SAP B1 Blog

Voll integriert für effektives Lagermanagement

SAP Business One ist mehr als nur eine Software. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Lagerbestände zu behalten, von den Einkaufs- und Verkaufsprozessen bis hin zu den Lagerbewertungsmethoden. Es bietet auch Funktionen für manuelle Bestandstransaktionen, Preisfindung und Inventur.

Aber lassen Sie uns tiefer in die Lagerorganisation eintauchen. In SAP Business One können Sie beliebig viele Lager anlegen, die sich bei der Lagerverwaltung komplett trennen lassen. Diese Lager müssen nicht notwendigerweise physisch getrennt sein. Es ist genauso möglich, dass Sie Haupt- und Ersatzteillager in derselben Lagerhalle untergebracht haben, aber aus logistischen Gründen trennen möchten.

Ein weiterer Aspekt, der die SAP Business One Lagerorganisation einzigartig macht, ist die Möglichkeit, die physikalischen Unterteilungen des Lagers mit bis zu vier Ebenen abzubilden. Das können z. B. Reihen, Gänge, Regale, Boxen, Container, Schachteln, Kisten, Kästen etc. sein. Das bedeutet, der Lagerplatz ist die kleinste verwendbare Raumeinheit im Lager. Diese Funktion ermöglicht eine präzise und effiziente Lagerverwaltung, indem sie die Lokalisierung und Bewegung von Artikeln innerhalb des Lagers erleichtert.

Grundprinzipien für die Lagerverwaltung in SAP Business One

Die angelegten Lager sind die Grundlage der Lagerverwaltung in SAP Business One. Es ist möglich, eine große Anzahl von Lagern zu erstellen, die sich in Bezug auf die Verwaltung des Lagers vollständig voneinander trennen lassen. Dies umfasst die Berechnung der Artikelkosten, die Reaktion auf den Mindestbestand usw.

Die Lager, die Sie in SAP Business One anlegen, sind logistisch zusammengehörig. Jede Einheit, die Sie für logistisch relevant halten, sollte ein Lager in SAP Business One haben. Ein allgemeines Lager, ein Ersatzteillager, ein Nebenlager, ein Produktionslager, ein Zwischenlager oder ein Ausschusslager sind einige Beispiele dafür. In der Regel sind die Lager physikalisch getrennt, aber wie bereits erwähnt, muss dies für ein Lagermanagement nicht der Fall sein. Einige Beispiele:

• Sperrlager für Reservebestände
• Zollfreilager, für importierte Waren, die noch nicht angemeldet wurden
• Qualitätssicherung für Stichproben und Warenprüfung
• Streckenlager für Lieferungen vom Lieferanten direkt an den Kunden
• Retourenlager, da das Eigentum ja beim Kunden verbleibt
• E-Commerce Lager, um eine hohe Verfügbarkeit zu garantieren

Für jedes Lager kann festgelegt werden, ob die verfügbaren Mengen dieses Lagers bei der Disposition berücksichtigt werden sollen oder nicht. Optional kann einem Lager auch ein abweichendes Sachkonto oder eine abweichende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeordnet werden. Dies kann z.B. für ein Lager im Ausland erforderlich sein.

Vor dem Anlegen oder Übernehmen der Artikelstammdaten ist die frühzeitige und sinnvolle Lagerorganisation ein wichtiger Aspekt der Systeminitialisierung und gut konzipierten Lagerverwaltung. Durch die Verwendung eines numerischen Codes am Beginn des Namens kann sichergestellt werden, dass die Lager richtig angeordnet und auffindbar sind.

Standardlagerplatz in SAP Business One

Ordnung ist in der Lagerverwaltung unerlässlich. Ein gutes Lagermanagement kann die Produktivität steigern, Fehler reduzieren und letztendlich die Kundenzufriedenheit steigern. Die Möglichkeit, einen Standardlagerplatz zu bestimmen, ist eine Funktion von SAP Business One, die dazu beitragen kann, diese Ordnung aufrechtzuerhalten. Aber was genau bedeutet das? Denken Sie daran, dass Sie ein Lager mit mehreren Lagerplätzen haben. Jeder Lagerplatz ist für spezifische Artikeltypen vorgesehen. Sie möchten sicherstellen, dass die Artikel an den richtigen Lagerplatz gehen, nachdem Sie Waren eingeliefert haben. Es handelt sich um die Option “Standardlagerplatz erzwingen”.

Bei einem Wareneingang müssen die Artikel nur auf den Standardlagerplatz gelegt werden, wenn Sie in SAP Business One die Checkbox „Standardlagerplatz erzwingen“ auswählen. Das bedeutet, dass SAP Business One unabhängig davon, wo der Artikel tatsächlich gelagert wird, automatisch den Standardlagerplatz für den Wareneingang auswählt. Dies kann dazu beitragen, das Lager ordentlich zu halten und das Lagermanagement effektiver zu machen. Das ist jedoch nicht der einzige Vorteil innerhalb der Lagerorganisation in SAP Business One. Sie können damit auch sicherstellen, dass die Artikel immer an den richtigen Ort gehen, indem Sie einen Standardlagerplatz erzwingen. Dies kann die Fehlerrate minimieren und die Genauigkeit Ihrer Lagerbestände erhöhen.

Artikelkosten je Lager verwalten

Eine Aufgabe der Lagerorganisation ist, die Kosten jedes Artikels transparent zu machen. SAP Business One bietet eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Artikelkosten pro Lager zu verwalten. Aber was bedeutet das eigentlich?

Stellen Sie sich vor, Sie haben mehrere Lager. Nicht alle Lager sind gleich – einige können sich in Gebieten mit höheren Betriebskosten befinden, andere können spezielle Lagerbedingungen erfordern, die zusätzliche Kosten verursachen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, die Kosten jedes Artikels je nach Lager unterschiedlich zu berechnen. SAP Business One ermöglicht genau das.

Mit SAP Business One können Sie die Checkbox “Artikelkosten je Lager verwalten” markieren, wenn die Lagerbewertungsmethode für jedes Lager separat angewendet werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird etwa der gleitende Durchschnittspreis für jedes einzelne Lager berechnet und nicht für alle Lager gemeinsam. Dies ermöglicht eine genauere Kostenkontrolle und kann Ihnen dabei helfen, effizientere Entscheidungen zu treffen.

Aber wie funktioniert das in der Praxis? Nehmen wir an, Sie haben einen Artikel, der in zwei verschiedenen Lagern gelagert wird. In Lager A sind die Betriebskosten höher als in Lager B. Wenn Sie einen Wareneingang in Lager A haben, können Sie die höheren Kosten in die Artikelkosten einbeziehen. Wenn der gleiche Artikel später in Lager B eintrifft, können Sie die Artikelkosten entsprechend den niedrigeren Betriebskosten von Lager B anpassen. Auf diese Weise reflektieren die Artikelkosten in SAP Business One die tatsächlichen Kosten jedes Lagers.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Funktion eine genaue und kontinuierliche Überwachung erfordert. Aber keine Sorge, SAP Business One bietet die notwendigen Tools und Berichte innerhalb der Lagerorganisation, um diesen Prozess zu erleichtern.

Insgesamt ist die Verwaltung der Artikelkosten je Lager eine leistungsstarke Funktion in SAP Business One, die dazu beitragen kann, die Genauigkeit Ihrer Kostenberechnung zu verbessern und letztendlich mit diesem Part der Lagerorganisation Ihre Rentabilität zu steigern.

Die Bestandsumlagerung in SAP Business One

Die Bestandsumlagerung ist ein wesentlicher Aspekt der Lagerverwaltung. Sie ermöglicht es Ihnen, Artikel von einem Lagerort an einen anderen zu bewegen, um den Bestand effizient zu verwalten und einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten. SAP Business One bietet eine Funktion, die diesen Prozess vereinfacht und optimiert.

Aber was bedeutet das genau? Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Artikel, der an einem bestimmten Lagerplatz nicht mehr benötigt wird, aber an einem anderen Lagerplatz fehlt. Anstatt den Artikel manuell zu bewegen und den Bestand manuell zu aktualisieren, können Sie in SAP Business One eine Bestandsumlagerung durchführen.

In SAP Business One können Sie eine Bestandsumlagerung genauso wie einen Wareneingang durchführen. Sie können einen Geschäftspartner und einen Ansprechpartner auswählen, die auf dem Belegdruck erscheinen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie Artikel zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen umlagern. Bei der Bestandsumlagerung in SAP Business One können Sie auch einen Geschäftspartner für den Belegdruck auswählen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie Artikel an einen Kunden oder Lieferanten umlagern. Sie können den Namen des Geschäftspartners auf dem Belegdruck ausgeben, um eine klare und genaue Dokumentation der Umlagerung zu gewährleisten.

Die Bestandsumlagerung in SAP Business One ist somit eine weitere Komponente einer effizienten Lösung zur Optimierung Ihrer Lagerverwaltung. Sie ermöglicht eine genaue Kontrolle der Artikelbewegungen in Ihrem Lager und kann dazu beitragen, die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Lagerverwaltung zu verbessern.

Automatische Zuordnung bei Ausgang

Die Lagerverwaltung kann eine komplexe Aufgabe sein, insbesondere wenn es darum geht, Artikel für den Warenausgang zuzuordnen. SAP Business One bietet eine Funktion, die diesen Prozess vereinfachen kann: die automatische Zuordnung bei Ausgang.

Aber was bedeutet das genau? Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Warenausgang, z. B. einen Verkauf oder eine Lieferung. Sie müssen entscheiden, welche Artikel aus Ihrem Lager entnommen werden sollen. Hier kommt die Funktion “Automatische Zuordnung bei Ausgang” ins Spiel.

In SAP Business One können Sie verschiedene Optionen für die automatische Zuordnung von Artikeln bei Warenausgang festlegen. Diese Optionen können auf der Ebene des Artikels, des Lagers oder des Lagerplatzes festgelegt werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass Artikel nach FIFO-Prinzip (First In, First Out) oder nach dem Prinzip des kürzesten Verfallsdatums entnommen werden.

Aber das ist bisher nicht alles. Diese Funktion kann auch dazu beitragen, die Effizienz Ihrer Lagerverwaltung zu verbessern. Indem Sie die automatische Zuordnung bei Ausgang nutzen, können Sie den Prozess der Artikelentnahme beschleunigen und Fehler reduzieren. Sie können auch sicherstellen, dass die Artikel in Ihrem Lager optimal genutzt werden, indem Sie etwa die ältesten Artikel zuerst verkaufen.

Die Inventur im SAP Business One Lagermanagement

Die periodische Inventur ist das Herzstück der Lagerverwaltung. Diese zyklische Zählung ist notwendig, um die Mengen in SAP Business One mit ihren physischen Gegenstücken im Lager abzugleichen. Die Zuordnung von Zykluscodes zu jedem Artikel und jedem Lager erleichtert diese periodische Zählung.

SAP Business One bietet standardmäßig zwei Arten von Inventurbelegen:

Inventurzählung: Bei diesem Beleg handelt es sich um eine Liste der zu zählenden Artikel und der für die Zählung verantwortlichen Personen. Es ist auch möglich, die zu zählenden Artikel zu sperren, um sie vor der Ausgabe zu schützen. Auf diese Weise vorbereitet, kann ein Zählbogen ausgedruckt werden, der als praktische Anleitung für den Zählvorgang dient. Nach der Zählung können die Mengen in den Zählbogen eingetragen werden. Ist die manuelle Eingabe zu aufwendig, ermöglicht SAP Business One, die relevanten Daten aus MS Excel zu importieren.

Bestandsbuchungsbelege: Diese Belege dienen dazu, Diskrepanzen zwischen den gezählten Mengen und den im System erfassten Bestandsmengen zu beseitigen. Die Bestandsbuchungsbelege ermöglichen die Eingabe der Artikelkosten und die Buchung der Differenz, um den Bestand anzupassen.

Bestandsberichte

In der Lagerverwaltung ist es unerlässlich, den Überblick über den aktuellen Bestand zu behalten. SAP Business One bietet eine Reihe von Bestandsberichten, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Einer der wichtigsten Berichte ist der “Lagerbestandsbericht”. Dieser Bericht zeigt den aktuellen Lagerbestand als Übersichts- oder Detailbericht an. Sie können die Anzeige im Fenster “Lagerbestandsbericht – Auswahlkriterien” hinsichtlich Artikel, Lager und Ort einschränken. Zusätzlich können Sie sich mit der Checkbox “Artikel mit Bestandsmenge Null ausblenden” nur jene Artikel anzeigen lassen, die auch einen Bestand auf Lager haben.

Ein weiterer nützlicher Bericht ist der “Bestandsstatus”-Bericht. Dieser Bericht zeigt die gleichen Bestandteile zur Berechnung der verfügbaren Menge (Auf Lager Bestätigt + Bestellt = Verfügbare Menge) an wie im Fenster Artikelstammdaten auf der Registerkarte Bestand.

Überdies bietet SAP Business One den “Bestandsbuchungsliste”-Bericht. Dieser Bericht funktioniert nach einem ähnlichen Muster wie die Umsatzanalyse im Modul Verkauf und die Einkaufsanalyse im Modul Einkauf. Sie können den Bericht nach Artikel, Geschäftspartner und nach anderen Kriterien ausführen lassen, wie z. B. hinsichtlich des Vertriebsmitarbeiters, eines Projekts oder einer Lieferantenkatalognummer.

Diese Berichte und viele andere ermöglichen es Ihnen, einen genauen Überblick über Ihren Bestand zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie sind ein weiteres Beispiel dafür, wie SAP Business One Ihnen dabei helfen kann, Ihre Lagerverwaltung zu optimieren und Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.