Ist denn die Auswahl einer ERP-Software wirklich so schwierig?

Wer die Wahl hat, hat die Qual. Die gilt im Besonderen für Unternehmen, die heute ein neues ERP System einführen wollen. Je nachdem, welche Statistik man bemüht, hat man es im deutschsprachigen Raum mit bis zu 500 verschiedenen Anbietern zu tun. Die Vielzahl an Angebote trifft dann den Interessenten mit voller Wucht, wenn er diese Auswahl unter Druck betreiben muss.

ERP-Auswahl unter Druck

Tatsächlich ist aber so, dass die meisten Unternehmen unter Druck stehen, wenn die alte Software abgelöst werden soll. Selten sind es strategische Gründe, die zu einer neuen Investition führen. Eher ist es weil der alte Anbieter das Produkt nicht mehr weiter pflegt, oder ganz den Betrieb einstellt, oder ein Unternehmen übernommen worden ist. Manchmal verlässt auch mit einem ausgeschiedenen Mitarbeiter die komplette Kompetenz die Firma. Häufig beschert auch der Gedanke schlaflose Nächte, der Dienstleister, der vor 10 Jahren das maßgeschneiderte System programmiert hat, könnte morgen „an den Baum fahren“.

ERP-Die Alleskönner

Es herrscht also meistens Handlungsdruck und es wird die „allgemeinen Jagt“ ausgerufen. Meistens mehrere, im schlechtesten Fall voneinander unabhängig agierende Personen, fangen an den Markt zu sondieren. Bei den Gesprächen mit der Liga von Vertriebsmitarbeitern der ERP-Anbieter, die dabei „von der Leine gelassen“ wird, entsteht zunächst einmal folgender Eindruck: Der technologische und funktionelle Fortschritt, seit der letzten Einführung vor 10 Jahren, muss mindestens ein epochaler Quantensprung gewesen sein. Denn plötzlich gibt es keine, auch noch so exotische Anforderung mehr, die eine ERP System nicht bedienen kann. Zumindest hört sich das am Telefon so an. Der Nebeneffekt dieser verbalen Muskelschau: Die Anforderungs- und Wunschlisten werden dadurch immer länger.

Danach beginnt die erste Runde des „Ich-kann- auch-Powerpoint“ – Marathons. Nachdem dann eine ausgesuchte Schar von Mitarbeitern denselben Vortrag mit verschieden Logos gesehen hat, kommt man zu einem übereinstimmenden Ergebnis: Man ist unentschieden. Macht aber nichts, man wollte sich ja nur mal orientieren. Es wird ja noch ein Lastenheft erstellt.

ERP System – Wünsch Dir was

Nun schlägt die Stunde des „Wünsch Dir was“. Alles was Powerpoint, Hochglanzprospekte und vermeintliche Fachartikel in vermeintlichen Fachpublikationen hergeben, wird Punkt für Punkt in eine lange Excelliste geschrieben, die aber so viel Interpretationsspielraum lässt, dass jeder der befragten Anbieter schon irgendwie sein Kreuzchen an der richtigen Stelle machen kann.

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Wirklich weiter gekommen ist man nicht gekommen und vielleicht hätte man vorher sich ein paar grundlegende Gedanken machen sollen. Ein paar Anregungen hier zu von meiner Seite:

Definieren Sie Ihre Bedürfnisse
Sie kennen Ihr Unternehmen am besten! Also sollten Sie auch wissen, welche die wichtigsten Anforderungen die neue Software erfüllen muss. Halten Sie fest, welche Kernprozesse Sie haben und welchen Part dabei die ERP System übernehmen soll. Das sind die ersten Kriterien, um die ersten Anbieter zu streichen, die diese Anforderungen nicht erfüllen.
Achten Sie auf Erweiterbarkeit und Zukunftssicherheit
Eine ERP System werden Sie wahrscheinlich die nächsten 10 Jahre im Einsatz haben. Es ist mehr als wahrscheinlich, dass neue Entwicklungen am Markt in diesem Zeitraum stattfinden. Das System sollte flexibel genug sein, um auf den Lauf der Zeit zu reagieren. Gleichzeitig sollte die Zukunft des Anbieters darstellbar sein. Fragen Sie nach! Wie schaut der Entwicklungsplan der Software aus?
Hinterfragen Sie kritisch die Geschäftspolitik des Partners. Gehört das Produkt, dass er Ihnen anbietet wirklich zu seinem Kerngeschäft? Hat er die Substanz, den Konkurrenzkampf in der Branche in den nächsten 10 Jahren durchzustehen? Zeichnet er sich hauptsächlich dadurch aus, Kunden durch Übernahmen zu kaufen oder ist es langfristige Strategie sich an Kundenwünschen zu orientieren? Denken Sie daran, dass Sie aller Wahrscheinlichkeit nach wachsen. Die Software sollte das mit Ihnen tun können.
Definieren Sie Internationalisierung als Muss
In einer von der Globalisierung bestimmten Welt, ist die Fähigkeit der Unternehmenssoftware sich in diesem Umfeld bewegen und vernetzen zu können, ein unabdingbares Muss. Sei es die neue Niederlassung in China oder der Geschäftspartner in den USA. Die Fähigkeit, die Geschäftsprozesse über Ländergrenzen hinweg abbilden zu können, muss ein neues System zwingend bieten.
Begreifen Sie Integration als Chance
jahrzehntelang haben die ERP-Hersteller das Hohelied der Komplettablösung gesungen und damit gemeint, nur wenn man alle im Unternehmen befindlichen Softwarepakte ablöst und durch eine große Software ersetzt, können durchgängige Prozesse gewährleistet werden. Ist das denn wirklich noch so? Fragen Sie sich, welche Anwendungen ihren Dienst noch sehr guttun, oder ob es für einen speziellen Prozess nicht besser ist, eine Spezialsoftware einzusetzen. Es gibt mittlerweile einige Anbieter, die Technologie mit, an Bord zu haben, solche Paket zu integrieren, ohne Riesenaufwand für Schnittstellen treiben zu müssen.
Fragen Sie nach dem Standard und nach dessen Anpassbarkeit
Standardsoftware bildet Kernprozesse einer Branche ab. Das ist die Pflicht. Die Kür allerdings ist es, diese Prozesse an Ihre Eigenheiten anpassen zu können. Und zwar ohne die Logik des Programms zu ändern und damit jedem Update des Programms zu einem teuren Abenteuer zu machen. Vergessen Sie allerdings auch nicht: Manchmal muss man für hohe Flexibilität, Abstriche in Detailtreue machen. Hier muss eine Balance gefunden werden. Lassen Sie nicht durch die Quadratur des Kreises versuchen. Wenn ein Anbieter versucht Ihnen Standardsoftware, als Basis einer Individualentwicklung zu verkaufen, dann laufen Sie Gefahr die Nachteile beider Welten ins Haus zu holen.
Suchen Sie nach einem Partner und keinen Vasallen
Das Beratungshaus oder der Softwarepartner tragen schon beides im Namen. Es sollte ein Partner sein, der beraten kann, weil er vielleicht schon aus vielen Projekten vorher Erfahrungen heranzieht, die Sie nicht haben. Die menschliche Komponente in einem ERP-Einführungsprojekt ist nicht zu unterschätzen und es kommt schon mal vor, dass einfach die Chemie zwischen Personen nicht passt, die dann ausgetauscht werden müssen. In ERP–Projekten kommt fast immer der Punkt, wo es zu Spannungen kommt. Hier braucht man Menschen, die diskutieren können und kein Ja-Sager.

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