Dass ERP-Systeme die allgemeine Antwort auf die komplexen Prozesse eines Unternehmens sind, ist bekannt. Jedoch muss ein System auch bedient werden. Zwar zeigt es die Wege, die es zu beschreiten gilt, nur “laufen” muss der User schon selbst. Dieser Aspekt wird während der ERP Einführung oft nicht berücksichtigt, weshalb es nach der Inbetriebnahme bei den Anwendern oft mehr Verwirrung stiftet, als dass sie das ERP System vollauf nutzen können. Dazu kommt der allgemeine Wissensstand zu Software, der firmenintern oft nicht einheitlich ist. Meist fordert es einen hohen Support-Einsatz, dass die Anwender das System im Ganzen nutzen können. Die Vielzahl an Funktionen sind für ERP-Einsteiger oft abschreckend und deshalb nicht sehr benutzerfreundlich. Der Grund ist mangelnde ERP-Usability.
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Eine verbesserte ERP-Usability würde nicht nur zu zufriedenen Kunden führen, die es ergo wieder kaufen und ergo weiterempfehlen, sondern auch den Support entlasten. So werden auf lange Sicht Kosten gespart. Auch im Anwenderunternehmen.
Allerdings ist es schwer Veränderung in puncto Usability herbeizuführen. Für Usability-Berater selbst stellt die Komplexität der ERP-Systeme eine große Hürde dar um die Anwendungen auf Benutzerfreundlichkeit testen zu können. Deshalb werden bereits spezielle Verfahren entwickelt, um ERP-Lösungen auf ihre Usability zu prüfen.
Umfragen zum Thema Usability haben einen zusammenfassendes Bild zum Problemstand geschaffen. Allerdings müssen Lösungsansätze letzten Endes auch produktspezifisch gemacht werden. Hier trotzdem ein paar Vorschläge:
Problem: Komplexität durch zu viele Optionen
Lösung: Da der Nutzer gleich an der ersten Programmoberfläche, mit der Komplexität des System konfrontiert wird, wäre es ein Lösungsansatz, eine reduzierte Anzahl der Möglichkeiten anzubieten. Aus z.B. fünf Optionen werden drei. Dass das System nicht an seiner Anwendungsvielfalt verliert, können andere Optionen im Arbeitsverlauf weiterhin gewählt werden. Also eher ein aufbauender Prozess, statt mit allen Optionen von Beginn an arbeiten zu müssen.
Problem: Mangelnde Transparenz von Arbeitsabläufen
Lösung: Gerade bei komplexeren Arbeitsabläufen kann durch eine Anordnung der Oberflächen in Leserichtung und eine Kennzeichnung der aktiven Optionen dem Anwender in Sachen Transparenz geholfen werden. Und sei es nur um seinen eigenen Arbeitsweg nachzuvollziehen.
Problem: Fehlender Zugriff auf relevante Daten
Lösung: Bei entsprechend langen Arbeitsschritten, sollte der Nutzer jederzeit auf relevante Ergebnisse zurückgreifen können. Hilfreich wäre dabei eine oder mehrere Zwischenablagen, die als solche gekennzeichnet sind. Natürlich müssen auch alle anderen im System hinterlegten Daten gut zu finden sein. Eine Benutzerfreundliche Suchmaske ist da hilfreich, in einigen Systemen aber auch schon vorhanden wie z.B. die Enterprise Search in SAP Business One. Ein wichtiger Schritt zu mehr ERP-Usability.
Problem: Routine Anwendungen sind nicht als solche gekennzeichnet
Lösung: Das Problem zeigt im Grunde die Lösung. Routineanwendungen müssen entsprechend gekennzeichnet werden. Gut wäre auch eine Option diese benutzerspezifisch festzulegen bzw. an die Benutzeroberfläche zu binden.
Problem: Wenig (flexible) Hilfestellung
Lösung: Die alphabetische Sortierung in langen Listen oder übertragbare Anwendungen wie z.B. ein Suchfeld mit entsprechendem Icon wäre ein Anfang. Gerade bei wenig genutzten Modulen würde der Nutzer von flexiblen Hilfsfunktionen, wie einer Fehlerkorrektur profitieren.