Intern ins ERP-Projekt: Key-User

So bewusst einige Entscheidungen zu einem ERP-Projekt getroffen werden, so wenig überlegt werden manchmal andere gefällt. Unterschätzt wird z.B. häufig die Besetzung einer wichtigen Rolle: der Key-User

Diese Wahl wird meist intern und ohne die relevanten Aspekte dieser Aufgabe zu kennen, bestimmt. Für das Projekt ist es jedoch wenig förderlich, diese Verantwortung zu leichtfertig in die nächsten freien Hände zu geben. Fachwissen über die für das ERP-System relevanten Geschäftsprozesse sind das Minimum. Weitere Tipps, wie Sie Ihren passenden Key-User bestimmen, finden Sie hier:

Entscheider treffen

Wählen Sie deshalb einen Mitarbeiter, der es auch in seinem Arbeitsalltag gewohnt ist, mal das sagen zu haben. Änderungsvorschläge können so nicht nur effizienter erarbeitet werden, sondern finden auch automatisch besser Gehör bei den Kollegen. Der „Entscheider“-Mitarbeiter kann so seine Kollegen auch am besten in die Änderungen einführen. Es muss aber nicht immer der Abteilungsleiter sein. Oft gibt es auch Sachbearbeiter, die inoffiziell eine respektierte und vorstehende Position einnehmen. Hier müssen Sie sich (falls Sie das nicht schon ohnehin getan haben) mit den sozialen Strukturen in Ihrem Unternehmen auseinandersetzen.

Über den Tellerrand

Wichtig: das Ihr ERP-Projekt gelingt, braucht es die Fachkompetenz aus allen Unternehmensbereichen. Die sollte der Key-User mitbringen. Zumindest sollte er den Weitblick haben, sich mit Kollegen aus anderen Bereichen kurz zuschließen, wenn es um Veränderungen der Prozesse geht und dies am Ende effizient zusammenfügen können.

Er(zu)satz finden

Ein ERP-Projekt unternehmensintern zu „betreuen“ ist keine leichte Aufgabe. Dass aber ein wie oben beschriebener Mitarbeiter auch entsprechend wichtig für den Unternehmensalltag ist, ist selbstredend. In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie finden rechtzeitig Ersatz für den Mitarbeiter und seine Position für die Projektzeit oder Sie zahlen ihm die zusätzliche Arbeitszeit (wenn zu bewältigen) aus.

Attraktiv machen

Anspruchsvolle und neue Aufgaben wecken nicht in jedem gleich Motivation. Versuchen Sie daher den von Ihnen gewählten Kandidaten, die Aufgabe möglichst attraktiv zu machen. Verdeutlichen Sie anschließende berufliche Vorteile und den persönlichen Erfahrungswert. Versuchen Sie aber nichts zu erzwingen. Motivation ist und bleibt die halbe Miete!

Wichtig nehmen

Wie gesagt: Unterschätzen Sie die Rolle des Key-Users nicht. Die Möglichkeiten die eine neue ERP-Lösung verspricht, können meist nur umgesetzt werden, wenn von Unternehmensseite so viel Input kommt, dass die neue Lösung auch so arbeitet wie das Unternehmen selbst. Außerdem hängt viel vom Software-Erfolg davon ab, ob die Änderungen auf Mitarbeiterseite akzeptiert werden. Ein geeigneter Mittler ist hier sehr von Vorteil.