MwSt.-Konto (SAP Business One)

Das MwSt.-Konto, in SAP Business One präziser als Steuerkonto bezeichnet, fungiert als zentrales Sachkonto im Hauptbuch zur Erfassung von Umsatzsteuer (USt.) und Vorsteuer. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um Bilanzkonten. Folglich dienen sie der systemseitigen Abbildung aller steuerrelevanten Vorgänge, die durch Geschäftsprozesse wie den Verkauf oder Einkauf ausgelöst werden.

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Funktion und Kontierung

Das System von SAP Business One erstellt automatisch Journalbuchungen, wenn buchungsrelevante Belege gesichert werden. Dabei spielt das Steuerkonto eine entscheidende Rolle, da es zusammen mit Erlös- oder Aufwandskonten bebucht wird.

Die Kontierung des korrekten Steuerkontos erfolgt primär über das zugehörige Steuerkennzeichen, welches in den Belegzeilen hinterlegt ist. Bei manuellen Journalbuchungen berechnet SAP Business One die Umsatzsteuer automatisch basierend auf dem zugeordneten Steuerkennzeichen und bucht den Betrag in einer separaten Zeile. Dabei können manuelle Journalbuchungen wahlweise das Standardumsatzsteuerkennzeichen des Kontos verwenden.

Definition und Zuordnung

Die erforderlichen Steuerkonten definieren Fachanwender in der Steuerkennzeichentabelle, die sich unter der Administration im Finanzwesen befindet. Im Detail wird in der Spalte Steuerkonto der Steuerkennzeichen-Definition das entsprechende Vorsteuer- oder Umsatzsteuerkonto angegeben.

Zudem sieht die Sachkontenfindung für die Bereiche Verkauf und Einkauf Standardsteuerkennzeichen vor, die das System für Transaktionen von Artikeln oder Services verwendet.

Ferner existieren spezielle Anforderungen für Steuerkonten:

• Erwerbsteuerkonto: Bei Sachverhalten der Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge-Verfahren) wird das Umsatzsteuerkonto als Erwerbsteuerkonto festgelegt.

• Ausgangssteuersachkonto/Eingangssteuersachkonto: Bei Steuerrechnungen muss die Journalbuchung so gestaltet sein, dass bei einer Ausgangssteuerrechnung eine Gutschrift auf ein Ausgangssteuersachkonto und bei einer Eingangssteuerrechnung eine Belastung auf ein Eingangssteuersachkonto erfolgt; dabei muss der Basisbetrag spezifiziert werden.

Abweichungen und Korrekturen

Wenn eine Ausgangsgutschrift auf einer Ausgangsrechnung basiert, korrigiert das System die ursprünglichen Steuerbeträge automatisch. Bei einer Zahlung, die Skonto berücksichtigt, bucht das System automatisch eine Korrektur der Umsatzsteuer (im Falle einer Eingangszahlung auf das Bankkonto).

Darüber hinaus kann ein Sachkonto fest mit einem Steuerkennzeichen belegt werden. Wenn dieses Konto für Buchungen in der Anlagenbuchhaltung relevant ist, müssen die Kontenfindung für die Anlageklassen und die Steuerkennzeichen mit dem Steuerberater abgestimmt werden, da eine Kontierungsänderung im laufenden Betrieb nicht empfohlen wird.

Relevanz für Stammdaten

Die Angabe des Landes eines Geschäftspartners ist im Übrigen relevant, da sie Einfluss auf die Konten nimmt, die beim Erstellen einer Rechnung angesprochen werden (z. B. Forderungen a. LuL Inland, EU oder Drittland). Aus steuerlichen Gründen muss folglich bei Kunden aus dem EU-Ausland oder Drittland die UID-Nummer im Geschäftspartnerstamm hinterlegt sein. Das Steuerkennzeichen kann im Geschäftspartnerstamm je nach Steuerstatus (Pflichtig, Befreit, EU) festgelegt werden.