Bevor man eine Umsatzsteuererklärung einreicht, prüft man, ob alle Angaben steuerlich ordnungsgemäß sind oder ob sich Buchungsfehler vorhanden sind. Das Instrument hierfür ist die Umsatzsteuer-Verprobung.
Hierbei werden die Angaben in den Umsatzsteuervoranmeldungen oder in der Umsatzsteuererklärung mit den Daten der Jahresabschlüsse verglichen. Diese Validierung wird für die Umsatzsteuer und die Vorsteuer vorgenommen. Gibt es Unstimmigkeiten, liegen höchstwahrscheinlich Buchhaltungsfehler vor, die vor der Einreichung des Jahresabschlusses berichtigt werden müssen.
Um die Umsatzsteuerkonten nach der quartalsweisen Umsatzsteuerabrechnung auszubuchen, wird empfohlen, die Konten vorab zusätzlich abzustimmen. Dies erleichtert die Kontrolle und gewährleistet eine korrekte Verbuchung. Das Ausbuchungsdatum der Umsatzsteuer sollte dabei als Abstimmungsdatum genutzt werden.
Steuerkennzeichen in SAP Business One
SAP Business One berechnet die Umsatzsteuer anhand von Steuerkennzeichen. Alle Steuerkennzeichen sind standardmäßig aktiviert. Nicht benötigte Steuerkennzeichen können über die Spalte „Inaktiv“ deaktiviert werden.
Bei der Definition eines Steuerkennzeichens lässt sich zwischen Vorsteuer und Ausgangssteuer wählen. Beispiel:
- Steuerkennzeichen A2: Ein Ausgangssteuerkennzeichen, das für 19 % Umsatzsteuer steht. Bei der Buchung eines Belegs mit A2 wird die Steuer systemseitig berechnet und auf das entsprechende Konto, z. B. 1776, gebucht.
Für Steuerkennzeichen, die im EU- oder Auslandsgeschäft genutzt werden, sind die Spalten EU, Drittland und Welt entsprechend zu definieren.
Steuerabstimmbericht
Die Umsatzsteuerverprobung kann mithilfe des Steuerabstimmberichts erfolgen. Dieser Bericht gleicht die gemeldeten Steuerbeträge mit den Sachkontobuchungen ab und unterstützt so eine genaue Überprüfung der Steuerabrechnung.
Verwendung mit DATEV
- Für Unternehmen, die DATEV verwenden, dient der Steuerabstimmbericht zur Kontrolle der Buchungen auf den DATEV-Automatikkonten vor dem Export.
- Aufgrund der DATEV-Buchungslogik dürfen auf Automatikkonten nur Buchungen mit dem passenden Steuersatz vorgenommen werden.
Da SAP Business One die Steuer auf Basis von Steuerkennzeichen berechnet, sind die Sachkonten den Steuerkennzeichen untergeordnet zu betrachten.
Definition von Steuerkennzeichen
Die korrekte Definition der Steuerkennzeichen ist essenziell. Zusätzliche Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zu SAP Business One.
Versino Financial Suite
Die Versino Financial Suite für SAP Business One erleichtert die Umsatzsteuer-Verprobung durch automatisierte DATEV-konforme Summen- und Saldenlisten, integrierte Online-Prüfung von Umsatzsteuer-IDs sowie automatisierte Buchungsprozesse. Sie sorgt für mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz bei der Verprobung, ohne die grundlegende Umsatzsteuer-Logik zu verändern.
Beispiel: Steuerkennzeichen für Auslandsgeschäfte
Für Geschäfte innerhalb der EU oder mit Drittländern müssen die entsprechenden Spalten in der Definition angepasst werden:
- EU: Für innergemeinschaftliche Lieferungen.
- Drittland: Für Geschäfte mit Ländern außerhalb der EU.
- Welt: Für global geltende Steuerkennzeichen.
Empfehlung zur Abstimmung
Die Definition der Steuerkennzeichen sollte in enger Abstimmung mit einem Steuerberater erfolgen, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Vorgaben eingehalten werden und die Buchhaltung korrekt abgebildet ist.
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