Für die Genehmigungsverfahren stellt SAP Business One verschiedene Kontrollinstrumente zur Verfügung, die regeln, wer bestimmte Transaktionen ausführen darf oder/und Ausnahmen zulassen kann.
Wenn man im Rahmen von Genehmigungsverfahren arbeitet, so kann man Größe und Typ der Geschäftsvorgänge, zu denen jeder Benutzer befugt ist, einschränken. Wenn ein User etwa einen Beleg zu buchen beginnt, der die in den Genehmigungsverfahren festgelegten Voraussetzung nicht erfüllt, speichert SAP B1 diesen Beleg als Draft. Jemand muss diesen Beleg dann genehmigen.
Parameter der Genehmigung in SAP Business One
SAP Business One Freigaben haben zwei wesentliche Parameter:
- Schwellenwerte für die Genehmigung. Liegt ein neuer Beleg über oder unter diesen Grenzwerten, ist eine Freigabe erforderlich, um ihn zu verbuchen.
- Bewilligungsstufen. Wenn ein neuer Geschäftsfall bestimmte Bedingungen nicht erfüllt, durchläuft er die Freigabestufen, die einem oder mehreren Anwendern zugeordnet sein können.
Phase der Genehmigung in SAP Business One
Der Algorithmus für die Freigabe in SAP Business One folgt folgenden Phasen:
- Konfiguration
Freigaben werden eingerichtet und abgespeichert. - Belegerstellung
Ein Beleg, der die Genehmigungsbedingungen nicht einhält, wird angelegt. - Entwurf
SAP Business One sichert das Dokument als geparkten Beleg. - Benachrichtigung
Das Programm informiert die Personen, die für die Freigabe zuständig sind. - Annahme
Bei Akzeptanz des Dokuments, erhält der User, der es angelegt hat, eine Nachricht. - Buchung
Nun kann man den Beleg buchen. - Ablehnung
Wird das Dokument zurückgewiesen, wird der User, der es angelegt hat, darüber informiert. Es ist möglich, das Dokument so abzuändern, dass es den Freigabekriterien genügt. In diesem Falle geht es durch alle Genehmigungsstufen, bis der Autor die Freigabe erhält, es zu buchen.
Freigabevorlagen und freie Definition der Freigaben
Ähnlich wie bei den Alarm-Funktionen existieren bereits Freigabevorlagen, bei denen man nur bestimmte Daten angibt und diese aktiviert. Außerdem lassen sich mithilfe von eigenen SQL-Abfragen komplett neu konzipierte Freigabevorlagen erstellen. Wenn man eine SQL Abfrage in einer neuen Genehmigungsvorlage nutzen möchte, wird als Ergebnis der Wert “True” erwartet.
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