Fragen und Antworten zu SAP Business One Felder und Funktionen.
STAMMDATEN
Stammdaten / Benutzer
Ein Benutzer ist eine Person, die in SAP Business One arbeitet und über einen Benutzercode und ein Passwort auf das Programm zugreift.
Um einen neuen Benutzer in SAP Business One anzulegen, öffnen Sie das Fenster “Benutzer – Definition” und geben Sie alle relevanten Daten im Register “Allgemein” ein.
Ein Superuser ist ein Benutzer, dem alle Berechtigungen in SAP Business One erteilt werden, und der somit alle Funktionen des Programms nutzen kann.
Um einen Superuser in SAP Business One zu erstellen, aktivieren Sie die Checkbox “Superuser” im Fenster “Benutzer – Definition”.
Eine Named-User-Lizenz ist eine Benutzerlizenz, die einem bestimmten Mitarbeiter im Unternehmen zugeordnet wird.
Seit Release 9.2 ist die Eingabe des Benutzercodes in SAP Business One auf 25 Zeichen beschränkt.
Das Passwort in SAP Business One muss mindestens vier und darf maximal acht Zeichen lang sein.
Um ein Passwort in SAP Business One zu ändern, klicken Sie auf den Button “Passwort eingeben” und geben Sie das neue Passwort im sich öffnenden Fenster ein.
Wenn Sie die Checkbox “Passwort läuft nie ab” aktivieren, muss der Benutzer das Passwort nicht nach einer bestimmten Zeit ändern.
Die Checkbox “Passwort bei der nächsten Anmeldung ändern” zwingt den Benutzer, das Passwort bei der nächsten Anmeldung zu ändern.
Eine Filiale in SAP Business One ist ein Standort des Unternehmens, an dem bestimmte Geschäftsaktivitäten stattfinden.
Eine Abteilung in SAP Business One ist eine Gruppierung von Mitarbeitern, die ähnliche Aufgaben ausführen.
Um einem Benutzer eine Benutzergruppe zuzuordnen, klicken Sie auf den Button “Dem Benutzer Berechtigungsgruppen zuordnen” und wählen Sie die entsprechende Gruppe aus.
Eine Mobile-Benutzer-Lizenz ermöglicht es einem Benutzer, über eine Smartphone-App auf SAP Business One zuzugreifen.
Die Mobiles Gerät ID in SAP Business One
Die Passwortverwaltung ist eine Funktion, die bestimmte Vorgaben für das vom Benutzer gewählte Passwort enthält. Sie besteht aus verschiedenen Feldern wie der Sicherheitsstufe, Ablaufdatum, Mindestlänge und der Anzahl an Authentifizierungen.
Die Sicherheitsstufe ist eine bereits vordefinierte Kategorie, die die Inhalte der nachfolgenden Felder bestimmt. Es stehen die Sicherheitsstufen Niedrig, Mittel, Hoch und Benutzerdefiniert zur Auswahl. Die Inhalte sind fix definiert und können nicht verändert werden.
Das Ablaufdatum beschreibt die Anzahl der Tage, nach denen das Passwort vom Benutzer erneuert werden muss. Nach Ablauf dieser Frist erhält der Benutzer beim Einstieg eine Aufforderung, das Passwort zu ändern.
Die folgenden Felder können nur eingegeben bzw. geändert werden, wenn Sie die Sicherheitsstufe Benutzerdefiniert auswählen. Für alle anderen Sicherheitsstufen sind die Felder bereits fix vordefiniert..
Die Vorgaben, die die Zusammensetzung des Passworts betreffen, sind die minimale Länge, die Mindestanzahl an Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Ziffern und nicht alphanumerischen Zeichen.
Das neue Passwort darf z. B. nicht mit den letzten drei Passwörtern übereinstimmen. Geben Sie dazu die Ziffer “3” in dieses Feld ein. Je höher die Zahl, desto höher die Sicherheitsstufe.
Geben Sie hier die Anzahl der Versuche ein, die einem Benutzer zur Verfügung stehen, um beim Einstieg in SAP Business One den Benutzernamen und das Passwort korrekt einzugeben. Wenn Sie hier “-1” eingeben, hat der Benutzer unendlich viele Versuche zur Verfügung.
Wird die festgelegte Anzahl an Versuchen überschritten, um sich an SAP Business One anzumelden, wird der Benutzer gesperrt und kann nur von einem Superuser entsperrt werden.
Geben Sie hier ein Beispiel an, wie das Passwort des Benutzers zusammengesetzt sein soll. Dieses Beispielpasswort dient dem Benutzer als Hilfe bei der Wahl seines eigenen Passworts. Bei einem neuen Passwort überprüft SAP Business One, ob diese Vorgabe erfüllt wurde.
Der Benutzer muss beim erstmaligen Einstieg das initiale Beispielpasswort ändern und ein neues, selbst gewähltes Passwort eingeben.
Die Sicherheitsstufe “Niedrig” ist standardmäßig in SAP Business One eingestellt. Das Passwort muss mindestens sechs Zeichen lang sein und keine weiteren Vorgaben erfüllen. Das Ablaufdatum ist auf 90 Tage eingestellt.
Die Sicherheitsstufe “Mittel” erfordert ein Passwort, das mindestens acht Zeichen lang sein muss. Es muss mindestens eine Zahl oder ein Sonderzeichen und ein Großbuchstabe oder Kleinbuchstabe enthalten. Das Ablaufdatum ist auf 60 Tage eingestellt.
Die Sicherheitsstufe “Hoch” erfordert ein Passwort, das mindestens acht Zeichen lang sein muss. Es muss mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen sowie mindestens ein Großbuchstabe und ein Kleinbuchstabe enthalten. Das Ablaufdatum ist auf 30 Tage eingestellt.
Stammdaten / Geschäftspartner
Ein Geschäftspartner ist eine Person, ein Unternehmen, eine Organisation, eine Institution oder eine Behörde, die mit dem eigenen Unternehmen in Verbindung steht.
Die Geschäftspartner-Stammdaten sind eine Art Sammlung aller partnerrelevanten Daten, die für das eigene Geschäft notwendig sind.
Es gibt drei grundlegende Kategorien für Geschäftspartner-Stammdaten in SAP Business One: Interessenten, Kunden und Lieferanten.
Ja, aufgrund der Vielzahl an zusätzlichen Feldern, die Ihnen in den Geschäftspartner-Stammdaten zur Verfügung stehen, können Sie auch Daten über diese Kategorien hinaus anlegen.
Das Fenster für die Geschäftspartner-Stammdaten finden Sie im Hauptmenü unter Geschäftspartner • Geschäftspartner-Stammdaten.
Das Fenster für die Geschäftspartner-Stammdaten finden Sie im Hauptmenü unter Geschäftspartner • Geschäftspartner-Stammdaten.
Das Fenster für die Geschäftspartner-Stammdaten ist unterteilt in Kopfdaten, Geschäftspartnerinformationen und weitere thematisch gesammelte Angaben auf den Registerkarten.
In den Kopfdaten des Geschäftspartners befinden sich Felder wie der Code, der Name, die UID-Nummer und der Typ des Geschäftspartners.
Der Code des Geschäftspartners muss eindeutig sein und darf nicht bereits für einen anderen Geschäftspartner oder ein Sachkonto verwendet worden sein.
Ja, Sie haben die Möglichkeit, eine Nummernserie für den Geschäftspartner festzulegen.
Ein Kunde hat die Berechtigung für alle Verkaufsbelege, Opportunities und Serviceabrufe.
Ein Interessent hat im Vergleich zum Kunden nur eingeschränkte Berechtigungen für die Verkaufsbelege Angebot und Auftrag sowie für Opportunities. Er hat keine Berechtigungen für Serviceabrufe, Lieferungen oder Ausgangsrechnungen. Ein Lieferant hat die Berechtigung für alle Einkaufsbelege.
Das Feld für den Namen des Geschäftspartners ist auf 100 Zeichen begrenzt.
Der fremdsprachige Name kann als zweites Namensfeld oder als Übersetzung des Namens (falls nur eine einzige Fremdsprache benötigt wird) verwendet werden.
Sie können eine Gruppe für den Geschäftspartner aus einer Werteliste auswählen.
Gruppen sind grobe Kategorisierungen für Geschäftspartner, die zur Einteilung und Auswertung dienen.
Der Kontosaldo zeigt den aktuellen Saldo aller Ausgangsrechnungen abzüglich der von den Kunden geleisteten Zahlungen und abzüglich der von Ihnen gewährten Gutschriften an den Kunden an.
Die UID-Nummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftspartners in SAP Business One, die Sie im entsprechenden Feld eingeben können. Das System prüft die Richtigkeit des Länderkürzels und der Länge der UID-Nummer und warnt bei Falscheingabe.
Das Feld “Opportunities” zeigt die Anzahl der offenen Opportunities im Vertrieb an und führt Sie zum Fenster für den Opportunity-Bericht.
Das Feld “Aufträge” bzw. “Bestellungen” zeigt den aktuellen Stand der offenen Aufträge bei einem Kunden bzw. den aktuellen Stand der offenen Bestellungen bei einem Lieferanten an. Mit Klick auf den orangefarbenen Pfeil gelangen Sie zum Fenster Kundenauftragssaldo bzw. Bestellsaldo, wo Sie weitere Informationen einsehen können. Mit erneutem Klick auf den orangefarbenen Pfeil neben dem Datum gelangen Sie zum eigentlichen Auftrag.
Das Feld “Aufträge” bzw. “Bestellungen” zeigt den aktuellen Stand der offenen Aufträge bei einem Kunden bzw. den aktuellen Stand der offenen Bestellungen bei einem Lieferanten an. Mit Klick auf den orangefarbenen Pfeil gelangen Sie zum Fenster Kundenauftragssaldo bzw. Bestellsaldo, wo Sie weitere Informationen einsehen können. Mit erneutem Klick auf den orangefarbenen Pfeil neben dem Datum gelangen Sie zum eigentlichen Auftrag.
Auf der Registerkarte “Allgemein” können allgemeine Informationen zum Geschäftspartner eingegeben werden, wie z.B. Kontaktdaten, Versandart, Passwort, Zessionskennzeichen, Geschäftspartnertyp, Ansprechpartner, ID-Nr. 2, Bemerkungen, Vertriebsmitarbeiter/Einkäufer, GP Channel Code, Techniker, Gebiet, Sprache, Alias-Name, GLN, Versenden von Marketinginhalten sperren und Aktivität.
Auf der Registerkarte “Ansprechpartner” können Informationen zu den Ansprechpartnern des Geschäftspartners eingegeben werden, wie z.B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Funktion.
Auf der Registerkarte “Adressen” können verschiedene Adressen des Geschäftspartners eingegeben werden, wie z.B. Lieferadresse, Rechnungsadresse oder Postfach.
Auf der Registerkarte “Zahlungsbedingungen” können die Zahlungsbedingungen für den Geschäftspartner eingegeben werden, wie z.B. Zahlungsziel, Skonto und Zahlungsweise.
Auf der Registerkarte “Buchhalt.” können Informationen zur Buchhaltung des Geschäftspartners eingegeben werden, wie z.B. Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und Kontonummer.
Auf der Registerkarte “Eigenschaften” können spezifische Eigenschaften des Geschäftspartners eingegeben werden, wie z.B. Kundennummer, Lieferantennummer oder Artikelnummer.
Auf der Registerkarte “Anhänge” können Dokumente oder Dateien zu dem Geschäftspartner als Anhang hochgeladen werden, wie z.B. Verträge, Bestellungen oder Rechnungen.
Auf der Registerkarte “Allgemein” müssen die Kontaktdaten des Geschäftspartners wie Telefonnummern, Mobiltelefon, Fax, E-Mail und Website eingegeben werden.
Die Dropdown-Liste “Versandart” auf der Registerkarte “Allgemein” dient zur Auswahl der bevorzugten Versandart für den Geschäftspartner, wie z.B. Lieferung per Post oder Spedition.
Das Feld “Passwort” auf der Registerkarte “Allgemein” ist reserviert für das Passwort des Geschäftspartners bei einer Einbindung von E-Commerce-Anwendungen.
Die Werteliste “Zessionskennzeichen” auf der Registerkarte “Allgemein” dient zur Auswahl eines Kennzeichens für den Fall, dass die offene Forderung eines Kunden an einen Dritten abgetreten wurde, wie z.B. an eine Bank.
Die Werteliste “GP-Projekt” auf der Registerkarte “Allgemein” dient zur Zuordnung eines Projektcodes für den Geschäftspartner, z.B. für ein bestimmtes Projekt oder eine spezielle Dienstleistung.
Die Dropdown-Liste “Geschäftspartnertyp” auf der Registerkarte “Allgemein” dient zur Auswahl des Typs des Geschäftspartners, z.B. Firma für Unternehmen, Privat für Privatpersonen oder Mitarbeiter für Mitarbeiter.
Die Dropdown-Liste “Geschäftspartnertyp” auf der Registerkarte “Allgemein” dient zur Auswahl des Typs des Geschäftspartners, z.B. Firma für Unternehmen, Privat für Privatpersonen oder Mitarbeiter für Mitarbeiter.
Das Feld “ID-Nr. 2” auf der Registerkarte “Allgemein” dient zur Eingabe einer weiteren frei wählbaren ID für den Geschäftspartner.
Um das Versenden von Marketinginhalten für den Geschäftspartner zu sperren, muss man auf der Registerkarte “Allgemein” das Optionsfeld “Versenden von Marketinginhalten sperren” aktivieren. Hierfür klickt man zunächst auf den Button “Kommunikationsmedien”. Im nun geöffneten Fenster “Kommunikationsmedien” aktiviert man die Kommunikationswege zum Geschäftspartner, die man sperren möchte (z.B. Fax oder E-Mail). Anschließend bestätigt man die Eingabe mit dem Button “OK”. Der Kunde ist jetzt für die ausgewählten Kommunikationswege gesperrt und wird z.B. kein Fax oder keine E-Mails mehr erhalten. Man kann die gleiche Einschränkung auf der Registerkarte “Ansprechpartner” für jeden einzelnen Ansprechpartner vornehmen.
Das Optionsfeld “Aktiv” auf der Registerkarte “Allgemein” legt mit den Feldern “von” und “bis” einen Zeitraum fest, innerhalb dessen der Geschäftspartner aktiv ist. Das bedeutet, dass für diesen Geschäftspartner alle Einkaufs- und Verkaufsbelege erstellt werden können. Außerhalb dieses Zeitraums können dagegen nur geparkte Belege erstellt werden.
Das Optionsfeld “Inaktiv” auf der Registerkarte “Allgemein” hat die gegenteilige Bedeutung. Der festgelegte Zeitraum samt Bemerkung bezieht sich auf den Zeitraum, indem der Geschäftspartner inaktiv ist.
Das Optionsfeld “Erweitert” auf der Registerkarte “Allgemein” ermöglicht, sowohl einen aktiven als auch einen inaktiven Zeitraum zu definieren (jeweils von…bis). Die Zeiträume dürfen sich dabei nicht überschneiden.
Das Optionsfeld “Erweitert” auf der Registerkarte “Allgemein” ermöglicht, sowohl einen aktiven als auch einen inaktiven Zeitraum zu definieren (jeweils von…bis). Die Zeiträume dürfen sich dabei nicht überschneiden.
Das Optionsfeld “Erweitert” auf der Registerkarte “Allgemein” ermöglicht, sowohl einen aktiven als auch einen inaktiven Zeitraum zu definieren (jeweils von…bis). Die Zeiträume dürfen sich dabei nicht überschneiden.
Die orangefarbenen Verknüpfungspfeile sind ein wichtiges Element auf dem Geschäftspartner-Stammdatenbild in SAP Business One. Sie befinden sich neben den Feldern auf der rechten Seite der Kopfzeile. Klicken Sie auf einen beliebigen Link, um die Belegdetails anzuzeigen, aus denen sich die Summenzahlen zusammensetzen.
Stammdaten / Geschäftspartner / Ansprechpartner
Auf der Registerkarte Ansprechpartner in SAP Business One können Sie beliebig viele Ansprechpartner anlegen und verwalten.
Sie können auf der Registerkarte Ansprechpartner beliebig viele Ansprechpartner anlegen.
Wenn Sie auf den gewünschten Ansprechpartner in der linken Leiste klicken, werden auf der rechten Seite die dazugehörigen Daten angezeigt.
Klicken Sie auf den Balken “Neu definieren” in der linken Leiste, um einen neuen Ansprechpartner anzulegen.
Im Feld “ID Ansprechpartner” sollten Sie den Namen des Ansprechpartners so eingeben, wie Sie ihn beispielsweise auf Belegen drucken würden, inklusive der gewünschten Anrede und Titel.
Klicken Sie auf den Namen des Ansprechpartners in der linken Leiste und dann auf den Button “Als Standard setzen” unterhalb des Bereichs, um den Ansprechpartner als Hauptansprechpartner zu definieren.
Seit Release 9.1 von SAP Business One wurde die E-Mail-Funktion erweitert und es gibt nun die Dropdown-Liste “E-Mail-Gruppe” beim Ansprechpartner.
Klicken Sie auf den Eintrag “Neu definieren” neben der Dropdown-Liste “E-Mail-Gruppe”, um eine neue E-Mail-Gruppe anzulegen.
Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Gruppe aus der Dropdown-Liste “E-Mail-Gruppe” beim Ansprechpartner aus.
Sie können die Ansprechpartner bei Ihren Geschäftspartnern mithilfe der E-Mail-Gruppe in Bezug auf den E-Mail-Versand klassifizieren.
Ein Kunde hat die Berechtigung für alle Verkaufsbelege, Opportunities und Serviceabrufe.
Ein Interessent hat im Vergleich zum Kunden nur eingeschränkte Berechtigungen für die Verkaufsbelege Angebot und Auftrag sowie für Opportunities. Er hat keine Berechtigungen für Serviceabrufe, Lieferungen oder Ausgangsrechnungen. Ein Lieferant hat die Berechtigung für alle Einkaufsbelege.
Die E-Mail-Gruppe dient dazu, die Ansprechpartner in Bezug auf den E-Mail-Versand zu klassifizieren und eine gezielte Kommunikation mit bestimmten Gruppen von Ansprechpartnern zu ermöglichen.
Das Feld “Passwort” ist reserviert für das Passwort des Ansprechpartners bei E-Commerce-Anwendungen.
Nein, einem Ansprechpartner kann nur eine E-Mail-Gruppe zugewiesen werden.
Ja, Sie können einen Ansprechpartner nachträglich zum Hauptansprechpartner machen, indem Sie auf den Namen des Ansprechpartners in der linken Leiste klicken und dann auf den Button “Als Standard setzen” unterhalb des Bereichs klicken.
Stammdaten / Geschäftspartner / Adressen
Die Registerkarte Adressen ist ein Bereich in SAP Business One, in dem Sie für jeden Geschäftspartner Adressen anlegen können.
Sie können für jeden Geschäftspartner – mit bestimmten Einschränkungen – beliebig viele Adressen anlegen.
Es gibt Rechnungsadressen (nur bei Kunden/Interessenten) bzw. Zahlungsadressen (nur bei Lieferanten) und Lieferadressen. Sie können abweichende Lieferadressen für Lieferscheine, Produktionsadressen für Produktionsaufträge, Standorte für Serviceabrufe, Adressen für Angebote usw. anlegen.
Sie können für einen Kunden beliebig viele Rechnungs- und Lieferadressen anlegen.
Sobald Sie mehr als eine Adresse in einem der beiden Blöcke angelegt haben, können Sie die am häufigsten verwendete Adresse über den gleichnamigen Button unterhalb der Adressübersicht “Als Standard setzen”.
Die Rechnungs- bzw. Zahlungsadresse des Geschäftspartners hat Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung, da für jeden Geschäftspartner ein Abstimmkonto festgelegt werden muss. Dieses Abstimmkonto unterscheidet sich je nachdem, ob der Geschäftspartner aus dem Inland oder dem Ausland stammt.
Stammdaten / Geschäftspartner / Zahlungsbedingungen
Auf der Registerkarte “Zahlungsbedingungen” können Sie alle Daten angeben, die die Zahlungsinformationen des Geschäftspartners betreffen.
Klicken Sie auf den orangefarbenen Pfeil. Sie gelangen zum Fenster “Zahlungsbedingungen – Definition”.
Wählen Sie die Preisliste für diesen Geschäftspartner aus. Die zugeordnete Preisliste ist die Grundlage für die Preisfindung in den Einkaufs- und Verkaufsbelegen.
Geben Sie hier einen Zinssatz für verspätete Zahlungen von Kunden ein.
Dieses Feld zeigt den mit den ausgewählten Zahlungsbedingungen verknüpften Wert an. Sie können diesen Wert, falls erforderlich überschreiben. Es bezieht sich auf den Gesamtrabattprozentsatz, der auf die Zahlungsbedingung des Geschäftspartners angewendet wird. Dieser Rabatt wird bei der Berechnung von Zahlungen berücksichtigt, die an den Geschäftspartner geleistet werden müssen.
Das Kreditlimit ist jener Wert, bis zu dem Ihr Kunde maximal offene Forderungen bei Ihrem Unternehmen haben darf. Wenn das Kreditlimit überschritten wird, wird eine Warnmeldung angezeigt. Sie können auch festlegen, ob das Kreditlimit auf Basis des offenen-Posten-Betrags oder auf Basis der Bestellsumme berechnet werden soll. Diese Einstellung hat Auswirkungen darauf, wie das Kreditlimit berechnet wird und welche Daten in den entsprechenden Berichten angezeigt werden.
Das Obligo-Limit funktioniert genauso wie das Kreditlimit, nur dass hier auch noch die Gesamtsumme der nicht eingereichten Schecks einbezogen wird. Dies gibt an, bis zu welchem Betrag der Geschäftspartner Waren oder Dienstleistungen auf Kredit kaufen darf, bevor er Zahlungen leisten muss. Wenn der Kreditbetrag das Obligo-Limit überschreitet, wird der Geschäftspartner gebeten, eine Zahlung zu leisten, bevor er weitere Waren oder Dienstleistungen kaufen kann. Durch das Festlegen eines Obligo-Limits können Sie das Kreditrisiko für Ihr Unternehmen besser kontrollieren und verwalten.
Wählen Sie eine vordefinierte Mahnbedingung aus der Werteliste aus. Um eine neue Mahnbedingung anzulegen, wählen Sie den Eintrag “Neu definieren”. Sie können hier die Anzahl der Tage angeben, die vergehen müssen, bevor eine Mahnung automatisch generiert wird, wenn die Zahlungsbedingung des Kunden überschritten wird. Sie können hier etwa einen Wert von 10 Tagen eingeben, was bedeutet, dass eine Mahnung 10 Tage nach Ablauf der Zahlungsbedingung automatisch erstellt wird, wenn die Rechnung zu diesem Zeitpunkt noch nicht beglichen wurde. Sie können auch festlegen, welche Mahnstufe verwendet werden soll und ob eine E-Mail oder ein Ausdruck der Mahnung an den Kunden gesendet werden soll.
Die Dropdown-Liste ermöglicht die Auswahl, ob mit dem Mahnlauf keine Zinsen und Gebühren (Eintrag Nein), nur Zinsen, nur Gebühren oder beides (Eintrag Zinsen und Gebühren) gebucht werden sollen. Wenn Sie eine Zahlungsbedingung aus der Dropdown-Liste auswählen, wird diese automatisch auf alle Dokumente angewendet, die Sie mit diesem Geschäftspartner erstellen. Wenn Sie etwa eine Rechnung an diesen Geschäftspartner erstellen, wird automatisch die Zahlungsbedingung angewendet, die Sie ausgewählt haben.
Der “Standardrahmenvertrag” ist ein vordefinierter Vertragstyp, den man einem Geschäftspartner zuweisen kann, um bei der Anlage eines Rahmenvertrags schneller auf Standardbedingungen zugreifen zu können. Es werden dabei werden die Konditionen für die Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen festgelegt. Hierzu gehören unter anderem der Zahlungszeitraum, die Währung und der Zahlungsmodus (z.B. Überweisung oder Scheck).
“Effektivrabattgruppen” sind Gruppen, die festlegen, welcher Rabatt für einen bestimmten Kunden angewendet werden soll. Zum Beispiel kann eine Effektivrabattgruppe für Kunden definiert werden, die eine bestimmte Zahlungsfrist einhalten, wie zum Beispiel eine Vorauszahlung oder eine Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Die Rabatte können als Prozentsatz oder als fester Betrag definiert werden.
Die Effektivrabattgruppen können dann den Geschäftspartnern in SAP Business One zugewiesen werden. Wenn ein Verkaufsvorgang für einen Geschäftspartner mit einer Effektivrabattgruppe abgeschlossen wird, werden die entsprechenden Rabatte automatisch angewendet, basierend auf den Zahlungsbedingungen, die für den Vorgang ausgewählt wurden.
In SAP Business One bezieht sich der Begriff “Effektivpreis” auf den tatsächlichen Preis, den ein Geschäftspartner für ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt, nachdem alle Rabatte, Skonti und zusätzlichen Kosten berücksichtigt wurden. In den Zahlungsbedingungen eines Geschäftspartners kann der Effektivpreis als fester Betrag oder als prozentualer Anteil angegeben werden.
In “Priorität pflegen” wählen Sie die Geschäftspartnerpriorität in Kundenaufträgen aus der Werteliste aus. Die Priorität wird durch eine Zahl repräsentiert, die der jeweiligen Zahlungsbedingung zugewiesen wird. Eine niedrigere Zahl bedeutet eine höhere Priorität, d.h. die offenen Posten mit dieser Zahlungsbedingung werden zuerst beglichen, bevor Zahlungen für Posten mit höherer Priorität erfolgen.
In “Bank Geschäftspartner pflegen” geben Sie links unten die Bankverbindung des Geschäftspartners an, indem Sie auf den Button (Aus Liste auswählen) neben dem Feld Land der Bank klicken.
Wenn die Bank des Geschäftspartners nicht angelegt ist, muss sie über Administration • Definitionen • Bankenabwicklung • Banken neu angelegt werden.
“Kreditkartentyp” bezieht sich auf die Art der Kreditkarte, die ein Kunde besitzt. Dies kann beispielsweise eine Visa-, Mastercard- oder American Express-Karte sein. Wird der entsprechende Kreditkartentyp in SAP Business One erfasst kann er beispielsweise für die Erstellung von Rechnungen oder auch für das Reporting verwendet werden.
“Feiertage” bezieht sich auf den Feiertagskalender, der bei der Fälligkeitsberechnung verwendet wird. Sie können einen bereits vordefinierten Feiertagskalender aus der Werteliste auswählen oder einen neuen erstellen.
In dem Fenster “Zahlungsdaten” in SAP Business One können Sie fixe Kalendertage innerhalb eines Monats festlegen, zu denen Rechnungen fällig gestellt werden. Dabei ergeben sich je nach Fälligkeitsdatum der Rechnung drei Möglichkeiten: am 15. des Monats, am 25. des Monats oder am 15. des Folgemonats.
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, erlauben Sie, dass ein Kundenauftrag dieses Kunden/Interessenten auch nur teilweise – das bedeutet nicht mit allen Zeilen – in einen Folgebeleg (Lieferschein oder Rechnung) weiterkopiert werden kann. Es ist wichtig zu beachten, dass eine Teillieferung den Rest des Auftrags nicht storniert oder beeinflusst. Der nicht gelieferte Teil des Auftrags bleibt weiterhin aktiv und kann zu einem späteren Zeitpunkt geliefert werden, wenn alle Artikel verfügbar sind. Wenn diese Checkbox nicht aktiviert ist, kann der Kundenauftrag jeweils nur vollständig in einen Folgebeleg kopiert werden.
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden in SAP Business One definierte Rabattgruppen bei diesem Kunden nicht zur Anwendung kommen. Das kann unter anderem nützlich sein, wenn Sie für einen bestimmten Kunden eine individuelle Preisliste mit festen Preisen verwenden möchten, ohne dass Rabatte angewendet werden. Wenn Sie die Option nicht aktivieren, werden für den Kunden die in den Rabattgruppen definierten Rabatte angewendet, sofern diese für die entsprechenden Artikel konfiguriert sind.
Stammdaten / Geschäftspartner / Zahlungslauf
Auf der Registerkarte Zahlungslauf werden Daten angegeben, die für den Zahlungsassistenten im Modul Bankenabwicklung notwendig sind.
Bei einem neu angelegten Geschäftspartner wird auf der Registerkarte Zahlungslauf zunächst einmal automatisch eine Hausbank vorgeschlagen.
Wie gewohnt können Sie im Fenster Geschäftspartner-Stammdaten auf der Registerkarte Zahlungslauf ein abweichendes Hausbankkonto auswählen. Klicken Sie dazu auf den Button (Aus Struktur auswählen) rechts neben dem Land. Im nun geöffneten Fenster klicken Sie auf das schwarze Dreieck beim entsprechenden Land und wählen das gewünschte Hausbankkonto aus.
Wählen Sie im rechten Bereich der Registerkarte einen Zahlweg für diesen Geschäftspartner aus, falls dieser am elektronischen Zahlungsverkehr teilnehmen soll. Falls Ihnen mehrere Zahlwege zur Verfügung stehen, können Sie den am häufigsten verwendeten Zahlweg wiederum als Standard setzen. Dazu markieren Sie den gewünschten Zahlweg und klicken auf den Button Als Standard setzen.
Das Feld »Referenzdetails« dient dazu, bei Bedarf eine Referenz anzugeben. Diese Referenz ist relevant für die Bankdatei, die mittels des Zahlungsassistenten für den elektronischen Zahlungsverkehr erstellt werden kann.
Durch Aktivierung der Checkbox »Zahlungssperre« wird der Geschäftspartner bei einem Zahlungslauf nicht im Zahlungsassistenten vorgeschlagen.
Durch Aktivierung der Checkbox »Einzelzahlungen« erzeugt der Zahlungsassistent eine Einzelzahlung für jede einzelne Rechnung.
Die Einzugsermächtigung-Checkbox auf der Registerkarte Zahlungslauf in SAP Business One dient dazu, die Zustimmung des Kunden zur Abbuchung von Zahlungen von seinem Bankkonto zu autorisieren. Wenn diese Option aktiviert ist, gibt der Kunde seine Einwilligung, dass der Betrag automatisch von seinem Konto abgebucht wird, anstatt dass er die Zahlung manuell durchführt. Dies erleichtert den Zahlungsprozess für den Kunden und reduziert den administrativen Aufwand für das Unternehmen. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass der Kunde ausdrücklich seine Zustimmung zur Nutzung dieser Option gegeben hat, um etwaige rechtliche Probleme zu vermeiden.
Die Dropdown-Liste »Code f. Bankgebührenzuordnung« ermöglicht es Ihnen, die Bankgebühr für diesen Geschäftspartner auszuwählen.
Stammdaten / Geschäftspartner / Buchhaltung
Die Registerkarte “Buchhaltung” ist in zwei weitere Registerkarten unterteilt: “Allgemein”, auf der sich alle Daten zum Thema Konsolidierung, Abstimmkonten, Anzahlung und Mahnwesen befinden, sowie “Steuer”, auf der dem Geschäftspartner der entsprechende Steuerstatus und die Steuergruppe zugeordnet werden.
Lieferungskonsolidierung bedeutet, dass Sie einen weiteren Geschäftspartner angeben können, an den die Ausgangsrechnung gestellt wird.
Zahlungskonsolidierung bedeutet, dass Sie einen weiteren Geschäftspartner angeben können, der die Ausgangsrechnung bezahlt.
Um einen abweichenden Geschäftspartner auszuwählen, öffnen Sie im Feld “Konsolidierungs-GP” die Auswahlliste und wählen den gewünschten Geschäftspartner aus. Zugleich müssen Sie bei den Optionsbuttons im oberen Bereich der Registerkarte “Buchhaltung – Allgemein” die Option “Lieferungskonsolidierung” auswählen.
Insgesamt können Sie bis zu vier Arten von Abstimmkonten hinterlegen: Felder “Debitoren” (Kunden) bzw. “Kreditoren” (Lieferanten), Feld “Anzahlungsverrechnungskonto” und Feld “Interimskonto Anzahlung”. Ein Abstimmkonto ist dabei ein Konto im Hauptbuch, das bei einer Buchung auf ein Personenkonto (Kunde oder Lieferant) automatisch mit bebucht wird.
Klicken Sie auf den Button “Abstimmkonten definieren” rechts neben dem Eintrag Abstimmkonten, um im jetzt geöffneten Fenster Abstimmkonten – Debitoren/Kreditoren die weiteren Abstimmkonten festzulegen.
Das Konto wird automatisch bei Anlegen des Geschäftspartners zugewiesen und kann dann noch direkt beim Geschäftspartner geändert werden. Die Änderung des Abstimmkontos kann nur bis zur ersten buchhaltungswirksamen Transaktion (z. B. Ausgangsrechnung, Eingangszahlung etc.) erfolgen.
Anzahlungsforderungen sind Forderungen gegenüber Kunden für bereits geleistete Anzahlungen. Anzahlungsverbindlichkeiten sind Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten für bereits geleistete Anzahlungen.
Mit der Checkbox “Mahnungen sperren” auf der Registerkarte “Buchhaltung – Allgemein” können Sie generell den Mechanismus des Mahnwesens für diesen Kunden außer Kraft setzen.
Das Feld “Mahnstufe” zeigt die laut Mahnplan höchste Mahnstufe, in der sich der Kunde mit einer Mahnung befindet.
Auf der Registerkarte “Buchhaltung – Steuer” stellen Sie den Steuerstatus und die Steuergruppe für den ausgewählten Geschäftspartner ein.
Auf der Registerkarte “Buchhaltung – Steuer” stellen Sie den Steuerstatus und die Steuergruppe für den ausgewählten Geschäftspartner ein. Ein Geschäftspartner wird steuerlich unterschiedlich behandelt, je nachdem, ob dieser im Inland, innerhalb der EU oder außerhalb der EU (in einem Drittland) ansässig ist. Abhängig vom zugewiesenen Steuerstatus kann daraufhin eine Steuergruppe zugeordnet werden.
Stammdaten / Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen können zentral unter Administration • Definition • Geschäftspartner • Zahlungsbedingungen in SAP Business One definiert werden.
Die Zahlungsbedingungen bestehen aus der eigentlichen Zahlungsbedingung und der Skontobedingung, die bausteinartig zu der kompletten Zahlungsbedingung in SAP Business One zusammengesetzt werden.
Zusätzlich können in SAP Business One noch eine Reihe weiterer Bedingungen vordefiniert werden, die dann dem Geschäftspartner zugewiesen werden.
Bei der Definition der Zahlungsbedingungen in SAP Business One müssen Sie das Feld »Code Zahlungsbedingungen« ausfüllen und die Dropdown-Liste »Fälligkeitsdatum basiert auf« auswählen.
Sie können in SAP Business One zwischen Belegdatum, Buchungsdatum und Systemdatum wählen.
Das Belegdatum ist jenes Datum, das auf dem Beleg steht bzw. das Datum der Belegerstellung in SAP Business One. Da bei der Belegerstellung automatisch das Datum des aktuellen Tages vorgeschlagen wird, ist dieses Datum absolut sinnvoll und sollte als Basis für die Berechnung des Fälligkeitsdatums in SAP Business One verwendet werden.
In SAP Business One in der Dropdown-Liste »Ab« geben Sie an, ab welchem Zeitpunkt die Zahlungsfrist zu laufen beginnt.
Die Anzahl der Toleranztage, die Sie in SAP Business One in diesem Feld eingeben, reduziert das Fälligkeitsdatum in der Rechnung.
Eine Ratenzahlung in SAP Business One ist die Bezahlung einer Schuld in mehreren Teilbeträgen innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Um die Regelung für die Ratenzahlung in SAP Business One zu definieren, klicken Sie auf den orangefarbenen Pfeil neben dem Feld Anzahl der Raten.
SAP Business One legt in der Tabelle pro Rate eine Zeile an, in Summe jene Anzahl von Zeilen, die Sie im Feld “Anzahl der Raten” festgelegt haben. Darüber hinaus wird in der Spalte % automatisch ein anteiliger Prozentsatz berechnet.
In SAP Business One in der Dropdown-Liste Gutschriftsart geben Sie an, auf welche Weise eine Gutschrift auf die einzelnen Raten angewandt werden soll. Sie haben in SAP Business One die Optionen “Erste Rate”, “Letzte Rate” und “Gleich” zur Auswahl.
Für die Behandlung der Steuer bei Ratenzahlungen stehen zwei Optionen in SAP Business One zur Verfügung: “Steuer auf erste Rate anwenden” oder “Steuer anteilig aktualisieren”.
Mit der Option “Eingangszahlung öffnen” in SAP Business One können Sie festlegen, ob nach dem Hinzufügen einer Ausgangsrechnung automatisch eine Eingangszahlung samt Quittung angelegt werden soll.
In SAP Business One können Sie Skonti definieren, indem Sie die Option “Skonto definieren” aus der Werteliste auswählen.
In SAP Business One können Sie pro Zeile in der Tabelle jeweils eine Skontofrist angeben. Die Skontofristen können bis zum 5. des Folgemonats laufen.
In SAP Business One können Sie die Checkbox “Fracht” aktivieren, damit die Frachtkosten bzw. Zusatzausgaben im Beleg ebenfalls bei der Skontoberechnung mit einbezogen werden.
In SAP Business One haben Sie die Möglichkeit, die Skontofristen mehrfach zu verwenden, ohne sie jeweils immer neu anlegen zu müssen.
In SAP Business One können Sie in den Feldern “Standardzahlungsbedingung für Kunde/Lieferant” unter Administration • Systeminitialisierung • Allgemeine Einstellungen • Registerkarte GP einen Vorschlagswert für jeden neu anzulegenden Kunden/Lieferanten festlegen.
In SAP Business One werden die Zahlungsbedingungen, die dem Geschäftspartner zugeordnet wurden, bei der Neuanlage eines Belegs automatisch in den Beleg kopiert. Bevor der Beleg hinzugefügt wird, können die Zahlungsbedingungen oder einzelne Bestandteile der Zahlungsbedingung wie die maximale Zahlungsfrist verändert werden. Beachten Sie bei der Änderung der Zahlungsbedingungen im Beleg, dass dies optional auch eine Änderung der Preisliste, des Kredit- und des Obligo-Limits nach sich ziehen kann, die ja mit den Zahlungsbedingungen verbunden sind. Das Programm wird bei Änderung der Zahlungsbedingungen einen entsprechenden Hinweis bringen und Ihnen ermöglichen, diese Informationen zu ändern oder die ursprünglichen Einstellungen beizubehalten.
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Stammdaten / Aktivitäten
Aktivitäten in SAP Business One sind Aufgaben, die Benutzern dabei helfen, Geschäftsprozesse effektiv zu verwalten. Sie ermöglichen es Benutzern, Aufgaben zu planen, zu delegieren, zu verfolgen und abzuschließen, um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben innerhalb des festgelegten Zeitrahmens erledigt werden.
Aktivitäten können für verschiedene Zwecke erstellt werden, wie zum Beispiel für die Nachverfolgung von Verkaufschancen, Kundendienstanfragen, Serviceverträgen, Projekten oder anderen Aufgaben. Benutzer können Aktivitäten in SAP Business One mit relevanten Geschäftsobjekten verknüpfen, wie zum Beispiel Kunden, Lieferanten oder Artikeln, um einen besseren Überblick über alle damit verbundenen Aufgaben zu haben.
Um eine neue Aktivität anzulegen, öffnen Benutzer das Fenster “Aktivität” über “Geschäftspartner” > “Aktivität”. Im linken oberen Bereich des Fensters geben sie die Einordnung der Aktivität im gleichnamigen Feld an. Die Art der Aktivität ist dabei von SAP Business One fix vorgegeben; dies kann ein Telefonat, eine Besprechung, eine Aufgabe, eine Notiz, eine Kampagne oder Sonstiges sein. Je nachdem, welche Art der Aktivität ausgewählt wurde, ändern sich die Felder auf der Registerkarte “Allgemein”.
Benutzer können Aktivitäten in SAP Business One in Echtzeit überwachen, was es ihnen ermöglicht, den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen, Termine und Fristen zu überwachen und sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben erledigt werden, bevor es zu Verzögerungen kommt.
Die Anhänge in Aktivitäten bieten vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Es ist etwa in der Praxis gefragt, die komplette elektronische Geschäftskorrespondenz zu einem Kunden oder Interessenten zu archivieren. Das bedeutet, Benutzer sind in der Lage, alle Aktennotizen, Memos, E-Mails, Telefonmitschriften, Verträge, schriftlichen Vereinbarungen etc. als Aktivität samt Anhang in SAP Business One abzulegen und diese mit einer effizienten Strukturierung durch die Felder Aktivität, Typ und Thema auch rasch wieder aufzufinden.
Auf der Registerkarte “Allgemein” können Benutzer alle weiteren gewünschten Daten eingeben. Bei beinahe allen Aktivitätsarten, die mit einer zukünftigen Startzeit angelegt werden, können sie sich von SAP Business One erinnern lassen. Dazu aktivieren sie die Checkbox “Erinnerung” im linken unteren Bereich der Registerkarte “Allgemein”
Die Registerkarte “Verknüpfter Beleg” dient dazu, die Aktivität mit einem beliebigen Beleg oder sogar einem Artikel zu verknüpfen. Benutzer können dazu die Belegart auswählen und im Feld “Belegnummer” eine Auswahlliste aller Belege der ausgewählten Belegart aller Geschäftspartner erhalten. Möchten Benutzer die Auswahlliste der Belege auf den in der Aktivität ausgewählten Geschäftspartner eingrenzen, aktivieren sie die Checkbox “Mit GP in Zusammenhang stehende Belege anzeigen”.
Auf der Registerkarte “Inhalt” können Benutzer beliebige Langtexte auch mit Zeilenumbrüchen eingeben.
Benutzer können ab Release 8.8 im Feld “Wiederholung” festlegen, ob es sich um eine wiederkehrende Aktivität handelt. Dazu wählen sie aus der Dropdown-Liste das Wiederholungsintervall aus, also Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich. Anschließend bestimmen sie die Daten des Wiederholungsintervalls, sodass dieses ihrer wiederkehrenden Aktivität entspricht.
Bei jeder Aktivität können Benutzer festlegen, ob sie nach Erledigung inaktiv oder abgeschlossen werden soll. Eine abgeschlossene Aktivität lässt sich nicht wieder reaktivieren, während eine inaktive Aktivität in den einzelnen Aktivitätsübersichten zwar nicht mehr angezeigt wird, sich aber wieder auf aktiv setzen lässt. Mit dem Button “Folgeaktivität” haben Benutzer die Möglichkeit, eine weitere Aktivität anzulegen, die unmittelbar mit der ersten Aktivität verknüpft ist.
Im Fenster “Geschäftspartner-Stammdaten” in SAP Business One können Sie bereits bestehende Aktivitäten für einen Geschäftspartner aufrufen, indem Sie den Button “Zugehörige Aktivitäten anzeigen” im rechten unteren Bereich des Fensters anklicken.
Sie können entweder den Button “Aktivität anlegen” aus der Dropdown-Liste im Fenster “Geschäftspartner-Stammdaten” in SAP Business One oder den Button “Aktivität” im Fenster “Aktivitätenübersicht für Geschäftspartner” anklicken, um eine neue Aktivität aus dem Geschäftspartner heraus anzulegen.
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Nachdem die Verbindung zwischen verschiedenen Systemen hergestellt wurde, kann SAP B1if verwendet werden, um Aktivitäten in SAP Business One zu erstellen. Eine Aktivität, wie z.B. der Eingang einer Bestellung in einem Online-Shop, kann durch einen Trigger in SAP B1if ausgelöst werden. SAP B1if kann dann die erforderlichen Daten aus dem Online-Shop extrahieren und sie in SAP Business One importieren, um eine Aktivität zu erzeugen.
Stammdaten / Artikel
Antwort: In den Artikelstammdaten werden alle Waren und Dienstleistungen angelegt, die man im Zuge seines Geschäftsbetriebs in SAP Business One einkauft und verkauft. Neben den physischen Waren werden auch Dienstleistungen und Serviceleistungen sowie Anlagegüter als Artikel angelegt. Letztere haben jedoch keine Auswirkungen auf das Lager. Die zentral angelegten Artikel werden in den unterschiedlichsten Modulen in SAP Business One verwendet, wie z. B. Ein- und Verkaufsbelege, Servicebereich, Materialbedarfsplanung etc.
Das Fenster für die Artikelstammdaten in SAP Business One findet man unter Lagerverwaltung • Artikelstammdaten. Es gelten für dieses Fenster die gleichen Regeln wie für die Programmbedienung – das bedeutet, man kann nach vorhandenen Artikeln suchen, sie aktualisieren und natürlich neue Artikel anlegen. Das Fenster für die Artikelstammdaten besteht aus thematisch unterschiedlichen Registerkarten, die im nächsten Abschnitt vorgestellt werden..
Die Kopfdaten im Artikelstammdaten-Fenster in SAP Business One sind die wichtigsten Informationen zum einzelnen Artikel. Im oberen Bereich des Fensters findet man Felder wie die Artikelnummer, die Artikelnummernserie, die Artikelart, die Artikelgruppe, die ME-Gruppe, den Barcode und die Checkboxen zum Artikeltyp.
Das Feld “Artikelnr.” in SAP Business One ist das Feld, in dem man eine eindeutige Nummer für den Artikel eingibt. Diese Nummer darf aus maximal 50 Ziffern und/oder Buchstaben bestehen und darf nur einmal vorkommen. Die Artikelnummer kann nicht mehr geändert werden und der Artikel lässt sich auch nicht mehr löschen, sobald dieser Artikel in irgendeiner Transaktion wie einem Beleg oder einem Serviceabruf verwendet wurde.
Die Artikelnummernserie in SAP Business One ist eine automatische Nummerierung zur Verfügung. Man wählt die Nummernserie für den jeweiligen Artikel aus der Dropdown-Liste links neben dem Feld “Artikelnr.” aus. Durch die Auswahl der Nummernserie wird die Artikelnummerierung lückenlos fortgesetzt. Man kann die Option “Manuell” wählen, um eine Artikelnummer frei zu vergeben.
In SAP Business One muss man bei jedem Artikel eine vordefinierte Artikelart zuordnen. Diese Artikelart ist in erster Linie für das Servicemodul relevant und unterscheidet hier zwischen den Optionen “Artikel”, “Arbeit” und “Reise”. Die Option “Artikel” repräsentiert den klassischen Artikel und ist jeweils der Vorschlagswert. Die Option “Arbeit” verwendet man, um einen Artikel “Arbeitszeit” zu definieren, der z. B. für die Verrechnung der Technikerstunden herangezogen werden kann. Die Option “Reise” verwendet man, um einen Artikel “Reisekosten” zu definieren, der ebenfalls z. B. für die Weiterverrechnung der Reisekosten eines Servicetechnikers genutzt werden kann. Die Artikelarten “Arbeit” und “Reise” haben naturgemäß keine Auswirkung auf die Lagerhaltung.
Die Dropdown-Liste “Artikelgruppe” in SAP Business One wählt man aus der Werteliste aus. Artikelgruppen sind grobe Kategorisierungen, die zur Einteilung oder Auswertung von Artikeldaten dienen. Die Artikelgruppe kann anhand verschiedener Merkmale festgelegt werden. Neue Artikelgruppen sollten in Absprache mit einem Key-User angelegt werden, da diese Auswirkung auf Artikelstatistiken und auch die Finanzbuchhaltung haben. Die Artikelgruppe sollte keine zu feine Einteilung sein, da Auswertungen sonst zu unübersichtlich werden.
Die Dropdown-Liste “ME-Gruppe” in SAP Business One wählt man eine Mengeneinheiten-Gruppe aus der Werteliste aus (ab Release 9.0 von SAP Business One). Standardmäßig ist die Option “Manuell” ausgewählt. Mit der Auswahl der Mengeneinheiten-Gruppe können für diesen Artikel mehrere Maßeinheiten verwaltet werden. Sobald dieser Artikel in einer Transaktion, z. B. in einem Einkaufs- oder Verkaufsbeleg, verwendet wird, kann die Mengeneinheiten-Gruppe nicht mehr verändert werden.
Das Feld “Barcode” in SAP Business One ist das Feld, in dem man für den Artikel einen Barcode (Europäische Artikelnummer, EAN) auswählt. Man klickt auf den Button (Auswahlliste), um einen vorhandenen Barcode aus der Liste auszuwählen. Falls für diesen Artikel keine Barcodes vorhanden sind, klickt man auf den Button (Barcodes definieren), um für diesen Artikel im folgenden Fenster Barcodes einen neuen Barcode anzulegen. Pro Mengeneinheiten-Gruppe können mehrere Barcodes definiert werden. Bei mehreren Barcodes kann einer dieser Barcodes als Standard gesetzt werden.
Die Checkboxen zum Artikeltyp in SAP Business One bestimmen die Verwendung eines Artikels im Unternehmen. Die Checkbox “Lagerartikel” aktiviert man, falls es sich um eine physische Ware handelt, für die man die Lagerbewertung führen möchte oder muss. Sobald dieses Kennzeichen aktiviert ist, verfolgt SAP Business One jede Lagerbewegung (Einkauf, Verkauf, Umlagerung, Inventur etc.) und bewertet diesen Artikel gemäß dem zugeordneten Lagerverfahren. Die Checkbox “Verkaufsartikel” aktiviert man, falls es sich um einen Artikel handelt, der in dieser Form nur in Verkaufsbelegen verwendet wird. Die Checkbox “Einkaufsartikel” aktiviert man, falls es sich um einen Artikel handelt, der in dieser Form nur in Einkaufsbelegen verwendet wird. Diese Checkboxen sind wichtig, da sie die Verwendung von Artikeln im Unternehmen beeinflussen.
Sie können eine Preisliste aus der Werteliste auswählen, die unter Lagerverwaltung • Preislisten • Preislisten angelegt und gepflegt wird.
Sie können die Preisliste in diesem Fenster mit Preisen füllen. Der Preis wird im Feld Stückpreis rechts neben der Preisliste angezeigt und lässt sich dort überschreiben oder – falls das Feld leer ist – auch neu eingeben.
Ja, Sie haben die Möglichkeit, den Artikelpreis für insgesamt drei Währungen parallel anzugeben. In diesem Fall wählen Sie den Eintrag Hauptwährung, “Zusätzliche Währung 1” oder “Zusätzliche Währung 2” aus der Dropdown-Liste links neben dem Preis und geben den gewünschten Preis mit dem entsprechenden Währungskürzel ein.
Das Feld für den Stückpreis befindet sich rechts neben der Preisliste und zeigt den Preis für den ausgewählten Artikel an. Wenn das Feld leer ist, können Sie dort einen neuen Preis eingeben.
In SAP Business One können bestimmte Artikeldaten wie Beschreibung, fremdsprachige Beschreibung, Barcode und Registerkarte Bemerkungen in beliebig viele Sprachen übersetzt werden. Die übersetzten Artikeldaten werden dann in jener Sprache auf den Belegen gedruckt, die beim Geschäftspartner ausgewählt wurde. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie die Mehrsprachenunterstützung in den Firmendetails aktivieren.
Die Mehrsprachenunterstützung muss unter Administration • Systeminitialisierung • Firmendetails • Registerkarte Basisinitialisierung aktiviert werden. Markieren Sie dazu die Checkbox “Mehrsprachenunterstützung”. Für die eigentliche Übersetzung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, das übersetzt werden soll und wählen Sie die Option “Übersetzen” aus dem Kontextmenü aus. Im sich öffnenden Fenster “Übersetzungen” können Sie die fremdsprachigen Texte erfassen.
In SAP Business One gibt es eine Methode, um die Felder zu erkennen, die zur Übersetzung zur Verfügung stehen. Klicken Sie im Menü “Ansicht” auf den Eintrag “Anzeige Kennzeichen” und wählen Sie “Übersetzbare Felder” aus. In allen Feldern, die übersetzt werden können, wird auf der rechten Seite eine kleine Weltkugel angezeigt. In Feldern, zu denen bereits eine Übersetzung vorhanden ist, wird eine farblich ausgefüllte Weltkugel angezeigt.
In SAP Business One können bestimmte Artikeldaten wie Beschreibung, fremdsprachige Beschreibung, Barcode und Registerkarte Bemerkungen in beliebig viele Sprachen übersetzt werden. Andere Artikeldaten wie Preis, Gewicht oder Lieferanten sind jedoch nicht übersetzbar.
In SAP Business One können Sie beliebig viele Sprachen verwenden, um die Artikeldaten zu übersetzen. Beachten Sie jedoch, dass nur die Sprachen angezeigt werden, die in den Geschäftspartnerdaten auf der Registerkarte Allgemein ausgewählt wurden.
Die Registerkarte “Allgemein” enthält grundlegende Informationen zu einem Artikel. Hier können Sie unter anderem einen Hersteller auswählen, einen zusätzlichen Identifikator hinzufügen oder eine Versandart definieren.
Um die Option “Rabattgruppen nicht anwenden” zu aktivieren, setzen Sie einfach das Häkchen in der entsprechenden Checkbox auf der Registerkarte “Allgemein” im Fenster Artikelstammdaten. Dadurch werden in einem Beleg keine Rabattgruppen angewendet und es wird kein Rabatt vorgeschlagen, der auch diesen Artikel betreffen würde. Dennoch haben Sie die Möglichkeit, den Rabatt in der Belegzeile von Hand zu ändern.
Mit der Dropdown-Liste “Hersteller” können Sie einen Hersteller auswählen, der für den Artikel relevant ist. Sie können auch den Eintrag “Neu definieren” auswählen, um einen neuen Hersteller anzulegen. Dieses Feld ist relevant, wenn Sie Markenprodukte in Ihrem Artikelstamm führen.
Der “Zusätzliche Identifikator” ist ein weiteres Feld zur freien Verfügung mit insgesamt 16 Zeichen, das Sie nutzen können, um zusätzliche Informationen zu einem Artikel hinzuzufügen. Dieses Feld ist optional und kann individuell befüllt werden.
Die Dropdown-Liste “Artikel verwalten nach” enthält verschiedene Einstellungen zur Artikelverwaltung. Wählen Sie eine Verwaltungsmethode aus der Werteliste aus, um zu definieren, ob der Artikel nach Seriennummern oder Chargennummern verwaltet wird oder keine dieser Methoden zur Anwendung kommt.
Mit der Dropdown-Liste “Managementmethode” können Sie die Verwaltung von Serien- oder Chargennummern anpassen. Wählen Sie entweder “nur bei Ausgabe” oder “bei Eingang und Ausgabe” aus, um festzulegen, wann die Serien- bzw. Chargennummer verwaltet werden soll.
Die Dropdown-Liste “Versandart” in der Registerkarte “Allgemein” zeigt die für diesen Artikel adäquate Transportform an. Sie können eine Versandart aus der Werteliste auswählen oder den Eintrag “Neu definieren” auswählen, um eine neue Versandart anzulegen.
Die Dropdown-Liste “Ausgabe vorrangig nach” in der Registerkarte “Allgemein” ist nur aktiv, wenn für den Artikel entweder Serien- oder Chargennummern verwaltet werden. Sie haben die Möglichkeit, die Serien- bzw. Chargennummer entweder nur bei Ausgabe oder bei Eingang und Ausgabe zu verwalten.
Die Dropdown-Liste “Garantievorlage” in der Registerkarte “Allgemein” ist nur aktiv, wenn für den Artikel Seriennummern verwaltet werden. Bei einem Seriennummernartikel, der im Servicemodul verwendet wird, können Sie eine Garantievorlage zuweisen.
Das Optionsfeld “Aktiv” in der Registerkarte “Allgemein” ermöglicht es Ihnen, einen Zeitraum festzulegen, innerhalb dessen der Artikel gültig bzw. aktiv ist. Gültig bedeutet, dass dieser Artikel in allen Einkaufs- und Verkaufsbelegen verwendet werden kann.
Das Optionsfeld “Inaktiv” in der Registerkarte “Allgemein” ist das Gegenteil des Kennzeichens “Aktiv”. Der festgelegte Zeitraum samt Bemerkung bezieht sich in diesem Fall auf den Zeitraum, in dem der Artikel inaktiv ist.
Die Option “Erweitert” in der Registerkarte “Allgemein” ermöglicht Ihnen, sowohl einen aktiven als auch einen inaktiven Zeitraum für den Artikel zu definieren.
Die Registerkarte “Einkaufsdaten” in SAP Business One enthält alle Informationen zu einem Artikel, die den Einkauf betreffen, wie z.B. bevorzugter Lieferant, Lieferantenkatalognummer, Einkaufsmengeneinheit und Verpackungseinheit.
Die Dropdown-Liste “Bevorzugter Lieferant” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” ermöglicht es Ihnen, einen bevorzugten Lieferanten aus der Werteliste auszuwählen oder einen neuen Lieferanten anzulegen.
Das Feld “Lieferantenkatalognummer” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” enthält die Fremdkatalognummer des Artikels, die der Artikelnummer des bevorzugten Lieferanten entspricht und auf den Ein- und Verkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden kann.
Das Feld “Name EinkaufsME” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” enthält den Namen der Einkaufsmengeneinheit des ausgewählten Artikels, wie z.B. Stück, Kilo, Liter, Kasten oder Box.
Das Feld “Artikel pro Kaufeinheit” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” gibt an, wie viele Stück sich in der Einkaufsmengeneinheit befinden.
Das Feld “Name Verpackungseinheit” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” gibt die Verpackungseinheit des ausgewählten Artikels an, wie z.B. Karton, Box, Palette oder Sack.
Das Feld “Menge pro Verpackung” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” gibt an, wie viele Kaufeinheiten sich in der Verpackungseinheit befinden.
Die Dropdown-Liste “Zollgruppe” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” ermöglicht es Ihnen, die Zollgruppe aus der Werteliste auszuwählen oder eine neue Zollgruppe anzulegen. Die Zollgruppe gilt für den Import des Artikels aus einem Drittland.
Die Felder “Länge”, “Breite”, “Höhe”, “Volumen” und “Gewicht” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” der Artikelstammdaten geben die Abmessungen der Kaufeinheit des ausgewählten Artikels an. Das Volumen wird automatisch berechnet, und bei der Eingabe des Gewichts wählen Sie zusätzlich die Gewichtseinheit aus.
Die Faktoren in der Registerkarte “Einkaufsdaten” der Artikelstammdaten dienen dazu, ineinander verschachtelte Kaufeinheiten zu definieren. Sie geben pro Stufe der Verschachtelung jeweils den entsprechenden Faktor ein.
Um verschachtelte Einheiten mit Faktoren darzustellen, müssen Sie die Faktoren festlegen, z.B. Faktor 1 für die Anzahl der bestellten Kartons, Faktor 2 für die Anzahl der Doppelpacks pro Karton und Faktor 3 für die Anzahl der Tuben pro Doppelpack. Die Menge in Basiseinheiten des Kartons lässt sich dann durch Multiplikation aller Faktoren berechnen.
Die Dropdown-Liste “Steuerkennzeichen” in der Registerkarte “Einkaufsdaten” der Artikelstammdaten ermöglicht es Ihnen, Steuerkennzeichen aus der Werteliste auszuwählen. Sie weisen dem Artikel das Steuerkennzeichen zu, das bei einem Einkauf im Inland verwendet werden muss.
Die monatlichen und quartalsweisen Einkaufsdaten in SAP Business One basieren auf den Eingangsrechnungen für den ausgewählten Artikel. Die Tabelle im oberen Bereich zeigt alle Eingangsrechnungen zu dem Artikel an, während der untere Bereich die quartalsweise und monatliche Verteilung der Einkaufsumsätze anzeigt.
Maßeinheiten wie Volumen und Gewicht ändern sich zwischen Einkauf und Verkauf nur dann, wenn der Artikel in irgendeiner Form weiterverarbeitet oder zerlegt wurde.
Auf der Registerkarte “Bestandsdaten” finden Sie alle Daten, die die Lagerverwaltung des ausgewählten Artikels betreffen. In der Tabelle im unteren Bereich werden alle Lager (Zeilen) und die Verfügbarkeit des ausgewählten Artikels (Spalten) aufgeführt.
Der verfügbare Bestand wird errechnet, indem die Menge auf Lager um die bestätigte Menge und die bestellte Menge reduziert wird.
Wenn Sie die Checkbox “Gesperrt” aktivieren, kann der ausgewählte Artikel nicht mehr auf das gesperrte Lager gelegt werden.
Mit dem Button “Standardlager festlegen” im rechten unteren Bereich können Sie für den ausgewählten Artikel ein Standardlager definieren. Dazu markieren Sie das gewünschte Lager mit einem Klick auf die Zeilennummer und klicken anschließend auf den Button. Das definierte Lager wird in jedem Beleg vorgeschlagen, wenn der Artikel ausgewählt wird.
Das Feld “ME-Name” gibt an, in welcher Form der ausgewählte Artikel auf Ihrem Lager geführt oder gelagert wird (z. B. Kiste, Karton, Fass, Palette etc.).
Im Block “Bestandshöhe” geben Sie das Minimum, das Maximum und den erforderlichen Lagerbestand für den ausgewählten Artikel an. Wenn Sie die Bestandshöhen für jedes Lager einzeln festlegen möchten, können Sie die Checkbox “Bestandsführung nach Lager” aktivieren. In diesem Fall werden diese drei Felder zusätzlich in der Tabellenstruktur rechts neben der Spalte “Verfügbar” eingeblendet und können nun pro Lager gefüllt werden.
Markieren Sie die Checkbox “Bestandsführung nach Lager” im Fenster “Belegeinstellungen” auf der Registerkarte “Allgemein” unter “Administration • Systeminitialisierung”.
Unter “Administration • Systeminitialisierung • Belegeinstellungen” können Sie im Block “Reaktion auf Eingang/Ausgang von außerhalb des definierten Bereichs” drei verschiedene Stufen wählen. Wählen Sie die Option “Ohne Warnung”, um die Unterschreitung zu ignorieren. Wählen Sie die Option “Nur Warnung”, um eine Warnung bei Unterschreitung zu erhalten, die Sie aber übergehen können. Wenn Sie die Option “Ausgang/Eingang sperren” wählen, können Sie keinen Beleg hinzufügen, der die Unterschreitung verursacht hat.
Sie können die Checkbox “Negativen Bestand sperren nach” in den Artikelstammdaten aktivieren. Dadurch kann der Bestand nie kleiner als null werden. Diese Vorgehensweise ist zu empfehlen, da dies mit den Rechnungslegungsvorschriften in Einklang steht. Dementsprechend erhalten Sie eine Hinweismeldung, falls Sie diese Checkbox deaktivieren.
In der Dropdown-Liste rechts neben der markierten Checkbox in den Artikelstammdaten können Sie festlegen, wie ein negativer Bestand gewertet werden soll. Mit der Option “Firma” ist der Bestand negativ, sobald im ganzen Unternehmen, also über alle Lager hinweg, der Lagerbestand auf null steht. Mit der Option “Lager” ist der Bestand bereits negativ, wenn dieser im ausgewählten Lager auf null steht. Mit der Option “Artikeleinstellung” sperrt SAP Business One einen negativen Bestand pro Lager, wenn die Bestandsführung nach Lager eingeschaltet ist, sonst erfolgt die Sperre eines negativen Bestands auf Firmenebene.
In manchen Geschäftsfeldern kann es vorkommen, dass ein negativer Bestand entsteht. SAP Business One bietet ein Prozedere, wie dieses Szenario bewertungstechnisch gehandhabt wird.
Diese Methode bewertet den negativen Bestand auf der Grundlage der zuletzt erfassten Einkaufs- oder Herstellungskosten. Das bedeutet, dass der Wert des negativen Bestands mit dem höchsten Einkaufs- oder Herstellungskosten bewertet wird, die zuletzt in SAP Business One erfasst wurden.
Wenn dann Bestände eingehen, werden diese als erstes verwendet, um den negativen Bestand auszugleichen. Erst wenn der negative Bestand ausgeglichen ist, wird der Bestand mit den neuesten Einkaufs- oder Herstellungskosten bewertet.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Methode nur dann angewendet wird, wenn die “Negativer Bestand”-Option in SAP Business One aktiviert ist. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird ein negativer Bestand als Null bewertet.
Sie können unter “Administration • Systeminitialisierung • Allgemeine Einstellungen • Bestand” die Checkbox “Autom. Hinzufügen aller Lager zu neuen und vorhand. Artikeln” aktivieren. Dadurch werden bei der Anlage eines neuen Artikels automatisch alle Lager hinzugefügt.
Alle Felder auf der Registerkarte “Planungsdaten” sind relevant für das Modul Materialbedarfsplanung.
Auf der Registerkarte “Eigenschaften” haben Sie die Möglichkeit, Ihre Artikel mit Eigenschaften näher zu beschreiben und zu klassifizieren. Bevor Sie beim Artikel die Eigenschaften durch Aktivieren der Checkboxen zuordnen, müssen Sie diese unter “Administration • Definitionen • Lagerverwaltung • Artikeleigenschaften” anlegen. Maximal können Sie für einen Artikel 64 Eigenschaften anlegen und zuordnen.
Auf der Registerkarte “Bemerkungen” können Sie beliebige Langtexte und Beschreibungen für einen ausgewählten Artikel eingeben. Ferner haben Sie hier die Möglichkeit, eine Bilddatei für diesen Artikel zu hinterlegen.
Ja, wie zu Geschäftspartnern können Sie auch zu Artikeln Aktivitäten erfassen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Fenster “Artikelstammdaten” und wählen den Eintrag “Neue Aktivität”. In der Aktivität wird dabei die Verknüpfung zum Artikel auf der Registerkarte “Verknüpfter Beleg” dokumentiert. Um die gesammelten Aktivitäten zum ausgewählten Artikel aufzurufen, klicken Sie ebenfalls mit der rechten Maustaste auf das Fenster “Artikelstammdaten” und wählen den Eintrag “Aktivitätenübersicht”.
Alternativartikel sind Artikel, die einen Originalartikel ersetzen können, sollte dieser nicht mehr vorrätig sein. Sowohl der Originalartikel als auch der Alternativartikel müssen in den Artikelstammdaten angelegt sein.
Um einen Alternativartikel zu definieren, suchen Sie den gewünschten Originalartikel in den Artikelstammdaten und klicken mit der rechten Maustaste auf das Fenster “Artikelstammdaten”. Wählen Sie den Eintrag “Alternativartikel”. Im Fenster “Alternativartikel” können Sie in der Tabelle unterhalb des Originalartikels die dazugehörigen alternativen Artikel samt Übereinstimmung definieren. Geben Sie den Artikelcode ein, oder drücken Sie die TAB-Taste, um die Auswahlliste zu öffnen, und wählen Sie den gewünschten Artikel aus. Geben Sie eine von Ihnen geschätzte prozentuale Übereinstimmung an. Diese bestimmt die Rangordnung, falls Sie mehrere alternative Artikel zu einemOriginalartikel definieren. Bestätigen Sie die Zeile mit dem Button “Aktualisieren”, und eine weitere Zeile wird geöffnet. Klicken Sie auf den Button “OK”, um das Fenster zu schließen.
Mit dem Button “Umkehrverknüpf.” in den Artikelstammdaten können Sie den Originalartikel zum Alternativartikel machen, also die Beziehung zwischen den beiden Artikeln umkehren.
Um die automatische Bestandsführung nach Lager standardmäßig für alle Artikel zu aktivieren, markieren Sie die Checkbox “Bestandsführung nach Lager” im Fenster “Belegeinstellungen” auf der Registerkarte “Allgemein” unter “Administration • Systeminitialisierung”.
Stammdaten / Belegnummerierung
Ein Periodenkennzeichen ist ein Hilfsmittel, mit dem SAP Business One Ihnen ermöglicht, die gleiche Belegnummer in unterschiedlichen Geschäftsjahren zu verwenden.
Die eigentliche Belegnummerierung definieren Sie unter Administration • Systeminitialisierung • Belegnummerierung. Im Fenster Belegnummerierung – Definitionen erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren Belegarten.
Es gibt generell zwei Szenarien in SAP Business One, wobei Sie sich für eines dieser Szenarien entscheiden sollten. Es ist nur eine Belegart pro Belegnummerierungsserie erlaubt oder es ist mehr als eine Belegart pro Serie erlaubt.
Im Fenster Serien – Ausgangsgutschriften – Definition müssen Sie einen Namen für die Belegnummerierungsserie eingeben, das Erste “Nr. Feld” für den Startpunkt der Belegnummerierungsserie ausfüllen, das Feld “Nächste Nr.” automatisch mit dem Wert der nächsten zu erstellenden Belegnummer füllen, das Feld “Letzte Nr.” ausfüllen. Falls Sie zwei Serien mit dem gleichen Periodenkennzeichen definieren möchten, ein Präfix und ein Suffix angeben, eine Bemerkung zur Serie angeben, eine Gruppe aus der Werteliste auswählen, ein Periodenkennzeichen auswählen und die Checkbox Abbruch/Storno und Sperre aktivieren.
Stammdaten / Unternehmensstammdaten
Sie können die Kontaktdaten Ihres Unternehmens unter Administration • Systeminitialisierung • Firmendetails auf der Registerkarte »Allgemein« eingeben. Diese Felder können auf allen Belegausdrucken gedruckt werden.
Um die Stammdaten Ihres Unternehmens zu ändern, gehen Sie zu Administration • Systeminitialisierung • Firmendetails und ändern Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte »Allgemein«.
Ja, Sie können die Kontaktdaten Ihres Unternehmens sowohl in Ihrer Landessprache als auch in einer Fremdsprache auf der Registerkarte »Allgemein« eingeben.
Auf allen Belegausdrucken: Die Felder auf der Registerkarte »Allgemein« können auf allen Belegausdrucken gedruckt werden.
In diesen Feldern müssen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) Ihres Unternehmens eingeben. Die UID für Deutschland beginnt mit “DE” und besteht aus neun Ziffern. Die UID-Nummer für Österreich beginnt mit “ATU” und besteht aus acht Ziffern.
Hier müssen Sie Ihre zusätzliche Steuernummer eingeben. Das Finanzamt kann anhand dieser Nummer Ihr Unternehmen als Teil einer Unternehmensgruppe erkennen.
Hier müssen Sie den für Ihr Land relevanten Feiertagskalender auswählen. Pro Jahr müssen die Feiertage hier angelegt sein. Falls das gewünschte Jahr nicht vorhanden ist, wählen Sie den Eintrag “Neu definieren” aus der Werteliste aus.
Hier müssen Sie die Nummer des Finanzamts eingeben, das für Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung relevant ist.
Hier müssen Sie die Creditor-ID eintragen, die Ihnen von Ihrer Zentralbank zugeordnet wurde. Diese benötigen Sie
Die Datenschutzbehörde vergibt an Unternehmen, die meldepflichtige Datenbanken betreiben, eine siebenstellige Registernummer, die sogenannte Datenverarbeitungsregister-Nummer (DVR-Nummer).
FINANZWESEN
Finanzwesen / Kontenplan
Im Modul Finanzwesen stehen zwei Fenster zur Verfügung: das Fenster Kontenplan und das Fenster Kontenplan bearbeiten. Ersteres eignet sich gut, um bestehende Konten zu verwalten oder vereinzelt neue Konten anzulegen. Letzteres eignet sich ausgezeichnet, um einen bestehenden Kontenplan umzuorganisieren und neue Konten durch das Kopieren bereits vorhandener Konten anzulegen.
Das Fenster Kontenplan kann sowohl im Such-Modus mit allen nicht grau hinterlegten Feldern als Suchkriterium als auch im Hinzufügen-Modus verwendet werden, um neue Konten hinzuzufügen. Die Handhabung des Fensters Kontenplan erfolgt auf die gleiche Weise wie andere Stammdatenfenster, etwa Artikelstammdaten und Geschäftspartner.
Im Fenster Kontenplan bearbeiten, können Sie zügig neue Konten hinzufügen, wenn Sie bestehende Konten als Kopiervorlage verwenden. Nach dem Öffnen des Fensters Kontenplan bearbeiten (Finanzwesen • Kontenplan bearbeiten) können Sie eine Vorauswahl treffen.
Der Kontenplan in SAP Business One ist wie ein Aktenschrank organisiert. Die einzelnen Schubladen des Aktenschranks sind thematisch vereinheitlicht und entsprechen ungefähr den Kontenklassen im Standardkontenrahmen bzw. im Einheitskontenrahmen.
Seit Release 9.2 von SAP Business One haben Sie die Möglichkeit, die Schubladen ebenfalls umzubenennen. Das stellt eine wichtige Neuerung dar, da die Bezeichnungen der Schubladen als oberste Gliederungsebene in Bilanz und GuV angedruckt werden.
Das Feld “Sachkonto” zeigt die Kontonummer des aktiven Kontos oder des Titels an.
Es stehen bis zu 15 Zeichen für die Kontonummer zur Verfügung.
Die Kontonummer muss eindeutig sein, das bedeutet, es darf keine zwei Konten mit der gleichen Kontonummer geben.
Die Kontonummer muss eindeutig sein, das bedeutet, es darf keine zwei Konten mit der gleichen Kontonummer geben.
Es stehen maximal 100 Zeichen für die Bezeichnung des Kontos zur Verfügung.
Der externe Code und der fremdsprachige Name sind Felder, die in der Intercompany-Reporting-Lösung verwendet werden können, um Kontonummern umzumappen und eine alternative Gliederung für Bilanz und GuV Reporting-Zwecke zu erstellen.
Die Felder externer Code und fremdsprachiger Name können in den Standardberichten Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie in der Summen- und Saldenliste einfach über die Anwahl von Checkboxen angedruckt oder exportiert werden.
Die Verwendung von “externer Code” und “fremdsprachiger Name” in der Intercompany-Reporting-Lösung eignet sich nur für sehr einfache Anpassungen, bei denen keine komplexen Umstrukturierungen oder Ausgliederungen von Intercompany-Umsätzen erforderlich sind.
Die Dropdown-Liste “Währung” zeigt die Kontenwährung an und ist standardmäßig auf “Alle Währungen” eingestellt. Dies bedeutet, dass das Konto mit jeder Währung bebucht werden kann. Wenn das Konto jedoch ausschließlich in einer bestimmten Währung bebucht werden soll, kann eine andere Währung aus der Liste ausgewählt werden, z.B. EUR, USD, CHF.
Wenn der Inhalt des Kontos (z.B. der Saldo oder Buchungen) als vertraulich eingestuft wird, kann die Checkbox “Vertraulich” markiert werden. In den Berechtigungen können dann bestimmte Benutzer für diese als vertraulich gekennzeichneten Konten berechtigt werden
Das Feld “Ebene” zeigt die Hierarchieebene an, auf der sich das Konto befindet. Die Ebene kann im Fenster Kontenplan bearbeitet und geändert werden. Die Ebenen 2 bis 10 können für aktive Konten genutzt werden, während die Ebene 1 nur für Titel zur Verfügung steht.
Das Feld “Saldo” zeigt den aktuellen Saldo des Kontos an. Um den Saldo im Detail anzusehen, kann man auf den orangefarbenen Pfeil klicken, um das Fenster Kontensaldo zu öffnen.
In der Dropdown-Liste “Kontoart” kann die Art des Kontos angegeben werden, z.B. Aufwendungen, Erträge oder sonstige Konten wie Bestandskonten. SAP Business One unterscheidet an dieser Stelle zwischen Aufwendungen, Erträgen und sonstigen Konten. Dieser Unterschied ist ebenso relevant für die Budgetierung in SAP Business One.
Die Checkbox “Neubew. (Währung)” aktiviert den automatischen Umrechnungsdifferenzenausgleich für das Konto.
Eine Umrechnungsdifferenz (auch als “Fremdwährungsumrechnungsdifferenz” bezeichnet) bezieht sich auf die Differenz zwischen dem Buchwert eines auf eine Fremdwährung lautenden Vermögenswertes oder einer auf eine Fremdwährung lautenden Verbindlichkeit und dem Wert dieses Vermögenswertes oder dieser Verbindlichkeit in der Darstellungswährung des Unternehmens.
Wenn ein Unternehmen Vermögenswerte oder Schulden in einer Fremdwährung hält, wird der Wert dieser Posten in der Berichtswährung des Unternehmens ausgedrückt. Aufgrund von Wechselkursschwankungen kann es jedoch zu Differenzen zwischen dem Buchwert der Posten in der Fremdwährung und ihrem Wert in der Berichtswährung kommen. Wenn sich der Wert aufgrund von Wechselkursschwankungen ändert, entsteht eine Umrechnungsdifferenz.
Ein Ausgleichsposten für Umrechnungsdifferenzen entsteht, wenn ein Unternehmen diese Umrechnungsdifferenzen auf einem separaten Konto erfasst, um sicherzustellen, dass die Bilanzpositionen in der Berichtswährung des Unternehmens korrekt dargestellt werden. Die Umrechnungsdifferenzbereinigung wird dann verwendet, um diese Umrechnungsdifferenzen auszugleichen und in die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens zu übertragen.
Ein Abstimmkonto ist ein Konto, auf dem alle Buchungen vorgenommen werden, die auch auf Personenkonten (Kunden- oder Lieferantenkonten) erfolgen. Es ist nur bei der Kontoart “Sonstige” verfügbar und kann nicht manuell bebucht werden, da es für Automatikbuchungen verwendet wird.
Ein Geldkonto ist ein Konto, auf dem Zahlungsströme wie Bank- oder Kassenzahlungen erfolgen. Wenn die Checkbox “Indiziert” markiert ist, kann es nicht als Geldkonto verwendet werden und umgekehrt. Ein Geldkonto kann nicht gleichzeitig indiziert werden, was bedeutet, dass für dieses Konto keine Neubewertung möglich ist. Dieses Feld ist nur bei der Kontoart “Sonstige” verfügbar.
Im Feld “Projekt” kann ein Projekt zugewiesen werden, dem alle Aufwendungen und Erträge zugewiesen werden. Das Projekt fungiert wie ein Kostenträger.
Der Bereich “Aufteilungsregel” ermöglicht die Zuweisung einer kostenrechnerischen Aufteilungsregel zu jedem Aufwands- oder Ertragskonto. Diese teilt den gebuchten Aufwand bzw. Ertrag in einem festgelegten Aufteilungsverhältnis den Kostenstellen zu. Diese Option wird verwendet, um z. B. den Energieaufwand im Verhältnis zur Fläche den einzelnen Kostenstellen zuzuordnen.
Das Feld “Fremdsprachiger Name” bietet eine zusätzliche Möglichkeit, eine Bezeichnung anzugeben. Wenn Sie die Kontobezeichnung übersetzen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Kontobezeichnung klicken. Der fremdsprachige Name kann optional beim Drucken der meisten Ist-Berichte ausgedruckt werden (Finanzwesen – Finanzberichte – Ist-Berichte).
Wenn Sie Buchhaltungsdaten aus SAP Business One in ein externes System exportieren möchten, verwenden Sie das Feld “Code Datenexport”. Geben Sie hier die externe Kontonummer ein, damit die exportierten Daten zugeordnet werden können.
Verwenden Sie die Dropdown-Liste Standard USt.-Kennzeichen, um dem Konto ein USt.-Kennzeichen zuzuweisen. SAP Business One berechnet die Umsatzsteuer automatisch, wenn der Brutto- oder Nettobetrag in die Journalbuchung eingegeben wird, und bucht sie zusammen mit dem ausgewählten Umsatzsteuerkennzeichen in einer separaten Zeile der Journalbuchung.
In der Dropdown-Liste “Kategorie” können Sie eine Kategorie für das Konto auswählen. Sie können zwischen den Kategorien Bilanz, Gewinn, Verlust, Summen- und Saldenliste oder Sonstige wählen. Wählen Sie anschließend aus der Dropdown-Liste rechts daneben die entsprechende Unterkategorie aus oder klicken Sie auf den Eintrag “Neu definieren”, um eine neue Unterkategorie anzulegen.
Im Feld “Dispositionsebene” können Sie die Dispositionsebene angeben, die für die Liquiditätsvorschau über das Integration-Framework von SAP Business One verwendet wird. Über das Integration-Framework kann die SAP Business One-Installation Ihrer Zweigniederlassung mit der SAP-Installation einer anderen Zweigniederlassung Ihres Konzerns prozess- und datentechnisch integriert werden. Die Felder “Bemerkungen” und “Vorlage für Bemerkungen” dienen dazu, weitere Erläuterungen einzugeben oder aus vordefinierten Vorlagen für Bemerkungen auszuwählen.
Die Optionen für das Optionsfeld “Aktiv” sind “Aktiv”, “Inaktiv” und “Erweitert”. Wenn das Konto als “Inaktiv” markiert ist, kann es während des inaktiven Zeitraums nicht bebucht werden.
Die Funktion der Checkbox “Nur Kostenrechnungsanpassung” besteht darin, das Konto nur in der Journalbuchung für Kostenrechnungsanpassung zu verwenden, wenn die Kontokategorie nicht “Sonstige” ist und die Kontowährung der Hauswährung entspricht.
Der Zweck der Dropdown-Liste “Datenersterfassung” ist die Angabe einer Datenersterfassung und die Auswahl von “Ja” oder “Nein”.
Die Checkbox “Budgetrelevant” dient dazu, das Konto im Budget zu verwenden, wenn eine Budgetierung in SAP Business One erforderlich ist.
Wenn Sie die Checkbox “Anderes USt.-Kennz. erlauben” aktivieren, können Sie bei Buchungen auf dieses Konto ein anderes Umsatzsteuerkennzeichen auswählen. Wenn die Checkbox nicht aktiviert ist, wird zur Berechnung nur das zugeordnete Umsatzsteuerkennzeichen im Feld Standard-USt.-Kennzeichen verwendet.
Die Checkboxen “Wechselkursdifferenzen” und “Währungsumrechnung” werden nur angezeigt, wenn das Konto die Kontoart “Sonstige” hat und sollen markiert werden, wenn das Konto in die automatische Berechnung der Wechselkursdifferenzen bzw. der Währungsumrechnung fallen soll.
Finanzwesen / Buchungen allgemein
Laufende Buchungen in SAP Business One sind Buchungen, die während des Geschäftsjahres durchgeführt werden. Diese Buchungen werden entweder automatisch durch die Erstellung einer bestimmten Transaktion wie zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Lieferungen gebucht oder manuell in der Journalbuchung erstellt..
Der Großteil der laufenden Buchungen erfolgt automatisch durch die Erstellung einer bestimmten Transaktion in SAP Business One. Nur die Restgröße der nicht automatisch abgesetzten Buchungen aus den einzelnen Belegarten wird manuell in der Journalbuchung erstellt.
Für ein effizientes Arbeiten mit der Journalbuchung stehen Hilfsmittel wie die vorerfassten Belege und die Dauerbuchung zur Verfügung.
Automatikbuchungen sind ein wichtiges Feature in SAP Business One, das es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse automatisch abzuwickeln. Diese Buchungen werden automatisch generiert, wenn bestimmte Ereignisse im System eintreten, wie z.B. das Verbuchen von Banktransaktionen oder die Erstellung von Bestellungen.
Es gibt verschiedene Arten von Automatikbuchungen, darunter:
Automatische Kontenabstimmung: Diese Funktion gleicht automatisch Kontoauszüge mit den entsprechenden Buchungen in SAP Business One ab und erstellt Buchungen, um Abweichungen auszugleichen.
Automatische Zahlungsverarbeitung: Dieses Feature automatisiert den Zahlungsprozess, indem es offene Rechnungen automatisch abgleicht und Zahlungen entsprechend den festgelegten Bedingungen durchführt.
Automatische Bestellvorschläge: Wenn der Lagerbestand eines Artikels einen bestimmten Schwellenwert unterschreitet, generiert das System automatisch Bestellvorschläge, um den Lagerbestand aufzufüllen.
Automatische Buchungen für Umsatzsteuer: Das System kann automatisch Umsatzsteuerbuchungen generieren, um die Einhaltung von Steuervorschriften sicherzustellen.
In der Anlagenbuchhaltung werden Buchungen für die Aktivierung und Zuschreibung von Anlagegütern sowie für deren Abschreibung erfasst.
Finanzwesen / Sachkontenfindung
Die Sachkontenfindung bildet die Grundlage für die automatischen Buchungen in SAP Business One. In der Kontenfindung Sachkonten werden Kontierungen festgelegt, die alle automatischen Buchungen der einzelnen Belegarten steuern.
Erlös-, Aufwands- und Bestandsbuchungen können durch eine Kontenfindung nach Lager, Artikelgruppe oder Artikel feiner eingestellt werden, die die Einstellungen von Kontenfindung Sachkonto übersteuert.
Wenn man eine abweichende Kontierung plant oder einen individuellen Kontenplan verwendet, empfiehlt es sich, die Anpassungen in der Kontenfindung Sachkonten unter Zuhilfenahme eines Consultants vorzunehmen.
Die “Erweiterte Kontofindung” ist eine noch feinere Regelung als die Kontenfindung Sachkonten. Sie kann aktiviert werden, um die Kontofindung nach Lager, Artikelgruppe oder Artikel abzuschalten. In der Erweiterten Kontofindung können Feldwerte abgefragt und in Abhängigkeit vom Ergebnis die entsprechenden Konten gewählt werden.
In SAP Business One werden automatische Buchungen für verschiedene Belegstufen durchgeführt, wie z.B. Wareneingang, Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Ausgangszahlung, Lieferung, Retoure, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift und Eingangszahlung. Die Buchungen werden entsprechend der in der Kontenfindung Sachkonten festgelegten Kontierungen durchgeführt.
Finanzwesen / Warenbuchungen
Die beiden Ansätze der Warenbuchung im Einkauf in SAP Business One sind die kontinuierliche Bestandsführung und das Nicht-Aktivieren dieser Funktion.
Die Einstellung für die Warenbuchung im Einkauf kann nach der ersten Bestandsbuchung im Mandanten nicht mehr verändert werden.
Variante 1 (kontinuierliche Bestandsführung) bucht die Wareneinkäufe zunächst immer auf das Vorratskonto (Umlaufvermögen), und erst mit der Lieferung oder der Ausgangsrechnung wird der tatsächliche Wareneinsatz (Aufwandskonto) gebucht. Variante 2 (keine kontinuierliche Bestandsführung) bucht alle Wareneinkäufe sofort als Wareneinsatz, obwohl diese tatsächlich zumindest zum Teil noch auf Lager liegen und in das Umlaufvermögen gehören.
Keine kontinuierliche Bestandsführung ist für Unternehmen mit hohem Lagerbestand und geringer Lagerdrehung nicht empfehlenswert, da sich das Unternehmen aufgrund des sofort gebuchten Aufwands aus dem Wareneinsatz erfolgsmäßig tendenziell schlechter darstellt, als es tatsächlich ist.
Das Wareneingangs-Verrechnungskonto (We/Re-Konto) ist ein Konto, das bei der Verwendung der kontinuierlichen Bestandsführung in SAP Business One als Platzhalter für den Zeitraum zwischen Wareneingang und Lieferung agiert.
Das We/Re-Konto wird in SAP Business One verwendet, um einen möglichen zeitlichen Unterschied zwischen dem Wareneingang und der gegenüber dem Lieferanten entstandenen Verbindlichkeit aufgrund der Eingangsrechnung zu berücksichtigen.
Ein Wareneingang wird in SAP Business One in zwei Schritten gebucht. Zunächst wird bei der Buchung des Eingangslieferscheins der physische Wareneingang auf das Vorratskonto gebucht. Als Gegenkonto agiert das We/Re-Konto. Sobald die Eingangsrechnung gebucht wird, wird das We/Re-Konto wieder ausgeglichen, und es werden die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten und die Vorsteuer gebucht.
Das We/Re-Konto wird in SAP Business One ausgeglichen, sobald die Eingangsrechnung gebucht wird. Dabei werden die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten und die Vorsteuer gebucht, und das We/Re-Konto wird wieder ausgeglichen.
Finanzwesen / Sachkonten
Um Finanzdaten korrekt zu verbuchen, ist es wichtig, dass SAP Business One bei jeder Artikelzeile im Einkauf und Verkauf weiß, auf welches Konto der Artikel gebucht werden soll. Die Festlegung der Sachkonten erfolgt aufgrund der Methode, die im Fenster “Allgemeine Einstellungen”, Registerkarte “Bestand”, Registerkarte “Artikel”, im Feld “Sachkonten” festlegen gewählt wurde.
SAP Business One bietet drei Methoden zur Festlegung von Sachkonten an. Diese sind:
Nach Lager, Nach Artikelgruppe und Nach Artikel.
Die Methode zur Festlegung von Sachkonten kann im Fenster Allgemeine Einstellungen, Registerkarte Bestand, Registerkarte Artikel, im Feld Sachkonten festlegen ausgewählt werden. Hier kann zwischen den Optionen Lager, Artikelgruppe oder Artikelebene gewählt werden.
Ja, die Methode zur Festlegung von Sachkonten kann im Fenster Artikelstammdaten, Registerkarte Bestandsdaten, im Feld Sachkonten festlegen nach jederzeit geändert werden. Die Änderung wird ab der nächsten Buchung wirksam.
Die Änderung der Methode zur Festlegung von Sachkonten in SAP Business One hat Auswirkungen auf die Buchungen der neu angelegten Artikel. Die Änderungen werden ab der nächsten Buchung wirksam. Bereits gebuchte Artikel werden von der Änderung nicht beeinflusst.
Finanzwesen / Journalbuchungen
Die Journalbuchungsnummer wird automatisch von SAP Business One vergeben.
Ja, Sie können eine Belegnummernserie für die Journalbuchung verwenden. Wählen Sie diese aus der Werteliste aus.
Geben Sie das Buchungsdatum des Belegs im Feld “Buchungsdatum” im Kopfbereich der Journalbuchung
Das Feld Fälligkeitsdatum zeigt das Fälligkeitsdatum des Belegs an. Bei der Buchung von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen wird das Fälligkeitsdatum automatisch aufgrund der bei der Rechnung hinterlegten Zahlungsbedingungen errechnet.
Im Feld Bemerkungen wird ein Buchungstext erfasst. Bei Auswahl eines Transaktionscodes wird dessen Beschreibung angezeigt und kann im Feld ergänzt werden. Das Feld Journaleintrag auf der Registerkarte Buchhaltung des Belegfensters wird bei der Buchung des Belegs im Feld Bemerkungen angezeigt.
Das Feld Ursprung zeigt den Ursprung der Journalbuchung mit einem zweistelligen Kürzel an. Dieses Kürzel ist eine interne Abkürzung für die jeweilige Belegart, die diese Journalbuchung verursacht hat (z. B. »BE« für Eingangsrechnung).
Sofern die Journalbuchung nicht aus einer Eröffnungsbuchung stammt oder direkt im Fenster Journalbuchung angelegt wurde, kann mit dem orangefarbenen Pfeil neben dem Feld Ursprung der dahinterliegende Beleg aufgerufen werden.
Das Feld “Urspr. Nr”. zeigt die Belegnummer der Belegart aus dem Feld Herkunft.
Das Feld “Transaktionsnummer” zeigt die von SAP Business One automatisch vergebene fortlaufende Journalnummer.
Die Felder Vorlagentyp und Vorlage werden für die Funktionen Kontierungsmuster und Dauerbuchung verwendet. Die Felder Vorlagentyp und Vorlage werden für die Funktionen Kontierungsmuster und Dauerbuchung verwendet.
Das Feld “Ref. 1” ist eine Möglichkeit zur freien Eingabe und wird in vielen Auswertungen angezeigt. Es kann auch als Suchfeld innerhalb der Journalbuchungen genutzt werden. Sie sollten Informationen eingeben, die Ihnen bei der Suche nach Journalbuchungen helfen, etwa die externe Belegnummer des gebuchten Belegs.
Das Feld “Ref. 2” steht als weitere Belegnummer zur Verfügung. Wenn Sie bei einer Eingangsrechnung eine Fremdbelegnummer im Feld Lieferantenreferenznummer erfassen, wird diese im Feld Ref. 2 angezeigt.
m Feld “Ref. 3” können weitere Belegnummern eingetragen werden, auch wenn es bereits eine fortlaufende Belegnummer in der Buchungszeile gibt. Das Feld ist informativer als Ref. 1 und Ref. 2. Es können jedoch nur die zuletzt eingegebenen Belegnummern angezeigt werden.
Diese Checkbox wird verwendet, um den Wechselkurs neu zu bewerten, wenn eine Buchung in Fremdwährung vorliegt. Der Wechselkurs wird aus dem Fenster Wechselkurse und Indizes entnommen. Die Checkbox dient nur zu Reporting-Zwecken und hat keinen Einfluss auf die Buchungswerte selbst.
Die Checkbox “Storno” wird aktiviert, wenn Sie zu der eingegebenen Buchung eine Rückbuchung in der umgekehrten Form zu einem bestimmten Datum planen. Dies kann beispielsweise für Abgrenzungsbuchungen oder die Dotation und Auflösung von Rückstellungen zwischen dem alten und neuen Geschäftsjahr eingesetzt werden.
Nachdem die Checkbox “Storno” markiert wurde, erscheint rechts daneben ein weiteres Feld, in das Sie das Datum für die stornierten Transaktionen eingeben können. SAP Business One erinnert Sie beim ersten Einstieg an dieses Datum und öffnet das Fenster “Stornierte Transaktionen”. In diesem Fenster werden alle Journalbuchungen vorgeschlagen, die zum aktuellen Datum storniert werden sollen. Klicken Sie auf den Button “Ausführen”, um die umgedrehten Journalbuchungen hinzuzufügen.
Die Checkbox “Ausgleichsbuchung (Periode 13)” dient dazu, die Journalbuchung als Abschlussbuchung für die 13. Periode zu kennzeichnen. Auf diese Weise markierte Journalbuchungen können von den Finanzberichten ausgenommen werden.
Durch Aktivieren der Checkbox “EU-Bericht” erscheint die Journalbuchung in der zusammenfassenden Meldung.
Wenn Sie die Checkbox “Automatische USt.” deaktivieren, wird keine automatische Umsatzsteuerberechnung durchgeführt. Die Checkbox ist standardmäßig aktiviert, solange ein Standard-Umsatzsteuercode für ein Konto hinterlegt ist. Die Checkbox ist nicht mehr aktiv, nachdem die Journalbuchung hinzugefügt wurde. Wenn Sie das Feld standardmäßig auswählen möchten, müssen Sie die Checkbox “Automatische USt.” unter Administration • Systeminitialisierung • Belegeinstellungen • Pro Beleg • Journalbuchung markieren.
Durch Aktivierung der Checkbox “Latente Steuern verwalten” wird die zum ausgewählten Steuerkennzeichen gehörende Funktion für latente Steuern angewendet. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, müssen Sie nur eine Geschäftspartnerzeile in der Journalbuchung eintragen. Wichtig ist, dass bei den Steuerkennzeichen ein Konto für latente Steuern angegeben ist. Die Checkbox kann nur markiert werden, wenn die Checkbox “Automatische USt.” aktiviert ist.
Durch Aktivierung der Checkbox “QSt. verwalten” wird die Quellensteuerfunktion für diese Journalbuchung aktiviert. Die Checkbox kann nur markiert werden, wenn die Checkbox “Automatische USt.” aktiviert ist.
Wenn Sie eine Journalbuchung ohne aktiviertes Steuerkennzeichen abschließen, wird die Umsatzsteuer nicht berechnet und die Buchung kann nicht ordnungsgemäß verbucht werden.
Ja, Sie können eine Journalbuchung auch nachträglich bearbeiten, wenn die Checkbox “Automatische USt.” deaktiviert ist. Allerdings müssen Sie dann die Umsatzsteuer manuell berechnen und in der Buchung eintragen.
Nein, Sie müssen immer mindestens eine Geschäftspartnerzeile in der Journalbuchung eintragen, um die Buchung abschließen zu können.
Der Journalbuchungszeilenbereich ist ein Bereich, in dem Buchungen in einer Buchhaltungssoftware vervollständigt werden können.
Um den Journalbuchungszeilenbereich zu navigieren, können Sie die TAB-Taste verwenden.
Um ein Konto in den Journalbuchungszeilen auszuwählen, können Sie die Kontonummer eingeben oder die TAB-Taste drücken, um die Auswahlliste zu öffnen. Wählen Sie das gewünschte Konto aus der Liste aus, und klicken Sie auf den Button “Auswählen”.
Um die Spalten “Soll” und “Haben” in den Journalbuchungszeilen zu pflegen, geben Sie den entsprechenden Betrag ein. Wenn Sie die Gegenbuchung eingeben, springen Sie einfach mit der TAB-Taste in das Gegenkonto (Soll oder Haben), der Restbetrag wird automatisch eingefügt.
Um das Steuerkennzeichen in den Journalbuchungszeilen zu pflegen, können Sie den vorgeschlagenen Steuercode ändern. Die Steuercodes werden automatisch beim Anlegen des Unternehmens mit angelegt und die korrekten Steuerkonten zugeordnet. Falls Sie weitere Steuercodes benötigen oder abweichende Steuerkonten zuweisen möchten, können Sie dies im Fenster “Steuerkennzeichen – Definition” unter Administration • Definitionen • Finanzwesen • Steuer • Steuerkennzeichen tun.
Der Steuerbetrag wird automatisch aufgrund des hinterlegten Steuerkennzeichens berechnet.
Der Bruttowert ist der errechnete Betrag aus dem Betrag, der im Feld Soll bzw. Haben eingegeben wird, plus dem Steuerbetrag, der aufgrund der Steuerkennzeichen berechnet wird.
Sie können die gleiche Praxis erreichen, indem Sie auf den Button “Formulareinstellungen” klicken, um die Spaltenanordnung für das Fenster Journalbuchung anzupassen. Ziehen Sie die Spalte Bruttowert zwischen die Spalten Sachkonto/GPName und Soll. Springen Sie mit der TAB-Taste durch die Belegzeile und geben Sie den Bruttobetrag des Belegs in das Feld Bruttowert ein.
SAP Business One berechnet den Nettobetrag automatisch aufgrund der Steuerkennzeichen. Der errechnete Nettobetrag (= Bruttobetrag – Steuerbetrag) wird in das Feld Soll bzw. Haben eingegeben. Wenn als Steuerkennzeichen ein Vorsteuerkennzeichen hinterlegt oder ausgewählt wurde, wird der Nettobetrag automatisch in das Feld Soll eingefügt. Wenn als Steuerkennzeichen ein Umsatzsteuerkennzeichen hinterlegt oder ausgewählt wurde, wird der Nettobetrag in das Feld “Haben” eingefügt.
Wenn Sie auf den Button “Hinzufügen” klicken, wird die Journalbuchung angelegt. Das Fenster Journalbuchung bleibt im Hinzufügen-Modus, damit Sie sofort eine weitere Journalbuchung anlegen können.
Um alle Felder der Belegzeile in der Journalbuchung zu sehen, markieren Sie die Buchungszeile und klicken Sie im linken Bereich des Kopfdatenfensters auf das kleine schwarze Dreieck (Bearbeitungsmodus expandieren), um den Bereich darunter zu expandieren.
Sie können eine Journalbuchung in SAP Business One nicht löschen, aber Sie können sie mit der Funktion “Abbrechen/Stornieren” stornieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu stornierende Buchung und wählen Sie den Eintrag Abbrechen/Stornieren aus dem Kontextmenü aus.
Eine Journalbuchung, die aufgrund einer Eingangsrechnung erstellt wurde, kann nur mit einer Eingangsgutschrift und nicht mit einer Stornobuchung im Fenster Journalbuchung storniert werden.
Sie können mit der Funktion Abbrechen/Stornieren nur jene Journalbuchungen stornieren, die nicht aus Belegen stammen.
Finanzwesen / Kontierungsmuster
Ein Kontierungsmuster ist ein Instrument zur Unterstützung bei laufenden Buchungen, die ähnlich strukturiert sind. Es ist eine Vorlage, die die Struktur von Buchungen, die im Laufe des Geschäftsjahres immer wieder vorkommen, abbildet und bei der eigentlichen Buchung nur noch die Beträge für diese Buchung eingetragen werden müssen.
Die Definition eines Kontierungsmusters erfolgt im Fenster “Kontierungsmuster” unter dem Menüpunkt “Finanzwesen”. Es müssen der Code, eine aussagekräftige Vorlagenbeschreibung sowie die Spalten “Sachkto/GP-Code”, “Sachkonto/GP-Name” und “Steuerkennzeichen” gepflegt werden. Außerdem müssen die Spalten “Soll %” und “Haben %” in Form eines Prozentverhältnisses gepflegt werden.
Das Kontierungsmuster wird im Fenster “Journalbuchung” ausgewählt. Hier muss der Vorlagentyp “Prozentsatz” ausgewählt und der Code des Kontierungsmusters eingegeben werden oder aus der Auswahlliste ausgewählt werden.
Anstelle der vorgeschlagenen Prozentsätze müssen die gewünschten Beträge für den Buchungssatz eingegeben werden. Es reicht, wenn ein Prozentsatz durch einen Betrag ersetzt wird, da die anderen Beträge entsprechend ihrem Anteil errechnet werden. Sobald ein neuer Betrag eingegeben wird, werden alle Beträge der Buchung nochmals neu errechnet.
Um die Journalbuchung von dem Kontierungsmuster zu “entkoppeln”, muss der Button “Vorlage zurücksetzen” geklickt werden. Wenn danach ein Betrag eingegeben wird, wird dieser nicht mehr neu berechnet. Es können auch neue Buchungszeilen mit anderen Konten hinzugefügt werden. Sobald die Journalbuchung einmal vom Kontierungsmuster entkoppelt wurde, kann dies für diese Journalbuchung nicht mehr zurückgesetzt werden.
Finanzwesen / Buchungen in Fremdwährung
Die Hauswährung wird im Fenster Firmendetails auf der Registerkarte Basisinitialisierung (über Administration • Systeminitialisierung • Firmendetails) beim Anlegen des Unternehmens ausgewählt. Mit der ersten Journalbuchung kann die Hauswährung nicht mehr geändert werden.
Die Systemwährung ist eine (abweichende) Währung, die parallel zur Hauswährung geführt wird. Jeder Kontensaldo wird neben der Hauswährung auch in der Systemwährung angezeigt und kann für Reporting-Zwecke verwendet werden.
Das Verhältnis zwischen Hauswährung und Systemwährung kann vom Anwender im Fenster Firmendetails auf der Registerkarte Basisinitialisierung (über Administration • Systeminitialisierung • Firmendetails) beim Anlegen des Unternehmens festgelegt werden.
Die Kontowährung oder Belegwährung ist jene Währung, die einem Sachkonto, Geschäftspartner oder Beleg zugeordnet ist.
Wechselkurse können unter Administration • Definitionen • Finanzwesen • Währungen definiert werden. Im Fenster Wechselkurse und Indizes (Administration • Wechselkurse und Indizes) können die Wechselkurse festgelegt werden, wobei die Fremdwährungsmethode im Fenster Allgemeine Einstellungen auf der Registerkarte Anzeigen (über Administration • Systeminitialisierung • Allgemeine Einstellungen) festgelegt werden muss. Die Wechselkurse können täglich gepflegt werden und es kann ein Wechselkurs für einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden.
SAP Business One benötigt bereits einen Wechselkurs, wenn es sich um eine Transaktion handelt, die noch keine automatische Buchung bewirkt. Dies ist notwendig, um den Wert der Transaktion in Fremd- und Hauswährung zu führen. Auch für eine Bestellung, ein Angebot oder einen Kundenauftrag wird ein Wechselkurs benötigt, wenn es sich um eine Fremdwährung handelt.
Wenn ein Kurs fehlt, öffnet sich das Fenster “Wechselkurse und Indizes”, und man kann den fehlenden Kurs im vorgeschlagenen Feld festlegen. SAP Business One positioniert dabei den Cursor in allen Feldern, in denen ein Kurs fehlt, den das Programm für die Arbeit benötigt.
Um einen Wechselkurs für einen Zeitraum festzulegen, klickt man auf den Button “Kurs für Zeitraum festlegen”. Im geöffneten Fenster wählt man einen Zeitraum im oberen Bereich aus und legt den Kurs für die gewünschte Fremdwährung für diesen Zeitraum fest.
Die Wechselkurse werden waagerecht im Fenster eingetragen und die einzelnen Tage des Monats senkrecht. Im rechten oberen Bereich des Fensters kann man den Monat und das Jahr für die Kurse festlegen.
Finanzwesen / Dauerbuchungen
Dauerbuchungen sind ein Hilfsmittel in SAP Business One, das den Benutzern dabei hilft, ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten. Dauerbuchungen ermöglichen es, wiederkehrende Buchungen mit dem gleichen Buchungssatz und Betrag automatisch zu buchen.
Dauerbuchungen werden im Fenster “Dauerbuchungen” angelegt. Um eine Dauerbuchung zu definieren, müssen Sie einen Code, eine Beschreibung, Referenzen, ein Transaktionscode, Bemerkungen, Sachkonten, Soll/Haben-Informationen, Steuerkennzeichen, ein Intervall, ein nächstes Ausführungsdatum, ein Gültigkeitsdatum und eine Bestätigung hinzufügen.
SAP Business One erinnert Sie an Dauerbuchungen, indem es ein “Bestätigungsfenster von Dauerbuchungen” anzeigt, wenn Sie das System zum ersten Mal am Fälligkeitstag verwenden. Diese Erinnerung funktioniert nur, wenn die Checkbox “Dauerbuchungen zur Ausführung anzeigen” unter “Administration” > “Systeminitialisierung” > “Allgemeine Einstellungen” aktiviert ist.
Dauerbuchungen können in SAP Business One ausgeführt werden, indem Sie auf den “Ausführen”-Button im “Bestätigungsfenster von Dauerbuchungen” klicken. Alternativ können Sie auch die Bestätigungsliste im rechten unteren Bereich des Fensters “Dauerbuchungen” manuell aufrufen und die Dauerbuchungen dort ändern oder ausführen.
Dauerbuchungen können in SAP Business One im Fenster “Journalbuchung” aufgerufen werden, indem Sie im Feld “Vorlagentyp” den Eintrag “Dauerbuchung” auswählen und die TAB-Taste drücken, um die Auswahlliste mit den einzelnen Dauerbuchungen zu öffnen. Wählen Sie dann die gewünschte Buchung aus und klicken Sie auf den “Auswählen”-Button, um die Dauerbuchung zu laden.
Finanzwesen / Bankenabwicklung
Die Bankenabwicklung in SAP Business One ist ein selbstständiger Bereich, der die Verwaltung von Bankdaten, die Abwicklung von Eingangs- und Ausgangszahlungen sowie deren Buchung beinhaltet.
Die Bankenabwicklung umfasst die Verwaltung von Bankdaten, die Abwicklung von Eingangs- und Ausgangszahlungen sowie deren Buchung.
Als Stammdaten in der Bankenabwicklung gelten die Verwaltung der Banken selbst, die Zuordnung der eigenen Hausbanken sowie die Pflege der Bankverbindungen des Geschäftspartners.
Die Definition der Banken erfolgt im Fenster Banken (über Administration • Definitionen • Bankenabwicklung • Banken). Wenn eine Bank im System noch nicht vorhanden ist, legen Sie sie mit den Angaben Land, Bankencode (Bankleitzahl), Bankname und dem BIC/SWIFT-Code an.
Das Festlegen der eigenen Bankkonten erfolgt im Fenster Hausbankkonten unter Administration • Definitionen • Bankenabwicklung • Hausbankkonten. Um ein Hausbankkonto anzulegen, müssen Sie verschiedene Felder pflegen, wie zum Beispiel BLZ, Kontonummer und Vorlagenname.
Die International Bank Account Number (IBAN) ist die internationale Bankkontonummer Ihres Kontos. Diese setzt sich aus dem Kürzel für das Land und die Bank und aus Ihrer Kontonummer zusammen. Das Feld “IBAN” muss also mit der entsprechenden Kontonummer ausgefüllt werden.
Der Zahlungsassistent ist ein Modul in SAP Business One, das die Erstellung von Datenträgern für den Upload im Electronic Banking erleichtert und somit die manuelle Durchführung von Zahlungen reduziert. Der Zahlungsassistent ermöglicht es Unternehmen, Zahlungen in einer Vielzahl von Formaten zu verarbeiten, einschließlich SEPA, Überweisungen und Schecks. Es bietet auch eine umfassende Übersicht über alle ausstehenden Zahlungen und Zahlungseingänge, sodass Unternehmen den Überblick behalten können, welche Zahlungen noch ausstehen und welche bereits beglichen wurden.
Weiterhin unterstützt der Zahlungsassistent auch die Verwaltung von Zahlungsbedingungen und -zielen. Unternehmen können Zahlungsbedingungen wie Skonti, Rabatte und Mahngebühren definieren und verwalten, um sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich und korrekt erfolgen.
Das Modul Kontoauszüge und externe Abstimmungen dient zum Buchen von Kontoauszügen und zum Abgleich der Buchungen mit den tatsächlichen Kontobewegungen. Mit diesem Modul können Bankauszüge in SAP Business One importiert werden. Die Buchungen in SAP Business One werden automatisch mit den Bankdaten abgeglichen.
Die Module Eingangszahlungen und Ausgangszahlungen haben in der Praxis keine Bedeutung, da sie nur das Ergebnis des Zahlungsassistenten und des Einlesens bzw. Buchens von Kontoauszügen darstellen.
Der Themenbereich Schecks, der ebenfalls zur Bankenabwicklung gehört, wird im Folgenden nicht näher behandelt, da dieses Zahlungsmittel in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Geschäftsleben praktisch nicht mehr verwendet wird.
Die Zuordnung der Bankverbindungen zum Geschäftspartner erfolgt im Fenster Geschäftspartner-Stammdaten auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen. Dort können Sie die gewünschte Bankverbindung auswählen und zuordnen. Sie können die Bankverbindung auch über das Menü “Bankkontenverwaltung” hinzufügen und verwalten. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie mehrere Bankverbindungen für denselben Geschäftspartner haben.
Um eine eigene Hausbank auszuwählen, müssen Sie im Feld “BLZ” die Auswahlliste der Banken öffnen, Ihre Hausbank auswählen und dies mit dem Button “Auswählen” bestätigen.
Ein Interimssachkonto in der Bankenabwicklung von SAP Business One wird verwendet, um temporäre Buchungen und Abstimmungen zu erfassen, wenn Transaktionen zwischen verschiedenen Bankkonten oder Konten außerhalb des Systems erfolgen.
Das Interimssachkonto dient als Zwischenstation, um Transaktionen zu erfassen, die noch nicht endgültig zugeordnet werden können. Sobald die endgültige Zuordnung der Transaktionen erfolgt ist, werden sie vom Interimssachkonto auf das entsprechende Zielkonto umgebucht.
Dieses Verfahren ermöglicht es, Transaktionen, die zwischen verschiedenen Bankkonten oder Konten außerhalb des Systems durchgeführt werden, in SAP Business One nachzuvollziehen und abzustimmen, bevor sie endgültig auf das entsprechende Zielkonto gebucht werden.
EINKAUF
Einkauf / Beleg
Ein Beleg in SAP Business One ist ein Dokument, das auf einer bestimmten Ebene des Einkaufsprozesses erstellt wird, um die Daten aus einer Vielzahl von Unternehmensbereichen zu speichern und zu verfolgen.
Der Einkaufsprozess in SAP Business One umfasst insgesamt acht Belegstufen: Bestellanforderung, Lieferantenanfrage, Bestellung, Wareneingang, Warenretourenanfrage, Retoure, Eingangsrechnung und Eingangsgutschrift, Ausgangszahlung.
Der Wareneingang in SAP Business One ist nur für Lagerartikel erforderlich.
Eine Eingangsgutschrift in SAP Business One ist erforderlich, wenn eine Umkehrung von Eingangsrechnung und Wareneingang erfolgen muss.
Ja, grundsätzlich können Sie den Einkaufsprozess auf einer beliebigen Belegstufe beginnen und jede Belegstufe im Einkaufsprozess überspringen.
Beim Öffnen des Belegfensters befindet sich das Fenster im Hinzufügen-Modus. Sobald Sie alle Eingaben vorgenommen haben, wird mit einem Klick auf den Button Hinzufügen der Beleg angelegt.
Der Belegkopf enthält die wichtigsten Informationen der Bestellung auf einen Blick.
Im Feld “Lieferant” wählen Sie den Lieferanten aus, an den diese Bestellung gerichtet ist.
Die Ansprechpartner des Lieferanten werden in der Dropdown-Liste “Ansprechpartner” automatisch angezeigt.
Die Lieferantenreferenznummer dient dazu, einen Bezug zum Beleg des Lieferanten herzustellen. Zum Beispiel können Sie hier die Auftragsnummer des Lieferanten erfassen.
Das Feld “Status” zeigt den aktuellen Status des Belegs an. Es gibt insgesamt fünf Status, die ein Beleg annehmen kann: “Offen”, “Offen – Gedruckt”, “Storniert”, “Abgeschlossen” und “Geparkt”.
Der Status “Offen” bedeutet, dass der Beleg noch teilweise oder vollständig in einem anderen Beleg verarbeitet werden kann.
Im Feld “Buchungsdatum” geben Sie das Buchungsdatum ein. Von SAP Business One wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.
Ja, wenn Sie sich für das Szenario “Nur eine Belegart pro Serie” entschieden haben, wird in der Auswahlliste links von der Belegnummer zusätzlich der Eintrag “Manuell” angezeigt. Wählen Sie diesen Eintrag, um die Belegnummer nicht automatisch vergeben zu lassen, sondern um sie manuell einzugeben.
Der Status “Geparkt” bedeutet, dass der Beleg an die Seite gelegt wurde, bis er später wieder hervorgeholt wird, um ihn fertigzustellen. Geparkte Belege werden z.B. verwendet, wenn noch nicht alle Informationen vorhanden sind, um den Beleg hinzuzufügen
SAP Business One bietet verschiedene Möglichkeiten, um die Eingabe in ein Datumsfeld effizienter zu gestalten. Zum Beispiel können Sie das aktuelle Tagesdatum eingeben, indem Sie einen beliebigen Buchstaben eingeben und dann die TAB-Taste drücken. Wenn Sie ein Datum im aktuellen Monat eingeben möchten, geben Sie einfach den Tag (z.B. “12”) ein und drücken Sie die TAB-Taste. Wenn Sie ein Datum im aktuellen Jahr eingeben möchten, geben Sie Tag und Monat in Ziffern ein (z.B. “1210”) und drücken Sie die TAB-Taste. Wenn Sie ein beliebiges Datum eingeben möchten, geben Sie Tag und Monat in Ziffern ein (z.B. “121016”) und drücken Sie die TAB-Taste.
Um einen Beleg zu stornieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Belegkopf und wählen den Eintrag “Abbrechen/Stornieren” aus dem Kontextmenü aus. Dies ist notwendig, wenn eine Bestellung falsch angelegt wurde oder von Ihrem Unternehmen zurückgezogen wurde. Bitte beachten Sie, dass ein stornierter Beleg nicht wieder auf den Status “Offen” gesetzt werden kann, aber er kann dupliziert und als Vorlage für einen anderen Beleg verwendet werden. Sie können auch einzelne Zeilen des Belegs stornieren (siehe Abschnitt 5.2.2, “Belegmitte”).
Das Feld “Lieferantenref.nr.” im Beleg Einkauf von “SAP Business One” dient dazu, einen Bezug zum Beleg des Lieferanten herzustellen. Es kann etwa die Auftragsnummer des Lieferanten erfasst werden. Die Lieferantenreferenznummer wird bei der Weiterverarbeitung in die nachfolgenden Belege der Belegkette kopiert, kann jedoch jeweils abgeändert werden.
Antwort: In der Dropdown-Liste “Hauswährung”, “Systemwährung” und “GP-Währung” im Beleg von “SAP Business One” kann ausgewählt werden, in welcher Währung der Beleg angezeigt werden soll. “Hauswährung” bezieht sich auf die Währung des Unternehmens, “Systemwährung” auf die Währung des Systems und “GP-Währung” auf die Währung des Geschäftspartners. Eine detaillierte Beschreibung der Fremdwährung in Belegen finden Sie in Abschnitt 12.7, “Buchungen in Fremdwährung”.
Auf der Registerkarte “Inhalt” werden die Artikel, die Sie bestellen möchten, zeilenweise in einer Tabellenstruktur eingetragen.
Nein, nur diejenigen Artikel, die auch als Einkaufsartikel definiert wurden, können als Einkaufsartikel verwendet werden. Dazu muss im Fenster “Artikelstammdaten” (Lagerverwaltung • Artikelstammdaten) die Checkbox “Einkauf” aktiviert sein.
Um eine Artikelzeile in der Bestellung anzulegen, geben Sie die Artikelnummer (Feld Artikelnr.) ein oder öffnen Sie die Auswahlliste mit der TAB-Taste. Danach können Sie die gewünschte Menge und den von Ihrem Lieferanten gewährten Rabatt eingeben.
Geben Sie den Einzelpreis, also den Preis pro Basiseinheit (z. B. Stück), im Feld “Preis nach Rabatt” an. Dieser Preis wird bereits aus jener Preisliste vorgeschlagen, die dem ausgewählten Geschäftspartner zugeordnet ist, und kann bei Bedarf geändert werden.
Das Steuerkennzeichen wird automatisch aus dem Artikelstamm oder anhand der steuerlichen Zuordnung des Geschäftspartners vorgeschlagen.
Der Gesamtpreis (Feld “Gesamt (HW)”) wird automatisch aufgrund von Menge, Rabatt und Preis nach Rabatt berechnet. Er lässt sich ebenfalls ändern und wird infolgedessen unter Berücksichtigung der Menge auf den Einzelpreis zurückgerechnet.
In einer leeren Artikelzeile haben Sie die Möglichkeit, nach der Artikelbeschreibung zu suchen. Geben Sie entweder die komplette Artikelbeschreibung ein oder nur einen Teil davon und ergänzen Sie einen Stern “*”. Es öffnet sich die Auswahlliste im Fenster “Liste: Artikel”. Der eingegebene Suchbegriff aus dem Feld “Artikelbeschreibung” erscheint im Feld “Suchen” der Auswahlliste, dadurch wird die Suche bereits eingeschränkt.
Mit dem Button (Formulareinstellungen) in der Symbolleiste wird das Fenster Formulareinstellungen geöffnet. Auf der Registerkarte Tabellenformat finden Sie eine Tabelle mit allen zur Verfügung stehenden Feldern im Fenster Formulareinstellungen – Bestellung. Die Anordnung von oben nach unten in der Tabelle entspricht der angezeigten Reihenfolge im Fenster Formulareinstellungen – Bestellung von links nach rechts.
Sie können die Anzeigereihenfolge der Felder per Drag-and-drop verändern. Dazu klicken Sie mit der linken Maustaste auf den gewünschten Feldnamen und halten die Maustaste gedrückt. Ein schwarzes Rechteck wird nach kurzer Zeit sichtbar. Anschließend ziehen Sie das Feld an die gewünschte Stelle und lassen es dort fallen.
Diese Formulareinstellungen für das ausgewählte Fenster werden für jeden Benutzer abgespeichert. Das bedeutet, Sie haben die Möglichkeit, sich jedes Fenster so einzurichten, wie Sie es für die Arbeit mit SAP Business One als optimal empfinden.
Ja, zu jedem Feld können Sie angeben, ob es sichtbar sein soll (Markieren der Checkbox in der Spalte Sichtbar) und ob Sie eine Eingabe vornehmen dürfen oder nicht (Markieren der Checkbox in der Spalte Aktiv).
Mit dem Button „Standard wiederherst.“ wird der Ausgangszustand des Fensters wiederhergestellt.
Verkauf
Verkauf / Beleg
Die Belegkette im Verkauf ist eine Folge von Belegstufen, die den Verkaufsprozess in SAP Business One abbilden. Sie umfasst die Stufen Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Retourenanfrage, Retoure, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift und Eingangszahlung.
Die Belegkette im Verkauf und im Einkauf unterscheiden sich in den Belegstufen und den damit verbundenen Funktionen. Die Belegkette im Verkauf umfasst die Stufen Angebot, Kundenauftrag, Lieferung, Retourenanfrage, Retoure, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift und Eingangszahlung. Die Belegkette im Einkauf umfasst hingegen die Stufen Angebot, Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung.
Mit Ausnahme der Eingangszahlung haben alle Belegfenster im Modul Verkauf von SAP Business One einen ähnlichen Aufbau. Die Programmbedienung erfolgt mit der gleichen Systematik wie im Abschnitt “Mit Datensätzen arbeiten”. Beim Öffnen befindet sich das Fenster im Hinzufügen-Modus. Sobald alle Eingaben vorgenommen wurden, wird der Beleg mit einem Klick auf den Button “Hinzufügen” angelegt. Bestehende Belege können mit dem Button “Datensatz suchen” oder der Tastenkombination “Strg”+”F” aufgerufen werden.
Um Änderungen an einem bestehenden Beleg vorzunehmen, muss der Beleg im Suchen-Modus geöffnet werden. Sobald Änderungen vorgenommen wurden, ändert sich der Button im linken unteren Bereich von “OK” in “Aktualisieren”. Durch Klicken auf diesen Button werden die vorgenommenen Änderungen bestätigt.
Der Belegkopf im Modul Verkauf von SAP Business One entspricht dem Belegkopf im Einkauf. In der Belegstufe Angebot wurde das Feld Lieferdatum durch das Feld “Gültig bis” ersetzt, das die Gültigkeitsdauer eines Angebots festlegt.
Die automatische Verfügbarkeitsprüfung in SAP Business One ist eine Funktion, mit der Sie schnell die Verfügbarkeit eines Artikels in der Belegzeile prüfen können. Diese Funktion kann ein- und ausgeschaltet werden, indem Sie die Checkbox “Automatische Verfügbarkeitsprüfung aktivieren” aktivieren / deaktivieren (über den Pfad Administration • Systeminitialisierung • Belegeinstellungen • Registerkarte Pro Beleg • Beleg Kundenauftrag). Wenn Sie einen Artikel in der Belegzeile verwenden, dessen verfügbarer Bestand mit dem Kundenauftrag ins Negative zu fallen droht, wird die Verfügbarkeitsprüfung aktiviert.
Der Bericht “Letzte Preise” in SAP Business One bietet eine Übersicht über die letzten von Ihnen vergebenen Preise eines ausgewählten Artikels. Dieser Bericht kann im Modul Verkauf insbesondere bei der Preisfindung im Angebot sehr hilfreich sein. Das Fenster “Letzte Preise” rufen Sie mit der Tastenkombination (Strg)+TAB-Taste im Feld Stückpreis auf. In diesem Fenster können Sie auswählen, welche Belegstufen im Verkauf angezeigt werden sollen, wie viele Preise angezeigt werden sollen und ob Sonderpreise oder Preise aus einem Rahmenvertrag berücksichtigt werden sollen.
Sie können den Bericht “Letzte Preise” in SAP Business One über den Menüpfad Lagerverwaltung • Bestandsberichte • Letzte Preise aufrufen. Alternativ können Sie den Bericht auch direkt aus dem Angebot aufrufen, indem Sie im Feld Stückpreis die Tastenkombination (Strg)+TAB-Taste drücken.
Im Fenster “Letzte Preise” können die Belegstufen im Verkauf, die Anzahl der Preise, die in die Vergangenheit zurückreichen sollen, die letzten verwendeten Sonderpreise, die in einem Rahmenvertrag vereinbarten Preise sowie das Belegdatum, die Menge und der historische Preis des ausgewählten Artikels angezeigt werden.
Der Available-to-Promise-Bericht im Modul Verkauf von SAP Business One zeigt die Menge des Artikels an, die am Fälligkeitsdatum im fraglichen Lager verfügbar ist.
Die Belegfenster im Modul Verkauf von SAP Business One haben verschiedene Registerkarten, auf denen Informationen zu einem Verkaufsbeleg angezeigt werden. Die Registerkarten können je nach Belegstufe unterschiedlich sein. Zu den häufigsten Registerkarten gehören “Inhalt”, “Zusammenfassung”, “Adressen”, “Finanz” und “Zusätzliche Kosten”.
Der Zusammenfassungstyp ist eine Funktion in SAP Business One, mit der Belegzeilen nach gleichartigen Gesichtspunkten zusammengefasst werden können.
Die Dropdown-Liste Zusammenfassungstyp befindet sich auf der Registerkarte Inhalt im rechten oberen Bereich.
Die Zusammenfassung der Belegzeilen steht nur für Belege der Belegart Artikel zur Verfügung.
Die Zusammenfassung der Belegzeilen kann entweder nach Artikeln oder nach Belegen erfolgen.
Bei der Zusammenfassung nach Artikeln werden alle Belegzeilen mit den gleichen Artikeln zu einer Belegzeile zusammengefasst, wenn die Eigenschaften der Artikelzeilen, die gleichen sind.
Bei der Zusammenfassung nach Belegen werden alle Belegzeilen mit den gleichen Basisbelegen zu einer Zeile zusammengefasst.
Der Beschaffungsassistent für Kundenaufträge ist ein Assistent in SAP Business One, mit dem direkt aus dem Kundenauftrag heraus ein Einkaufsbeleg erzeugt werden kann.
Wenn Sie die Option “Steuer auf erste Rate anwenden” wählen, werden der gesamte Steuerbetrag des Belegs plus 15 % des Nettobetrags bereits bei der ersten Rate fällig. Der verbleibende Nettobetrag wird gemäß den eingegebenen Prozentanteilen auf die restlichen Raten aufgeteilt.