verkauf vorgeschaltet.

ERP für den Einkauf

Auch der Einkauf (Procurement) wird innerhalb einer integrierten ERP-Lösung gesteuert. Ob ein einfacher Einkaufsprozess oder eine komplexe Rahmenauftragsabwicklung. Möglichst alle Prozesse des Einkaufs sollten darstellbar sein. Erweitert kann das System auch ein E-Procurement abbilden.

SCM, WMS & TMS

Unternehmen, die mit physischen Produkten handeln, benötigen in der Regel ein Modul für das Supply-Chain-Management (SCM). Es werden Lagerbestände verfolgt und im alle Lagertransaktionen anschließend im WMS -Modul gesteuert. Je nachdem, wir noch ein Transportverwaltungssystem (TMS) als erweiterte Logistikfunktion benötigt.

Produktionsplanung und Produktionssteuerung (PPS)

ERP Systeme haben oft Funktionen, die in früherer Zeit in speziell dafür programmierter Software behandelt wurde. Tatsächlich ist dies natürlich sehr sinnvoll, dass fast alle anderen Prozesse von der Produktion abhängig sind. Die Art und Auswahl der Funktionen eines solchen Moduls unterscheidet sich stark nach Art des Fertigungsbetriebes:

Grob unterscheidet man hier zwischen:

Einmal Fertigung / Projektfertigung
Kleinserienfertigung
Serienfertigung
Massenfertigung
Fließfertigung / Prozessfertigung

Was macht eine gutes ERP System aus?

Natürlich muss ein jedes Unternehmen für sich selbst bewerten, welche ERP Software für es gut ist. Allerdings haben sich einige Kriterien als richtig und wichtig herausgestellt, was ein gutes ERP System ausmacht.

Single Source of Truth

Basis und grundlegende Eigenschaft eines guten ERP Systems, ist die zentrale Datenbank aller abgebildeten Module innerhalb der Software. Diese Eigenschaft garantiert eine schnelle und einfache Vernetzung und das, was man in der IT gerne als „Single Source of Truth“ bezeichnet. Eine zentrale Datenpflege verhindert dabei redundanten Aufwand für die Pflege der Daten und Übertragungsfehler.

Einheitliche Bedienung

Einheitlichkeit ist auch beim User-Interface von Vorteil. Sorgt doch ein einheitliches Erscheinungsbild und Benutzerführung für einen schnelles und effektives Training und Support. Von einmal erlernten Abläufen, lässt sich oft für folgende Prozesse die richtige Bedienung ableiten.

Die Fähigkeit der Vernetzung

Trotzdem eine ERP Software danach trachtet, möglichst viele Funktionen und Informationen selbst zu managen, ist die Fähigkeit sich mit anderen Datenquellen auszutauschen ganz wesentlich. Es ist eigentlich die wesentlichste Eigenschaft, die es schafft ein ERP System zum Motor der Digitalisierung in einem Unternehmen zu machen.

Auf der Höhe der Zeit bleiben

Überhaupt ist es für die meisten Hersteller von ERP-Software eine Riesen-Herausforderung, mit einer sich dauernd änderten Technik Schritt zu halten. Oft stecken zwar Jahrzehnte an Erfahrung in den Funktionsabläufen, aber diese schleppen dann auch historisch gewachsene technische Umsetzung mit sich. Eine regelmäßige Erneuerung dieser technischen Basis ist damit eine ständige Pflicht.

Best Practice und Flexibilität

Ein wesentlicher Ansatz von ERP war schon immer die Standardisierung. Best Practice ist das Schlagwort. Tausendfach erprobte Prozesse wurden über die Jahre so optimiert, dass irgendwann der jeweils beste Prozess daraus wurde. Soweit die Theorie, an der auch einiges dran ist. Nur sollte ein gutes ERP System immer noch so flexibel sein, sich den Besonderheiten eines Unternehmens anpassen zu können, die das Unternehmen ausmacht.

ERP sorgt für Automatisierung

Eine gute ERP-Software sorgt natürlich für eine weitgehende Automatisierung. Im Idealfall wird dann ein Großteil der manuellen Eingaben von der Software übernommen. Andere Module werden automatisch mit Informationen versorgt, die diese wiederum zur Steuerung ihrer Prozesse nutzen können.

Dokumentation und User-Basis hilft allen

Eine ERP-Software hat oft tausende Funktionen. Die Dokumentation dieser ist ein eigenes großes Gewerk für ERP-Hersteller. Ein gutes ERP-System hat eine ständig mitwachsende Dokumentation, die sich dem Benutzer schnell erschließt. Eine indirekte Wissensbank ist das Wissen anderer Nutzer. Der Austausch mit anderen Usern von ERP-Software ist oft der schnellste und beste Weg, zu der benötigten Information zu gelangen. Dazu ist natürlich eine ausreichende Verbreitung der Software Voraussetzung.

Die Vorteile eines ERP Systems

ERP Software bietet zahlreiche Vorteile, die zumeist auf die einheitliche Datenbasis und Standards zurückzuführen sind. Die gemeinsame Nutzung von Modulen, statt verschiedener einzelner Systeme, macht es oft erst möglich abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse zu etablieren. Die so entstehende Datengrundlage versorgt Berichte und Analysen mit wertvollen Erkenntnissen und macht den Austausch mit anderen Datensystemen oft erst möglich.

Überdies kann ERP-Software einige weiteren Vorteile aufwarten:

Effiziente Prozesse durch Automatisierung
Komplexität managen und bewältigen
Monitoring von Regeln, Vorschriften und Risiken
Mehr Transparenz für alle Beteiligten
Besserer Kundenservices durch bessere Kundendaten
Besseres Management der Lieferkette
Berichtswesen mit mehr und akkuraten Informationen .
Basis für eine durchgehende Digitalisierung

ERP-Typen

ERP-Systeme variieren in ihrer Art in der Regel nach der Unternehmensgröße. Daneben spielt mit Sicherheit auch die Branche des Unternehmens, aber auch andere technische Präferenzen in puncto Infrastruktur, Standort oder Strategie.

ERP für KMU vs. Mittelstand vs. Großunternehmen

Für kleinere Unternehmen bieten einige Hersteller Basis-ERP-Produkte an, die über grundlegende HR-, Finanz- und andere häufig verwendete Komponenten wie Auftragsmanagement und CRM nicht hinausgehen und vergleichsweise unkompliziert zu integrieren sind.

Andere Angebote richten sich an die Unternehmen mittlerer Größe. Die Definitionen sind unterschiedlich, aber dieser Markt wird im Wesentlichen als Firmen mit mehreren hundert Mitarbeitern und einem Jahresumsatz zwischen 20 Millionen und 1 Milliarde EUR definiert. Midmarket ERP-Lösungen verfügen über mehr zusätzliche Module. Dazu gehören z.B. SCM oder/und WMS. – und sie sind für mehr Benutzer geeignet als ERP-Lösungen der Einstiegsklasse.

Eine eigene Klasse sind ERP-Lösungen, die sich an spezielle Branchen wenden. Die Vorteile solcher Software liegen meist auf der Hand: Sie wartet mit Funktionen auf, die zu den speziellen Anforderungen passen, die eine Branche ausmachen.
Davor verblassen oft die Nachteile, die daraus entstehen, dass hinter diesen Lösungen selten große Hersteller mit Ihrer Entwicklungspower stehen.

Eine andere Kategorie sind große Unternehmen: Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 1 Milliarde EUR und in der Regel Tausenden von Angestellten. Es überrascht nicht, dass ERP-Systeme für solche Konzerne in der Regel die meisten Module haben. Gleichzeitig ist die Struktur der Software auch strukturell unterschiedlich zu solchen für kleine oder mittlere Unternehmen. Die Orientierung an fest vorgezeichnete Prozesse hilft bei der Kontrolle großer komplexer Gebilde. Allerdings leidet auch die Flexibilität, die kleinere Unternehmen dringend benötigen.

On-premise vs. Cloud vs. Hybrid ERP

Lange liefen ERP-Systeme, „vor Ort“ auf der IT-Infrastruktur des Unternehmens. Mit der Zeit gingen die Unternehmen dazu über, ihre ERP-Anwendungen in ausgelagerten Rechenzentren zu betreiben. Heute ist die Cloud die trendige Umgebung zur Bereitstellung der Software. Die Modelle, die die verschiedenen Bereitstellungsarten kombinieren, sind mittlerweile der eigentliche Trend. Man spricht hierbei auch von hybriden ERP-Systemen, die lokale und cloudbasierte Komponenten kombinieren.

Eine On Premise ERP muss durch den Erwerb von Softwarelizenzen bezahlt werden. Diese orientiert sich größtenteils an der Anzahl und Art der Benutzer. Die Implementierung kann sich hinziehen und auch die Aktualisierung auf neue Versionen ist überwiegend ein kleines Projekt für sich. Allerdings hat eine vor Ort Installation auch große Vorteile im Vergleich mit typischer Cloud-ERP. Die Anpassung an die jeweiligen spezifischen Anforderungen lässt sich leichter umsetzen. Auch die Integration mit anderen lokal installierten Softwaresystemen geht in der Regel leichter vonstatten.

Einige Unternehmen scheuen sich aus unterschiedlichen Gründen, unternehmenskritischen Software in die Cloud zu verlegen. Oft sind Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Kontroller der Daten maßgeblich. Auch Betriebe in streng regulierten Branchen oder Behörden sind bzgl. der Auflagen, die erfüllen müssen, nicht flexibel genug, um mit ihren Systemen in die Cloud zu gehen.

Im Unterschied hierzu fallen bei einer Cloud-ERP unter Umständen etwas niedrigere Vorkosten an. Die Softwarelizenz wird normalerweise über eine monatliche Miete bezahlt. Auf lange Zeit kommt allerdings auch Miete teurer als Eigentum. Die höchsten Kosteneinsparungen ergeben sich zumeist bei SaaS-Systemen mit mehreren Mietern, die eine Instanz der Businesssoftware nutzen. Die Struktur der Software ist dabei für alle gleich und nur die Daten, die darüber organisiert werden, getrennt verwaltet. SaaS-ERP ist in meistens schlanker und behandelt eine geringere Anzahl von Geschäftsprozessen als On-Premises-ERP.

Die meisten mittelständischen Unternehmen gehen mittlerweile dazu über, Ihre Systeme in die Cloud zu verlegen. Allerdings sind dies oft eher Konzepte, die ERP auf Basis einer PAAS (Platform as a Service) umgesetzt werden. Die Infrastruktur ist dabei hoch standardisiert, die ERP Software, die darauf bereitgestellt wird, ist dagegen dann doch recht individuell auf die Belange des einzelnen Unternehmens zugeschnitten.

Je branchenspezifischer die Anforderungen an ein ERP-System werden, desto weniger finden die Unternehmen SAAS – Angebote, die diesen Vorgaben gerecht werden. Für die meistens aus einer Nische agierenden Hersteller solcher ERP Software, lohnt oft die Umstellung oder gar das parallele Angebot Ihrer Branchensoftware nicht.

Geschichte von ERP

Die Ursprünge des Enterprise Resource Planning liegen über 100 Jahre zurück. Im Jahre 1913 entwarf der Ford Ingenieur Whitman Harris ein papiergestütztes System zur Planung der Produktion. Man wollte vorrangig eine wirtschaftlich optimierte Bestellmenge finden. Dieses Verfahren blieb für Jahrzehnte maßgeblich für die Fertigungsindustrie. Der Hersteller von Werkzeugen Black and Decker brachte 1964 den Computer ins Spiel. Ein Großrechner unterstütze die Materialbedarfsplanung (MRP) des Unternehmens. Natürlich war auch die IBM bei den Anfängen der ERP-Software mit beteiligt. Die Systeme von „Big Blue“ adressierten dabei hauptsächlich MRP-Prozesse. Allerdings war allen diesen Systemen eins gemein, sie wurden speziell für Unternehmen entwickelt und oft eine Art Dreingabe zumeist noch kostspieligen Hardware.

Mainframe-Software zur Steuerung von Finanzabläufen

In den 1970er-Jahren begannen Hersteller – darunter die beiden Start-ups SAP und Baan – mit der Entwicklung von Mainframe-Software zur Steuerung von Finanzabläufen in einer zentralen Datenbank. Die in Modulen strukturierte, integrierte Software wurde stetig weiterentwickelt und umfasste auch Funktionen aus dem Personalwesen und der Buchhaltung.

1990 kreierte das Marktforschungsunternehmens Gartner eine neue Softwarekategorie. Enterprise Resource Planning (ERP) entsprach mehr dem sich immer ausweitenden Anspruch. Die meisten ERP-Systeme haben ein MRP-Modul oder bilden die Funktionen integral ab.

Client-Server-Modell

Bis in die 1990er-Jahren lief ERP Software auf Mainframe Computer. Nun fingen immer mehr Hersteller an, die Systeme auf das Client-Server-Modell umzustellen. Fortan kommunizierten Desktop-Geräte mit einem zentralen Server. Dies hatte auch Auswirkung auf die Preise. Wesentlich günstiger, war nun ERP-Software auch für Mittelständler aller Größenordnung interessant. Die Bedienbarkeit wurde gegenüber den schwerfälligen, zeichenbasierten Oberflächen der Mainframe-Tage immer besser. Wesentlich hierfür war, dass die ERP Hersteller grafische Benutzeroberflächen im Stile von Microsoft Windows umsetzten.

Cloud ERP

Die Einführung von Cloud-ERP-Systemen Anfang der 2000er-Jahre stellte eine zusätzliche fundamentale Neuheit zur Bereitstellung und Nutzung von ERP-Lösungen dar. Die Cloud hat es den Unternehmen ermöglicht, ERP-Software leichter mit Kunden, Lieferanten und Partnern zu kommunizieren. Vielfach wurde Webbrowser zur Benutzeroberfläche von ERP-Systemen.

Aufbruch mit KI

In der jüngeren Vergangenheit haben ERP-Hersteller einen Schwerpunkt ihrer Entwicklungsarbeit auf ihre Cloud-basierten Systeme gelegt. Grund hierfür ist allerdings auch, dass für kommenden Trends die Rechnerkapazitäten des Internets benötigt werden. Hierzu gehören KI und maschinelles Lernen, Blockchain oder Predictive Analytics und andere neue Technologien.

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