GoBD: So bearbeiten Sie eine Eingangsrechnung richtig

Regelwerke wie die GoBD machen selbst die Erfassung von eingehenden Rechnungen manchmal zur Herausforderung. Eine Buchhaltungssoftware kann helfen.

Seit 2015 müssen Unternehmen auf die Einhaltung der GoBD, also der Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, achten. Und diese sind nicht weniger streng als die für nicht-digitale Unterlagen. Ein Bestandteil der GoBD ist die genaue Regelung zum Vorgehen beim Eingang von Rechnungen. Hier die einzelnen Schritte und ihre Bestandteile:

Schritt:

Prüfen Sie die Rechnung auf ihr Datum. Ist der Eingang schon länger als acht Tage her, sind Sie laut GoBD zu spät. Eingangsrechnungen sind laut GoBD innerhalb von acht Tagen zu erfassen.
Schritt:

So oder so – nun geht es daran die Rechnung zu digitalisieren. Am besten Sie scannen die Rechnung immer gleich nach Eingang oder richten einen Posten dafür ein. Der Scanner sollte eine Auflösung von 300 dpi haben. Dieser Schritt entfällt, wenn Sie die Rechnung digital erhalten. Das GoBD stellt Rechnungen in Papier- und digitaler Form gleich. Digitalisierte Rechnungen können Sie deshalb anschließend entsorgen. Zudem müssen Sie dokumentieren, wer welche Rechnung wann gescannt hat.
Schritt:

Laden Sie die Dokumente anschließend an einen sicheren und zentralen Speicherort, z.B. ihr DMS. Langfristig empfehlenswert ist es, in ein ERP-System, wie SAP Business One, zu investieren, da dieses die GoBD gerechte Erfassung und Speicherung von Eingangsrechnungen gewährleisten kann.

Dieses schützt die Rechnungen vor Verlust, macht diese stets auffindbar und sämtliche Bearbeitungen genau protokolliert und verknüpft. Alle Änderungsschritte werden gespeichert, man kann aber immer auf die Originalversion zurückgreifen. Das System ordnet die eingegangene Rechnung außerdem dem Buchungsbeleg zu und prüft die Rechnung so automatisch. Erprobte Datenspeicher-Systeme können zudem die lange Aufbewahrungsfrist des GoBD (zehn Jahre) garantieren.

Sie sehen, in dieser Schritt enthält eine Menge Voraussetzungen, die eingehalten werden müssen – ohne Software-Lösung ist dies kein einfaches Unterfangen, da alles manuell erfolgt.
Schritt

Ist die Rechnung digital abgelegt, müssen Sie prüfen, ob diese alle Rechnungs-Bestandteile enthält und ob alle gemachten Angaben stimmen. Diese formale, sowie sachliche Prüfung ist manuell ebenfalls aufwändiger und weitaus anfälliger für Fehler. Zwar prüft ein System eine Rechnung bis jetzt noch nicht komplett selbstständig. Jedoch lassen sich anhand von Masken einzelne Angaben leichter abfragen und kontrollieren, sowie Änderungen als auch Vermerke protokollieren.

Das entspricht auch der Forderung des GoBD nach einem “internen Kontrollsystem”. In diesem soll jedes steuerpflichtige Unternehmen seine Zugangsberechtigungen, Funktionstrennungen, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen vor Verfälschung der Daten festlegen. Ein System schafft auch hierfür vereinfachte Voraussetzungen.
Schritt:

Zum Schluss muss die Rechnung noch gebucht werden. Enthält eine digitale Rechnung die gängigen Bestandteile, kann ein gutes Buchhaltungssystem die Buchung i.d.R. automatisch übertragen. Der Anwender muss dann nur noch die Angaben prüfen und manchmal korrigierend eingreifen. Das System ordnet die Buchung anschließend zu und macht diese nachvollziehbar – eine weitere Forderung des GoBD. Auch die maschinelle Auswertbarkeit, als auch die Journal- und Kontenfunktion wird gewährleistet.