ERP&CRM – Teil 2: Geschäftsprozesse definieren
15 Aug

ERP&CRM – Teil 2: Geschäftsprozesse definieren

Im ersten Teil rund um ERP und CRM haben wir geklärt warum eine Integration zwischen beiden Systemen empfehlenswert ist. Wenn CRM und ERP gemeinsam arbeiten sollen, müssen die Geschäftsprozesse neu definiert und die vorhandenen Datenmodelle überprüft werden.

Wer hält welche Daten?

Bestimmte Daten bleiben so nur im ERP-System, andere wiederum nur im CRM-System gespeichert. Es sollte z.B. festgelegt werden, in welchem System die Adressdaten sind und welches die Zahlungserinnerungen generiert. Die Daten, auf die das andere System zugreifen muss, werden dann mittels Schnittstellen zwischen ERP und CRM ausgetauscht.

Geschäftsprozesse Neu-Definition

Um die Geschäftsprozesse nach der Neu-Definition klar darzustellen, hier der Vorgang in drei Schritten:

  • Erster Schritt: Erfassen potenzieller Kunden  im CRM-System
  • Zweiter Schritt: Mit der Auftragserteilung wandert die Kundendatei ins ERP-System
  • Dritter Schritt: Dieser potenzielle Kunde wird nun ein „reeller“ Kunde

Uni – oder Bidirektional

Bevor Daten ausgetauscht werden, sollte definiert sein, ob diese unter beiden System ausgetauscht werden.  Die Daten kann man auch nur vom einen in das anderen System transferieren. In letzteren Fall muss  man z.B. festlegen, zu welchen Zeitpunkten, welche Daten das CRM ins ERP schickt. Meistens bleibt das aber ungenutzt, da die unidirektionale Richtung einfach umsetzbar ist, Kosten spart und keine Betriebsprobleme auslöst. Hier erfolgt die Synchronisation beider Systeme zu einer bestimmten Zeit. Arbeiten aber mehrere User an unterschiedlichen Stellen  an denselben Stammdaten, so ist eine bidirektionale Schnittstelle  oft vonnöten. Der Verkäufer braucht nun mal ebenso die zentrale Telefonnummer des Kunden, wie die Buchhaltung.

Wer hat die Datenhoheit

Im Geschäftsprozess muss man klären, wer die letzte Datenhoheit hat. Oft liegt die beim ERP System, da nicht selten rechtliche Konsequenzen mit der Datenänderung einhergehen. Das ERP, zumal es oft mit einer integrierten Finanzbuchhaltung arbeitet, hat hier die strengeren Regeln zu befolgen.

Allerdings ist es in manchen Fällen auch wichtig, Datensätze wie Auftragsdaten einzeln übertragen zu können. Auch hierfür kann man extra Funktionen einrichten.

Vorgänger:

ERP & CRM – Teil 1: Warum eine Integration notwendig ist

Fortsetzung :

ERP&CRM – Teil 3: Möglichkeiten der Integration

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