Saldenbestätigung in SAP Business One

Eine Saldenbestätigung ermöglicht es, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Geschäftspartnern auf ihre korrekte Höhe hin zu kontrollieren. Mit der Versino Financial Suite lässt sich diese Aufgabe automatisieren.

Zweck der Saldenbestätigung

Eventuell ergeben sich Diskrepanzen, die mit dem jeweiligen Geschäftspartner geklärt werden müssen. Eventuell sind auch Einzelwertberichtigungen zu buchen. Mit der Bestätigung über Salden erkennt der abgebende Schuldner oder Gläubiger den Saldo zu einem bestimmten Zeitpunkt an, sodass spätere Reklamationen diesbezüglich sinnlos sind.

Die unterschiedlichen Formen

– Saldenbestätigung

In der Saldenbestätigung teilt man dem Geschäftspartner die zu bestätigenden Beträge im Detail mit. Man erbitten die entsprechende Rückbestätigung, egal ob es Differenzen geben sollte oder nicht.

– Saldenmitteilung

Bei der Saldenmitteilung benachrichtigt man den Geschäftspartner ebenso im Detail zu den Beträgen, die er zu bestätigen hat. Man verlangen allerdings eine Rückmeldung nur dann, wenn er mit dem mitgeteilten Saldo nicht übereinstimmt.

– Saldoanforderung

Mit der Saldoanforderung ersuchen man seinen Geschäftspartner, den Saldo des Kontos entsprechend seiner Buchhaltung zu übermitteln.

Rechtliche Hintergrund

Mit Berufung auf den sogenannten Handelsbrauch sind Bestätigungen über Salden ein Schuldversprechen bzw. Schuldanerkenntnis. Das sieht auch das BGB im § 782 so. Selbst ohne Antwort wird ein so mitgeteilter Saldo von Zivilgerichten anerkannt.

Anforderung der Wirtschaftsprüfer

Unter den besonderen Gegebenheiten gibt der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer die Debitoren und Kreditoren vor, ob eine Bestätigung über Salden angefordert werden muss. In der Praxis geschieht dies nach speziellen Selektionskriterien (Stichproben, Maximalwerte, Anomalien) anhand der gemeinsam abgestimmten Saldenlisten.

Sind Saldenbestätigung ein Muss?

Prinzipiell gibt es keine Verpflichtung, Drittbestätigungen einzuholen. Man muss die Frage, ob man die Saldenbestätigungen einholt, nach fachlichen Urteil zu beantworten. Vor allem sollte sichergestellt sein, dass auch ohne Saldenbestätigung eine mögliche Prüfung ohne Risiken erfolgen kann.

Abweichungen in den Salden

Gründe für eine Abweichung der Salden und eventuell damit verbundener falscher Informationen können Ihren Ursprung auf beiden Seiten der Geschäftsbeziehung haben. So kann beispielsweise zu unterschiedlichen Perioden gebucht worden sein. Die Forderung wurde vor der Erstellung der Saldenbestätigung beglichen. Eine Retoure wurde nicht oder falsch verbucht. Wie immer gibt es viele mögliche Fehlerquellen.

Saldenbestätigung zum Stichtag in SAP Business One

In SAP Business One sind einige Arbeitsschritte nötig, um Saldenbestätigungen entsprechend bestimmter Anforderungen zu erstellen. Mit der Versino Financial Suite wird dieses durch einen Assistenten übernommen und automatisiert. Dabei können Kriterien wie der Stichtag und Kunde, aber auch Kundengruppen oder/und zuständige Vertriebsmitarbeiter vorgegeben werden, um dann über entsprechende Schreiben generiert.