Das Konzept einer integrierten ERP-Software ist seit mittlerweile Jahrzehnten etabliert. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist es schlicht unvorstellbar, dass es ohne ERP System ginge. Gleichzeitig wächst eine junge Generation von Unternehmen und Menschen heran, die Software nicht als großen Monolithen kennengelernt hat. Vom Smartphone gewohnt erwarten Sie schnell zugängliche auf Usability konzentrierte Apps. Kann moderne ERP-Software solchen Erwartungshaltungen gerecht werden?
Gibt es das auch in schön?
Gibt es das auch in schön? War schon die Frage eines unserer Kunden, der zum ersten Mal SAP Business One sah. Die Frage war trotzdem wenig überraschend, handelte es sich um ein Unternehmen das sich mit Interface Design beschäftigte. Trotzdem hatte sich der Kunde für die Mittelstandlösung der SAP entschieden. Das ist nun über 10 Jahre her.
Bei einem Vortrag, den ich jüngst halten durfte, wies mich ein Teilnehmer aus dem Auditorium darauf hin (und fast schon zurecht), dass es Software wie monday.com gäbe. Diese sei anders als die “ERP-Dickschiffe” schlank, mit ansprechender Oberfläche und quasi selbst erklärend.
Zugegeben, mir fällt eine Entgegnung auf solche Anwürfe nicht leicht. Allerdings ist dies nicht der Fall, weil ich mich auf verlorenen Posten fühle. Ich bin bei solcher Gelegenheit schlicht perplex, ob des Missverständnisses.
Schnell und genau ans Ziel
Moderne Software wird oft im Zusammenspiel mit deren Anwendern entwickelt. Dem Lean-Gedanken folgend, wird der User sehr früh mit der Anwendung konfrontiert. Er soll sich wohlfühlen und sich zurechtfinden, ohne das große Erklärungen nötig sind. Funktional konzentrieren sich diese Lösungen zumeist auf einen Ausschnitt oder einen Unternehmensbereich. So entstehen und entstanden ausgefuchste, teils hochspezialisierte Werkzeuge. Ein wichtiger, wenn nicht der wichtigste Teil ist das User Interface (UI). Sind es doch die spezialisierten User, die gemäß Ihrer Spezialisierung abgeholt werden sollten, um sich für die Software zu entscheiden.
Viel gute innovative Software kommt so auf den Markt. Diese ist dann natürlich perfekt auf das jeweilige Zielpublikum zugeschnitten.
ERP-Systeme wollen alles
“..Öfters einmal muss eine User Gruppe zurückstecken, gar leiden ..wenn es dem Ganzen dient..”
Die wesentlichen zwei Ideen hinter einem ERP-System ist die Standardisierung und die Integration von Unternehmensprozessen. Ausgehend vom Gedanken, dass es erprobte und optimierte Prozesse in Unternehmen gibt, sollen diese Abläufe so in der ERP Software von vielen verschiedenen Unternehmen anwendbar sein. Best Practice heißt das Zauberword. Die Prozesse, die man hierbei im Auge hat, wurden schön von der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) umrissen: „Gesamtheit der Tätigkeiten, die sich gegenseitig bedingen oder beeinflussen und unter Verwendung von Ressourcen Eingaben in Ergebnisse umwandeln.“
Es kann dabei nicht Ziel sein, Spezialitäten hochspeziell abzubilden. Zur Wahrheit gehört: Öfters einmal muss eine User Gruppe zurückstecken, gar leiden ..wenn es dem Ganzen dient.
“..Ein ERP-System kann unter Umständen technisch nicht mehr auf der Höhe der Zeit, aber funktional durchaus geeignet sein…”
Es kommt auf die Reife an
Der Fundus an beispielhaften Prozessen kommt nicht von irgendwoher und nicht ad hoc. Um Best Practice zu werden, müssen sie erst über gebührend lange Zeit in gebührend hoher Varianz angewandt werden. Lange Rede kurzer Sinn: Es braucht Zeit und die nötige Erfahrung. Ein ERP-System kann unter Umständen technisch nicht mehr auf der Höhe der Zeit, aber funktional durchaus geeignet sein. Und umgekehrt fällt es durch, wenn es eine mangelhafte funktionaler Tiefe hat. Dabei kann vielen neuen Trend folgen.
Die Software ist nur die halbe Miete
“.. Der ERP Berater muss nicht nur Spezialist in “seinem” ERP-System sein. Er muss die betriebswirtschaftlichen Prozesse seines Kunden verstehen….”
Einher mit modernen Softwareangeboten ist oft das Versprechen, dass sich seine Funktionen quasi von selbst erklärt. Tut sie das nicht stehen moderne Medien bereit. Die liefern dann zum Beispiel die Erklärung.
Führt man in einem Unternehmen eine ERP-Software ein, so geht das nicht ohne Berater und einem mehr oder weniger aufwändigen Projekt. Warum gibt es hier nicht YouTube-Videos und Onlinehilfen die einen anleiten?
Hält man sich einmal vor Augen, dass so eine ERP Software gerne mehrere zehntausend Tabellen “unter der Haube” hat und jemand wissen muss, was in welcher dieser Tabellen steht oder abgelegt werden soll, bekommt man vielleicht eine Ahnung, wie die Antwort auf diese Frage lautet.
Nicht nur das. Der ERP Berater muss nicht nur Spezialist in “seinem” ERP-System sein. Er muss die betriebswirtschaftlichen Prozesse seines Kunden verstehen. Aus diese Zutaten wird dann das Gesamtkunstwerk ERP.
Die Software ist nur ein Teil der Kosten
Gehen wir heute auf die Website von diversen Softwareanbietern, so findet sich dort ein prominenter Link zum Preismodell. Hier finden wir dann meistens zwei bis vier “Pläne”. Diese Pläne liefern die meist monatlichen Kosten pro User. Schnell kalkuliert man so, was der Einsatz des Softwarepakets kostet.
Fragt man die Kosten einer ERP-Software an, so geben sich seriöse Anbieter meist zu geknöpft. Nicht nur die Lizenzmodelle sind kompliziert. Die Lizenzkosten sind oft der kleinere Teil. Das Einführungsprojekt erzeugt einige Kosten für Beratertage. Es fällt noch der eigene Aufwand für die Mitarbeite im ERP Projekt an. Den sollte man nicht unterschätzen.
Es gibt doch Schnittstellen
“..Ohne Datenintegration ist die wesentliche Basis der Digitalisierung unzugänglich..”
Wie schon erwähnt, gibt es viele gute Spezialsoftware. Diese bildet die speziellen Anforderungen einzelner Unternehmensabteilungen oft aufs Beste ab. Da läge es doch nahe einfach diese Spezialpakete miteinander zu verbinden. Und ja, die Schnittstellentechnologie wird immer intelligenter. Allerdings geht eben nicht um die simple Übertragung von Daten. Die Prozesse müssen durchgängig gemacht werden. Bei dem Versuch dies zu realisieren entsteht nicht nur gehöriger Aufwand. Das fragile Gebilde wird nach der Realisierung meist nur noch von wenigen beteiligten Entwicklern durchschaut. Aus der “easy to use” Software wird auf einmal ein fehleranfälliges Risiko. Allerdings ohne den Datenaustausch verlieren die Unternehmen nicht nur die Vorteile der Automatisierung. Ohne Datenintegration ist die wesentliche Basis der Digitalisierung unzugänglich.
Digitalisierung fordert und fördert ERP-Systeme
Genau beim Thema Datenintegration investieren die ERP Hersteller viel Aufwand und Geld. Dies ist besonders für mittelständische Unternehmen sehr relevant. Die Basis der Digitalisierung ist die Vernetzung aller Bereiche. Im Unternehmen aber auch zur jeder anderen nutzbringenden Datenquellen. Die Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts. Ein gut integriertes ERP-System ist die Basis als Datendrehscheibe und Vernetzungsplattform zur Goldgrube zu werden.
Das Rückrat für die digitale Transformation
Manche Hype-Themen wie KI (Künstliche Intelligenz) stecken noch in den Kinderschuhen. Andere Entwicklungen sind schon angekommen. Hierzu zählt die Notwendigkeit Kunden, Kunden Partner und Lieferanten in die internen Prozesse zu integrieren.
Die ständige und weiträumige Analyse von Daten sollen Unternehmen neue Indikatoren an die Hand geben. So können sie Entwicklungen, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen werten und nutzen.
Ein voll integriertes ERP-System ist für diesen immer größeren Organismus das Rückrat. Es muss für all diese Aufgaben aus allen Bereichen des Unternehmens Daten managen. Zusätzlich bereitet es die diese internen Daten von mit externen von außen auf. Dabei automatisiert es möglichst viel. So kann man die vorhandenen Ressourcen für Wertschöpfung optimiert einsetzen.
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