Die GoBD, speziell die Archivierung von Belegen, hat schon sein Januar 2020 einige Änderungen erfahren. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wurden dabei an manchen Stellen mit Erleichterungen für Unternehmen verstehen. Wir versuchen uns an einem Überblick.
Mit dem Smartphone Belege digitalisieren
Es war nicht ausdrücklich verboten, aber auf dem Zettel hatte man die Digitalisierung von Belegen innerhalb der GoBD nicht. Das hat sich geändert. Nun kann man gleichberechtigt zur Nutzung eines Scanners einfach mit dem Smartphone einen Papierbeleg abfotografieren. Der Papierbeleg kann man dann nach dieser Art der Archivierung im Grunde vernichten.
Digitalisierung von Belegen im Ausland
Eine spezielle Nische der GoBD wurde auch geklärt. Es ist seit Januar 2020 erlaubt Belege im Ausland zu digitalisieren oder digitalisieren zu lassen. Das gilt für solche Belege, die dort Ihren Ursprung haben oder empfangen wurden.
Konvertierung in andere Formate
Angepasst und erleichtert wurde auch die Pflicht zur Aufbewahrung eines Beleges nach der Konvertierung in ein anderes Format. Vor der Änderung verlangten die GoBD, dass die Ursprungsversion und die Version im neuen Format aufbewahrt werden mussten. Dies wurde nun gekippt. Nun reicht es aus die konvertierte Version zu archivieren. Allerdings gelten dafür einige Bedingungen für die Konvertierung:
- Es dürfen keine Änderungen entstanden sein
- Keine Informationen gehen verloren
- Der Vorgang entspricht einer Verfahrensdokumentation
- Die Finanzbehörde wird nicht beim Datenzugriff behindert
TIPP
Es gilt nach wie vor: “Abwärts” bezüglich der maschinellen Auswertung darf nicht konvertiert werden. So müssen zum Beispiel Belege im ZUGFeRD – Format auch als solche erhalten bleiben.
GoBD und Cloud ist vereinbar
Auch hier schaffte das Bundesfinanzministerium Klarheit. Egal wo sich die digitale Lösung für Buchhaltung und Archivierung befindet: Alles ist erlaubt: Cloud, Hybride und On-Premises. Auch der Mix der Betriebsarten ist möglich.
Zugriff der Finanzbehörde
Sollte das Finanzamt die Daten der Buchhaltung prüfen, so kann es ja den Zugriff über die Buchhaltungssoftware oder dem ERP-System des Prüflings verlangen. Ist dieser Zugriff (Z1 oder Z2) nicht möglich, sollten die Daten auf einem Datenträger generiert werden (Z3). Das gilt auch für ein System, das man aktuell gar nicht mehr benutzt. Nach einem Wechsel der Software ist es nun ausreichend noch 5 Jahre die Daten des Altsystems als Datenträger (Z3) übergeben zu können.
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