Prozessoptimierung - Der richtige Zeitpunkt für die Analyse der Abläufe

Prozessoptimierung ist das A und O einer erfolgreichen ERP-Einführung. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt die bisherigen Prozesse zu untersuchen?

Wie erfolgreich ein ERP-System funktioniert, ist davon abhängig, wie gut die Prozesse auf die Abläufe in dem jeweiligen Unternehmen angepasst sind. Die Prozesse sollten dabei aber nicht nur irgendwie zum Ziel führen, sondern auf ihrer effizienteste Weise. Deshalb reicht es nicht, im ERP-Projekt die Software auf alle Prozesse anzupassen. Stattdessen sollte das Unternehmen sich mit ihren Zielen und den Abläufen, die sie dort hinbringen müssen, auseinandersetzen. Aber wann ist der richtige Zeitpunkt für eine eingehende Prozessanalyse?

Unwissenheit führt zum Nachteil

Aus den Fachkreisen hört man meist, dass die Prozesse schon vor der ERP-Auswahl bestimmt werden sollen. Das hat den Grund, dass das Unternehmen dann genau weiß was es will. Gut gedacht, jedoch bietet dieser Ansatz ein großes Manko: Häufig wissen Unternehmen gar nicht über die vielseitigen Möglichkeiten Bescheid, die Systemlösungen von heute bieten. Das Potential der Software bleibt dann ungenutzt oder wird sogar falsch eingesetzt. Statt der erhofften Effizienz-Steigerung kommt es zu einer Stagnation und alle sind enttäuscht.
Des weiteren ist es gerade für kleine und mittelständische Unternehmen häufig schwierig genügend Ressourcen aufzubringen, um die Prozesse dauerhaft zu untersuchen und zu optimieren. Zudem führt die Gewohnheit zu einer gewissen Betriebsblindheit und gerade Personen in verantwortlichen Positionen fällt es häufig schwer, hier Entwicklung zuzulassen.

Offenheit führt zur Prozessoptimierung

Ein guter Ansatz ist unserer Erfahrung nach, sowohl ein wenig Vorarbeit zu leisten, aber auch offen für Veränderungen zu bleiben – sowohl bei den Prozessen als auch bei der Software. Ein wesentlicher Schritt, hier eine gute Basis zu erzielen ist es, die aktuellen Prozesse in ihrem Istzustand schriftlich festzuhalten. Schon dabei kann ein ERP-Berater eine gute Stütze sein, da dieser die einzelnen Prozesse manchmal besser voneinander trennen kann. Zu diesem Zeitpunkt können sie auch bei den Mitarbeitern sammeln – welche Änderungen würden diese vornehmen? Welche Optimierung ist die Wichtigste für die Abläufe im Unternehmen? Wichtig ist hier, differenziert zu fragen, was sie persönlich ändern würden und was für das Unternehmen. Oft erhalten sie hier unterschiedliche Antworten. Das Feedback bildet oft genau die Bereiche ab, wo die jetzigen Prozesse ausbaufähig sind.

Abseits von der Prozessoptimierung, ist der Erfolg der ERP-Systeme auch davon abhängig, wie offen die Nutzer der Veränderung begegnen. Hier hilft wiederum nur gute Kommunikation im Unternehmen – funktioniert die nicht, ist das der erste Prozess, der gerändert werden sollte.

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