GoBD 2020 zur Archivierung von Belegen
3 Jun

GoBD 2020 zur Archivierung von Belegen

Die GoBD, speziell die Archivierung von Belegen, hat schon sein Januar 2020 einige Änderungen erfahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wurden dabei an manchen Stellen mit Erleichterungen für Unternehmen verstehen. Wir versuchen uns an einem Überblick.

Mit dem Smartphone Belege digitalisieren

Am 21.10.2020 um 14:00 Uhr

Es war nicht ausdrücklich verboten, aber auf dem Zettel hatte man die Digitalisierung von Belegen innerhalb der GoBD nicht. Das hat sich geändert. Nun kann man gleichberechtigt zur Nutzung eines Scanners einfach mit dem Smartphone einen Papierbeleg abfotografieren. Der Papierbeleg kann man dann nach dieser Art der Archivierung im Grunde vernichten.

Digitalisierung von Belegen im Ausland

Eine spezielle Nische der GoBD wurde auch geklärt. Es ist seit Januar 2020 erlaubt Belege im Ausland zu digitalisieren oder digitalisieren zu lassen. Das gilt für solche Belege, die dort Ihren Ursprung haben oder empfangen wurden.

Konvertierung in andere Formate

Angepasst und erleichtert wurde auch die Pflicht zur Aufbewahrung eines Beleges nach der Konvertierung in ein anderes Format. Vor der Änderung verlangten die GoBD, dass die Ursprungsversion und die Version im neuen Format aufbewahrt werden mussten. Dies wurde nun gekippt. Nun reicht es aus die konvertierte Version zu archivieren. Allerdings gelten dafür einige Bedingungen für die Konvertierung:

  • Es dürfen keine Änderungen entstanden sein
  • Keine Informationen gehen verloren
  • Der Vorgang entspricht einer Verfahrensdokumentation
  • Die Finanzbehörde wird nicht beim Datenzugriff behindert

TIPP

Es gilt nach wie vor: “Abwärts” bezüglich der maschinellen Auswertung darf nicht konvertiert werden. So müssen zum Beispiel Belege im  ZUGFeRD – Format auch als solche erhalten bleiben.

GoBD und Cloud ist vereinbar

Auch hier schaffte das Bundesfinanzministerium Klarheit. Egal wo sich die digitale Lösung für Buchhaltung und Archivierung befindet: Alles ist erlaubt: Cloud, Hybride und On-Premises. Auch der Mix der Betriebsarten ist möglich.

Zugriff der Finanzbehörde

Sollte das Finanzamt die Daten der Buchhaltung prüfen, so kann es ja den Zugriff über die Buchhaltungssoftware oder dem ERP-System des Prüflings verlangen. Ist dieser Zugriff (Z1 oder Z2) nicht möglich, sollten die Daten auf einem Datenträger generiert werden (Z3). Das gilt auch für ein System, das man aktuell gar nicht mehr benutzt. Nach einem Wechsel der Software ist es nun ausreichend noch 5 Jahre die Daten des Altsystems als Datenträger (Z3) übergeben zu können.

Lasse Sie uns reden!

Sie haben Fragen oder Anliegen? Sie wollen uns Ihre speziellen Anforderungen mitteilen?

    Ihr Name (Pflichtfeld)

    Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

    Betreff

    Ihre Nachricht

    Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und bin damit einverstanden, dass die von mir angegebenen Daten elektronisch erhoben und gespeichert werden. Sämtliche Daten werden gemäß Datenschutzerklärung nur streng zweckgebunden zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage benutzt.

    Mehr zum Thema

    Schlussrechnung Blog Titel

    Die Schlussrechnung richtig anwenden

    Branchen wie Anlagenbau oder dem Baugewerbe erbringen vertraglich vereinbarte Leistungen in der Regel über einen längeren Zeitraum. Dem Auftraggeber werden ...
    Weiterlesen …
    FINANCIAL SUITE MWST

    Neue Funktionen zur Mwst. Senkung in SAP Business One

    Mit der Versino Financial Suite können User von SAP Business One ab sofort eine weitere alternative Strategie zur Umstellung der ...
    Weiterlesen …
    Senkung der MwSt. 2020 nicht ganz easy für Unternehmen

    Senkung der Mehrwertsteuer 2020

    Die Senkung der Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) ist eine Maßnahme zur Milderung der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise, die viele überrascht hat. Förmlich ...
    Weiterlesen …
    GoBD Änderungen

    GoBD 2020 zur Archivierung von Belegen

    Die GoBD, speziell die Archivierung von Belegen, hat schon sein Januar 2020 einige Änderungen erfahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung ...
    Weiterlesen …

    Cash Flow in Unternehmen erklärt

    Gerät ein Unternehmen in wirtschaftlich schwieriges Fahrwasser, ist es die erste und oberste Aufgabe der Unternehmensführung den Geldfluss oder auch ...
    Weiterlesen …

    Rechnungswesen mit Software absichern

    Vom zehn Mann Betrieb bis zum Großkonzern – eines haben alle Unternehmen gemeinsam: Die gesetzlichen Auflagen, die ein geordnetes Rechnungswesen ...
    Weiterlesen …

    Versino Financial Suite (DATEV ADDON) – Mehr als gedacht

    Zunächst war "nur" eine bidirektionale Schnittstelle zum DATEV Finanzwesen geplant. Als wir dann über diese Entwicklung mit immer mehr Usern ...
    Weiterlesen …
    Buchhaltung, BWA

    Buchhaltung verstehen: der Jahresabschluss

    Der Jahresabschluss eines Unternehmens gewährt eine Gesamtschau über alle Gewinne und Verlust des vergangenen Geschäftsjahres. Das Instrument der betrieblichen Buchführung ...
    Weiterlesen …
    Buchhaltung, BWA

    Buchhaltung verstehen: Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV)

    Neben der Bilanz ist die Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) ein wichtiger Bericht innerhalb des Jahresabschlusses eines Unternehmens. In diesem Report werden Erträge ...
    Weiterlesen …
    Buchhaltung, BWA

    Buchhaltung verstehen: Summen- und Saldenliste (SuSa)

    Eine Summen- und Saldenliste liefert eine Aufstellung aller bebuchten Konten innerhalb einer ausgewählten Periode. Sie umfasst damit alle Konten mit ...
    Weiterlesen …

    Hinterlassen Sie einen Kommentar

    Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert mit *
    Folgende HTML Tags sind nutzbar: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>