Revisionssicherheit – was heißt das für ein digitales Archiv?
29 Sep

Revisionssicherheit – was heißt das für ein digitales Archiv?

In Sachen Bedienungsfreundlichkeit, Sicherheit, Platz und Haltbarkeit ist ein digitales Archiv der Archivierung in Papier deutlich überlegen. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf eine modernes DMS. Möglich gemacht hat diese Entwicklung letztlich die Erfindung der Datenträger. Diese haben neben immer höher werdender Kapazität auch Eigenschaften, die einem Archiv zunächst im Weg stehen: Dokumente auf solchen Datenträgern sind änder- und löschbar. Ab wann ist ein solches Archiv aber revisionssicher.

Dokumente digital und revisionssicher

Wie stellt man also sicher, dass in einem digitalen Archiv Dokumente die nicht verändert werden sollen oder dürfen, davor geschützt werden. Der Anspruch einer revisionssicheren Aufbewahrung ist schließlich, dass sie denselben Inhalt aufweisen wie in Ihrer Urform. Diese Form von rechtlicher Integrität gilt für Rechnungen, Verträge und allen Unterlagen die irgendwie steuerrelevant sind. Dazu gehört zum Beispiel auch jegliche Korrespondenz, die mit der Abwicklung von Geschäften stattfindet.
Was also ein einfacher digitaler Ordner nicht leisten kann, muss eine Software erledigen, die den Vorgaben der Revisionssicherheit folgen kann.

Standards für ein digitales Archiv

Was innerhalb eines digitalen Archivs revisionssicher ist, definieren diverse Standards und Vorschriften. Zu finden sind diese in Deutschland zum Beispiel im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung.
Eine weitere maßgebende Quelle sind die GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

10 Grundsätze zur Revisionssicherheit

Eine Hilfe was in einem digitalen Archiv als revisionssicher gelten darf liefert der Verband Organisations- und Informationssysteme mit seinen zehn Grundsätzen zur Revisionssicherheit

  • Dokumente werden unveränderbar archiviert.
  • Kein Dokument geht auf dem Weg ins oder im digitalen Archiv verloren.
  • Jedes Dokument wird durch entsprechende Techniken (wie indexieren, Tags, Metadaten) wieder auffindbar.
  • Die Suche nach einem Dokument führt zu einem eindeutigen Treffer.
  • Es ist nicht möglich ein einmal archiviertes Dokument innerhalb der vorgesehenen Lebenszeit zu zerstören.
  • Jedes Dokument wird genau in der erfassten Form wieder angezeigt, ausgegeben oder gedruckt.
  • Alle Inhalte werden in kurzen Zeiträumen gefunden.
  • Alle Änderung an der Struktur des digitalen Archivs müssen protokolliert werde. Und zwar so, dass die Änderung rückführbar ist.
  • Updates, Upgrades, Migrationen können so durchgeführt werden, dass keinen Informationen verloren gehen.
  • Alle gesetzlichen Bestimmungen (auch die Bestimmungen zum Datenschutzes) werden durchgängig eingehalten.

Papierloses digitales Archiv

Revisionssichere digitale Archive ermöglichen das Speichern von Daten mit rechtlicher Absicherung. Die meisten Papier-Originale können, so abgesichert, nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden. Ausnahmen sind hier zum Beispiel Bilanzen und Berichte wie die GuV.
Allerdings darf man trotz DMS nicht zu vorschnell bei der Vernichtung von Dokumenten sein. Es muss zunächst eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Darin werden alle Maßnahmen und Verfahren rund um das digitale Archivieren nachvollziehbar und aufrufbar dokumentiert. Erst wenn alle so dokumentierten Schritte durchlaufen sind, darf dann ein Papierdokument vernichtet werden.

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