SAP Business One

Das Modul SAP Business One – Einkauf deckt den gesamten Beschaffungsprozess ab. Dazu gehören
Bestellanforderungen, Angebote, Rahmenverträge, Bestellungen, Wareneingänge, Retouren, Eingangsrechnungen, Eingangsgutschriften und andere Einkaufsbelege.

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Der Beschaffungsprozess in SAP Business One – Einkauf beinhaltet unter anderem die folgenden wichtigsten Stufen von Belegen:

Rahmenvertrag
Bestellanforderung
Lieferantenanfrage
Bestellung
Wareneingang
Warenretourenanfrage
Retoure
Eingangsrechnung
Eingangsgutschrift

In SAP Business One lässt sich der komplette Einkaufsprozess von den Rahmenverträgen bis hin zur Eingangsrechnung oder bei Bedarf der Eingangsgutschrift abbilden.
Die meisten Masken des Moduls SAP Business One – Einkauf bieten während des gesamten Prozesses
die Möglichkeit, mit Artikeln oder Dienstleistungen (Services) zu arbeiten.
Ein Beleg vom Typ Artikel kann man allerdings nur für Artikel erstellt , die in Ihrem Artikelstamm
Stamm identifiziert sind. Bei diesen Artikeln kann es sich um inventarisierte oder um nicht inventarisierte Artikel handeln. Ein Vorteil von Belegen der Art “Artikel” besteht darin, dass die Buchhaltungstransaktionen in der Regel in die Kontenfindung, Artikelgruppen oder Lagern vordefiniert sind und den beteiligten Belegen weitergegeben werden. Der Servicebeleg kommt ohne Artikel aus und lässt die freie Beschreibung eines Einkaufsgutes zu, ohne auf eine Menge zu referenzieren.

Bestellanforderung

Bestellanforderungen verwendet man, um Artikel, Dienstleistungen oder Zubehör beim Einkauf anzufordern. Nach der Einreichung prüft dabei die Einkaufsabteilung die Kaufanträge. Darauf holt sie von den Anbietern Preis- und Lieferinformationen für die gewünschten Artikel oder Dienstleistungen ein. Die Informationen kann man dann an den Antragsteller zurücksenden und schließlich in eine Bestellung umwandeln, indem man die Anfrage in eine Bestellung kopiert.

Einkaufs-Rahmenvereinbarungen

Einkaufs-Rahmenvereinbarungen sind langfristige Vereinbarungen zwischen einer Einkaufsorganisation und einem Lieferanten. Mit Einkaufs-Rahmenvereinbarungen kann man Lieferanten eine Vereinbarung oder einen Vertrag über Waren oder Dienstleistungen anbieten, ohne genaue Liefertermine nennen zu müssen. Wenn ein Rahmenvertrag mit einem Lieferanten besteht, verbindet SAP Business One automatisch die Einkaufsbelege mit dem jeweiligen Rahmenvertrag. Damit lassen sich die mit dem Geschäftspartner vereinbarten Preise direkt in die Einkaufsbelege übertragen.

Lieferantenanfrage SAP Business One — ^{Lieferantenanfrage}

Lieferantenanfrage im SAP Business One Einkauf

Die Lieferantenanfrage in SAP Business One stellt nach der Bestellanforderung den nächsten Schritt im Einkaufsprozess dar. Nach der Ermittlung des Waren- oder Materialbedarfs, erfolgt in einem weiteren Arbeitsschritt: Um aus mehreren Angeboten die beste Offerte auswählen zu können, wird diese Anfrage zunächst an eine Auswahl von Lieferanten zugestellt. Aus SAP Business One heraus kann man die Anfrage elektronisch als Formular übermitteln. In dieser kann dieser dann seine Konditionen erfassen. Aus einer Übersicht heraus kann man dann die besten Konditionen auswählen.

Bestellung

Eine Bestellung im SAP Business One – Einkauf ist ein Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer gesendet wird und in dem die gewünschten Artikel und Mengen sowie die vereinbarten Preise enthält. In SAP Business One kann man eine Bestellung direkt aus dem Menü aufrufen und erstellen. Wenn Sie ein Angebot des Lieferanten vorausging, kann man das Angebot in eine Bestellung kopieren, analog zum Kopieren einer Bestellanforderung in ein Angebot. Die Integration zur Lieferantenanfrage ist ebenfalls anwendbar: Wenn man ein Einkaufsangebot kopieren, wird abgefragt, ob man Kaufangebote mit derselben Gruppennummer der Anfrage schließen möchte. Bei entsprechender Bestätigung werden alle anderen Angebote, die an andere Lieferanten als denjenigen, der die Bestellung erhält, gesendet geschlossen.

Wareneingang im SAP Business One Einkauf

Das Formular Wareneingang wird verwendet, um die Produkte oder Dienstleistungen zu empfangen, die man zuvor über eine Bestellung erworben hat. Dieser Vorgang wird normalerweise von einer Wareneingangsabteilung oder direkt im Lager ausgeführt. Am Bildschirms kann man den Lieferschein des Lieferanten mit der entsprechenden Bestellung in Echtzeit vergleichen. Auch hier lassen sich wie überall im SAP Business One – Einkauf die Positionen über Kopieren aus der Bestellung übernehmen.

Retoure SAP Business One – Einkauf

Das Formular Retoure wird im Sinne einer Warenrückgabe verwendet, um gekaufte Produkte oder Dienstleistungen an einen Lieferanten zu retournieren. Bei der Warenrückgabe werden die Produkte, die man zurückgibt, automatisch aus dem Lagerbestand, wenn sie als Lagerartikel klassifiziert sind.

Einkaufsanzahlungsanforderung

Mit einer Einkaufsanzahlungsanforderung erwartet der Lieferant, dass eine Anzahlung bis zu einem bestimmten Datum geleistet wird. Die Anzahlungsanforderung führt nicht zu einer Buchungs- oder Bestandsbuchung. Wenn man dabei die Einkaufsanzahlungsanforderung auf der Basis einer Bestellung oder eines Wareneingangs erstellt, ist der Basisbeleg danach nicht geschlossen. Auf diese Weise kann derselbe Basisbeleg in einen übergeordneten Einkaufsbeleg kopiert werden.

Einkaufsanzahlungsrechnung

Man verwendet die Einkaufsanzahlungsrechnungen, wenn man einem Lieferanten eine Zahlung
für Einkäufe vor Erhalt oder Dienstleistungen im Voraus leisten muss. Die Rechnungsbuchung wirkt sich auf die Buchhaltung aus. Sie hat aber keinen Einfluss auf den Bestand, bis die Bestellung als Wareneingang gebucht oder die Dienstleistung erbracht wird.

Eingangsrechnung im SAP Business One Einkauf

Eingangsrechnungen (in anderen Geschäftssystemen üblicherweise als Belege bezeichnet) verwendet man, um die Zahlung von Waren und Dienstleistungen, die man von einem Lieferanten erhalten hat, zu erfassen. Man erstellt diese Eingangsrechnungen, wenn man die Rechnungen von Ihren Lieferanten erhält. Wenn man die Rechnung, erhalten hat, kann man diese auf einen Wareneingang beziehen, indem man über die Funktion “Kopieren nach” aus dem Wareneingang in eine Eingangsrechnung kopiert. Oder man geht von der Eingangsrechnung aus und verwenden die Funktion “Kopieren von” und wählt den
Wareneingang aus.

Eingangsgutschrift

Die Eingangsgutschrift ist der Ausgleichsbeleg für die Eingangsrechnung. Man erstellt diese, wenn man Produkte oder Dienstleistungen von einem Lieferanten erhalten haben, die man zurückgegeben muss oder wenn man die Transaktion einer Eingangsrechnung teilweise oder vollständig stornieren muss.

Wiederkehrende Transaktionen

Bei wiederkehrende Einkaufstransaktionen (z.B. monatliche Order von Büromaterial) kann man Vorlagen erstellen. Dazu verwendet man vorerfasste, geparkte Belege für den Einkauf. Diese enthalten die
die notwendigen Angaben bezüglich Produkte, Dienstleistung, Geschäftspartner und damit verbundenen Konditionen. Anhand der Wiederholungsinformationen generiert SAP Business One einzelne Exemplare der jeweiligen periodischen Vorgäng. Damit werden die entsprechenden Einkaufstransaktionen und Bestandsbuchungen einzeln oder in Stapeln ausführt.

Wareneinstandspreise

Wenn man Waren aus anderen Ländern importiert, entstehen wahrscheinlich zusätzliche Kosten,
wie Zoll, Transportkosten, Versicherungsgebühren und Steuern. Diese sogenannten Wareneinstandskosten können den importierten Artikeln zugeordnet werden

Beschaffungsassistent für Kundenauftrag

Der Beschaffungsassistent für Kundenauftrag ist ein Werkzeug, das SAP Business One
zur Verfügung stellt, mit dem man Einkaufsbelege (Bestellungen, Angebote oder Anfragen) und Produktionsaufträge auf der Grundlage von Angeboten oder Aufträgen erstellen kann.
Der Assistent umfasst mehrere Schritte,bei denen man bestimmte Geschäftspartner, bestimmte Belege und Belegarten auswählen, Liefertermine festlegen, ähnliche Artikel bei einem Lieferanten zusammenzufassen kann, um die Belege auf Wunsch gleichzeitig zu drucken.

Berichte im SAP Business One – Einkauf

In SAP Business One sind mehrere Einkaufsberichte enthalten. Die meisten dieser Berichte haben vorgelagerte Filter mit Optionen, die es ermöglichen, aus einer Selektion viele verschiedene Berichte zu erzeugen. Unter anderem sind folgende Berichte auswählbar: