SAP B1 Blog

Import und Export war ein Anfang

Zwar gibt es im SAP Business One Standard eine eigene DATEV Schnittstelle, die aber nur zum Teil die wachsenden Anforderungen der SAP Business One Anwender und auch beteiligter Steuerberater befriedigen kann. Beide Seiten klagten häufig über viele Stunden für Fehlersuche und Nacharbeit, um Daten zu prüfen, abzugleichen und zu übernehmen.
Die Entwicklung eines angepassten Exports für DATEV war damit ein naheliegender Ausgangspunkt für einen eigene Entwickelt und so wurde die Schnittstelle als bidirektionales Interface konzipiert, umso für einen hundertprozentigem synchronisierten Datenbestand in SAP Business One und DATEV sorgen.

SAP Business One und DATEV im Einklang

Es hilft, eine gemeinsame Sprache zu sprechen, um einen effektiven Dialog zu führen! Dazu verbesserten wir das Handling der Stammdaten Kunde, Kreditor, Sachkonten, Steuerdefinitionen und sorgten dafür, dass die DATEV Logik schon bei Journalbuchungen in SAP Business One berücksichtigt wird. Dies sorgt mit für einen reibungslosen Import ins DATEV Finanzwesen. Für diesen Import entwickelten wir spezielle Logiken. Es lässt sich bei den zu importierenden Daten unterscheiden zwischen vorerfassten Belegen und Journaleinträgen, um so Möglichkeit zu haben, selektiv zunächst nur vorerfasste Belege zu importieren.

DATEV Daten werden zu Businessdokumenten in SAP B1

Daneben kann man Daten aus dem DATEV Rechnungswesen oder Lohn & Gehalt für den Import heranziehen. Bevor jedoch diese Daten übernommen werden, prüft die Software zunächst einige Dinge ab:

• Ob die nötigen Konten alle vorhanden sind,
• Ob die entsprechende Buchungsperiode offen ist,
• Ob die zu bebuchenden Kostenstellen vorhanden sind.

Ist dies nicht durchgängig der Fall, wart das System entsprechend. Ist so weit alles in Ordnung, übernimmt SAP Business One die DATEV Daten Zeile für Zeile und löst damit eine entsprechende Buchung aus.

Interpretation der DATEV Buchungssätze

Das bedeutet, dass wenn in der Import-Datei ein Buchungssatz wie Erlöskonto an Debitor vorkommt, wir nicht einfach eine Journalbuchung importiert, sondern die Software legt eine Ausgangsrechnung an. Wenn in der Datei Aufwandskonto gegen Kreditor vorkommt, dann wird entsprechend eine Eingangsrechnung angelegt. Die Software kann ebenso Sollhaben-Kennzeichen interpretieren. Hierbei erzeugt die Logik eine Eingangs- oder Ausgangsgutschrift. Steht in der importierten Zeile Bank an Debitor steht, dann buchen das System eine Eingangszahlung und umgekehrt, wenn Kreditor an Bank eingetragen ist, eine Ausgangszahlung.

Verwertung von Referenzdaten

Dabei prüft die Software auch die Referenzfelder, ob eine Rechnungsnummer angegeben ist. Wenn ja, dann bucht die Software tatsächlich gegen die Rechnung und ziffert diese wird automatisch aus. Hier agiert also die Software so, als würde eine Fachkraft manuell Eingangs- oder Ausgangszahlungen buchen. Wenn aber kein Beleg zu finden oder keine Belegnummer angegeben ist, dann wird trotzdem eine Eingangs- oder Ausgangszahlung, aber dann als Akontozahlung gebucht. Alle anderen Fälle, die von Konto an Konto gehen, führen zur Erzeugung einer Journalbuchung.

Vorerfasste Belege oder direkt buchen

Beim Importieren können wir auch im Voraus entscheiden, ob wir vorgefertigte Belege wünschen oder direkt buchen möchten. Wenn wir vorgefertigte Belege auswählen, werden vorerfasste Standardbelege für Journalbuchungen, geparkte Belege für Rechnungen und geparkte Zahlungsbelege für Zahlungen erstellt. Dadurch kann man die importierten Transaktionen jederzeit überprüfen und anpassen.
Diese Importfunktion wird in vielen Fällen sowohl für die monatliche Lohnbuchhaltung als auch für den regelmäßigen Datenaustausch mit der Steuerkanzlei genutzt.

Überblick über die offenen Posten in SAP Business One

Einige Anwender der Versino Financial Suite buchen nur die Rechnungen in SAP Business One und exportieren anschließend die Buchungsstapel. Die weiteren Buchungen, insbesondere die Zahlungen, erfolgen dann direkt in DATEV. Um jedoch stets einen aktuellen Überblick über die offenen Posten in SAP Business One zu haben, liefert die Steuerkanzlei die Buchungsstapel für diese Zahlungen zurück. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und einen genauen Finanzüberblick in SAP Business One, während die detaillierte Buchhaltung in DATEV erfolgt.

Transaktionscodes beim Import SAP Business One

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Behandlung von Transaktionscodes in Journalbuchungen beim Import. Wenn gewünscht, können Lohn- und Gehaltsbuchungen beim Import mit einem bestimmten Transaktionscode versehen werden. Diese Einstellung kann für jeden Import individuell vorgenommen oder in den Systemeinstellungen als Standard für alle Lohn- und Gehaltsbuchungen festgelegt werden. Andere Buchungen können entsprechend mit einem anderen Wert versehen werden.

Batch-Import aus DATEV in SAP B1

Für diejenigen, die nicht nur einzelne Dateien, sondern mehrere Dateien importieren, wie es z.B. bei Jahresabschlüssen der Fall sein kann, ist es möglich, einen Batch-Import durchzuführen. Diese kann man statt einzelner Dateien als ganzer Ordner für den Import auswählen. Auf diese Weise kann man alle gespeicherten Buchungsstapel in einem Arbeitsgang verarbeiten. Jede importierte Datei generiert dabei eine eigene Logdatei.

Verbesserter SAP Business One Export für DATEV

Aber auch der Export aus SAP Business One haben wir gegenüber dem SAP Standard optimiert bzw. erweitert. Die Financial Suite exportiert Kostenträger, was im SAP Standard nicht der Fall ist. Des Weiteren wurde die Behandlung der Steuern, bei der Generalumkehr und beim Aufheben der Automatik, für die korrekte Kontenzuordnung deutlich erweitert, um den Austausch mit DATEV zu erleichtern.
Außerdem exportiert das Add-on keine Nullbuchungen, um irrelevante Daten zu eliminieren.
Schließlich übergibt die Versino Financial Suite Brutto- statt Nettowerte, was die Verwendung in DATEV vereinfacht.

Exporteinstellungen flexibel anpassbar

Die Versino Financial Suite bietet jedoch die Flexibilität, die Exporteinstellungen jederzeit anzupassen, z.B. auf die Option „Alle Buchungen“. Angenommen, man exportiert einen Monat und übermittelt die Daten an die Kanzlei. Wenn Korrekturen erforderlich sind, ziehen es viele Kanzleien vor, noch einmal einen kompletten Buchungsstapel für den betreffenden Monat zu erhalten. In diesem Fall kann man, nachdem man alle Korrekturbuchungen oder Ergänzungen vorgenommen hat, den gesamte Monat erneut exportieren. Man wählt dazu die Option aus, alle Buchungen, unabhängig von ihrem Status, erneut zu exportieren.

Monats-übergreifender Export von SAP Business One nach DATEV

Eine weitere wesentliche Anpassung betrifft die Exportbeschränkungen gemäß den DATEV-Vorgaben. Die DATEV verlangt, dass der Export auf einen Monat beschränkt ist. Das bedeutet, dass ein Monats-übergreifender Export mit der Versino Financial Suite nicht möglich ist. In DATEV wird ein Buchungsstapel in der Regel für einen Monat, manchmal auch für einen kürzeren Zeitraum erstellt, aber nie Monats-übergreifend. Zudem ermöglicht unser Exportmodul, Buchungen nach ihrem Status zu filtern. Jede neue Buchung in SAP Business One, die bislang nicht exportiert wurde, erhält den Status „nicht exportiert“. Dies ist auch die Standardeinstellung beim Öffnen des Exports, was zunächst nur die bislang nicht exportierten Buchungen berücksichtigt.

Fehlbuchungen und Hinweise

Ein weiteres Feature der Versino Financial Suite ist der Umgang mit sogenannten Fehlbuchungen. Diese werden in der Versino Financial Suite anders behandelt als der SAP Business One Standard dies tut. Wenn Buchungen aufgrund ihrer spezifischen Zusammensetzung nicht in einer Zeile exportiert werden können, verwenden wir in der Regel das Interimskonto 9999. Dieses Verfahren ist auch aus dem Standard-Add-on von SAP bekannt, wo die Möglichkeit besteht, ein Interimskonto zu hinterlegen. Trotz der Verwendung dieses Kontos werden die Salden der einzelnen Konten korrekt übertragen und das Interimskonto gleicht sich am Ende auf einen Saldo von null aus. Solche Buchungen werden als fehlgeschlagen oder fehlgeschlagen klassifiziert.

Probleme vor dem Import in DATEV erkennen

Sie werden in eine separate Datei exportiert, was die Überprüfung erleichtert. Häufig liegt die Ursache solcher Probleme in den Einstellungen, und eine separate Datei erleichtert es, die entsprechenden Buchungen zu identifizieren und zu überprüfen.
„Fehlern“ werden dabei in zwei Farben ausgegeben. Fehler werden in Rot dargestellt, Hinweisen in Gelb. Diese Hinweise betreffen oft Buchungen, die in SAP Business One korrekt erfasst und exportiert wurden, in DATEV aber zu Problemen führen können.
Ein typisches Beispiel wäre, wenn das Fälligkeitsdatum eines Belegs vor dem Buchungsdatum liegt. Dies ist in SAP Business One möglich, in DATEV jedoch nicht erlaubt. Daher kann die Fälligkeit eines Belegs in DATEV nicht vor dem Belegdatum liegen. Diese Funktion dient also dazu, mögliche Probleme oder Inkonsistenzen frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor man die Daten an DATEV übermittelt.