SAP Business One Verkauf

Die Funktionen im Modul SAP Business One Verkauf stützt sich auf einen durchgängigen Grad der Integration der verschiedenen Belegschritte im Vertrieb. Allerdings besteht auch auf eine ausgeprägte Verzahnung mit dem Einkauf und der Lagerhaltung.

SAP Business One Verkauf

Die Belegkette im Verkauf erstreckt sich über die folgenden Stufen von Belegen:

Angebot
Kundenauftrag
Lieferung
Retourenanfrage
Retoure
Ausgangsrechnung
Ausgangsgutschrift
Eingangszahlung

Die Belege im SAP Business One Verkauf

Mit Ausnahme der Rahmenvertrag für den Verkauf stellen die Verkaufsbelege in SAP Business One
vom Angebot bis zur Ausgangsvorausrechnung sogenannte Marketingbelege dar.
Belege; dementsprechend zeigt jeder Beleg eine Kopfzeile und vier Registerkarten an: Inhalt, Logistik, Buchhaltung und Anhänge. Dabei ist anzumerken, dass die Rahmenvereinbarung eigentlich kein Marketingbeleg ist, sondern eher ein Stammdatenbeleg, ähnlich dem Artikelstamm oder dem Geschäftspartner-Stammdatensatz.

Rahmenvertrag Verkauf

Die Rahmenvereinbarung (Rahmenvertrag Verkauf) ist ein virtueller Handschlag zwischen dem Lieferanten und dem Kunden. Es werden darin die Einzelheiten und Konditionen der Vereinbarungen für einen bestimmten Zeitraum festgehalten, also was an den Kunden verkaufen werden soll sowie die Menge, den Preis und den Zeitraum. Der Rahmenvertrag Verkauf arbeitet dann mit anderen Verkaufsbelegen zusammen, um die Erfüllung des Vertrags zu verfolgen, während und so lang er offen bleibt.

Angebot

Ein Angebot in SAP Business One ist ein kundenorientiertes Dokument, das verwendet wird, um den Preis
und die Verfügbarkeit eines Artikels oder einer Dienstleistung vor einem Verkauf anzugeben. Obwohl Angebote viele Merkmale mit anderen Verkaufsbelegen gemeinsam haben, unterscheiden sie sich in zwei wesentlichen Punkten: Bei einem Angebot wird der Bestand nicht gebunden und es werden keine Saldenbuchungen gegen das Hauptbuchkonto gebucht. Angebote können, mit Ausnahme des Geschäftspartners, nachträglich geändert werden.

Auftragsbestätigung / Kundenauftrag

Die Auftragsbestätigung in SAP Business One wird verwendet, um die Verpflichtung Ihres Kunden zu erfassen, mit einem bestimmten Preis, einer bestimmten Menge und einem bestimmten Lieferdatum abzunehmen und zu bezahlen. Vor dieser Verpflichtung wurde ein potenzieller Verkauf durch einen Rahmenvertrag oder ein Angebot dokumentiert und ist in einer Belegkette verbunden.
In SAP Business One lässt sich die Auftragsbestätigung durch die Funktion “kopieren nach Auftrag” aus dem Vorgängerbeleg erzeugen. Alternativ kann aus der Auftragsbestätigung auf mehrere Vorgängerbelege uns deren Position gleichzeitig zugegriffen werden. Mit der Funktion “kopieren nach Auftrag” können dann selektiv einzelne oder alle Positionen überführt werden.

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Lieferschein

Hat man vor, Waren oder Dienstleistungen aus einem Verkauf zu einem Kundenauftrag zu liefern, ist der Lieferschein
in SAP Business One für diesen Zweck konzipiert. Wird ein Lieferschein hinzugefügt
reduziert das System den Lagerbestand entsprechend der angegebene Liefermenge.
Die Kosten der Waren werden in der Regel zu diesem Zeitpunkt erfasst, aber der mit der Transaktion verbundene Erlös wird erst mit der Ausgangsrechnung gebucht.
Für jedes Unternehmen, das physische Waren versendet, erfüllt der Lieferbeleg die Funktion der Dokumentation der gelieferten Ware. Man kann zusätzlich einen Frachtbrief oder Packzettel aus den im Lieferschein enthaltenen Informationen erstellen. Man kann aus einem Kundenauftrag resultierende Teillieferungen erstellen oder mehrere Kundenaufträge in eine Lieferung überführen.

Retoure

Retourenbelege werden in der Regel verwendet, wenn Artikel oder Dienstleistungen nach einem Lieferversuch von einem Kunden zurückgegeben oder abgelehnt werden. Die so erfasste Retoure fügt die
Menge, eines Lagerartikels dem Lager wieder hinzu. Bei der Erstellung einer Schlussrechnung aus Lieferungen berücksichtigt das System die gelieferte Menge abzüglich der zurückgegebenen Menge.

Verkaufsanzahlungsrechnung

In SAP Business One verwendet man eine Verkaufsanzahlungsrechnung, wenn man eine vollständige oder teilweise Zahlung für eine Bestellung annehmen möchte, bevor diese Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert werden. Das Besondere daran ist, dass die Transaktion normalerweise als abgegrenzter Umsatz verbucht wird. Das bedeutet, dass unabhängig davon, ob es sich um eine Teilzahlung handelt oder sie vollständig ist, eine endgültige Ausgangsrechnung erstellt werden muss. Erst dann wird der mit Transaktion verbundenen Umsatz verbucht (und einen ausstehenden Saldo zu begleichen).

Verkaufsanzahlungsanforderung

Eine Verkaufsanzahlungsanforderung (oder Ausgangsvorausrechnung) in SAP Business One ist eine spezielle Form der Ausgangsrechnung, die eine Erlösrealisierung, Umsatzerfassung (und Zahlung) vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen ermöglicht.
Man verwendet die Verkaufsanzahlungsanforderung in Fällen, in denen eine Proformarechnung für besondere Erklärungen (z. B. Zoll) erforderlich ist. Man sie auch als eine Ausgangsvorausrechnung verwenden, wenn man eine Bestellung Vorkasse verlangt. Da bei dieser Rechnungsart der Umsatz erfasst wird, sind Ausgangsvorausrechnungen nicht für einen Verkaufsprozess geeignet, bei dem ein aufgeschobener Umsatz bevorzugt wird.

Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung ist das einzige Verkaufsdokument, das unbedingt erforderlich ist. Selbst wenn der
im Verkaufsprozess in SAP Business One keine Angebote, Aufträge oder Lieferungen erfasst wurden, ist
immer eine Form der Ausgangsrechnung erforderlich. Wenn man im Prozess beispielsweise keinen Lieferbeleg verwenden, wird die Ausgangsrechnung nicht nur den Erlös ausweisen, sondern auch den Bestand verringern und die Kosten der Warentransaktion erfassen.

Ausgangsrechnung + Zahlung

Die Ausgangsrechnung + Zahlung in SAP Business One ist eine spezielle Form der Ausgangsrechnung, die dazu dient Belege für schnelle Transaktionen zu automatisieren. Hierbei wird die Rechnung und die
Zahlung gleichzeitig erstellt.

Ausgangsgutschrift

Eine Ausgangsgutschrift (anstelle einer Retoure) verwendet man in SAP Business One in der Regel, wenn es um eine Rückgabe von Waren oder Dienstleistungen nach der Erstellung einer Ausgangsrechnung geht.

Belegerstellungsassistent

Mit dem Belegerstellungsassistenten kann man in SAP Business One eine Reihe von Belegen / Dokumenten in Stapeln zu erstellen, anstatt einzeln und eines nach dem anderen.
Dieses Tool kann sehr nützlich sein, wenn man eine große Menge an Dokumenten erstellen muss. Bei der Ausführung des Assistenten stehen außerdem verschiedene Optionen für die Auswahlkriterien der Basis- und Zieldokumente zur Verfügung. Zudem gibt es Optionen für die Konsolidierung mehrerer Basisdokumente in ein Zieldokument.

Wiederkehrende Transaktionen

Mit dieser Funktion lassen sich in SAP Business One wiederkehrende Verkaufstransaktionen mit einem Kunden einrichten – ähnlich wie man einen wiederkehrenden Termin in einem Kalender einrichtet. Wiederkehrende Transaktionen sind ideal, wenn man wiederkehrende Kosten hat, z. B. einen Dienstleistungsvertrag oder eine regelmäßige Gebühr auf Abonnementbasis. Man kann diese Funktion auch verwenden, um eine Standard-Warenbestellung für einen Kunden zu automatisieren.

Drucken im Verkauf

Mit dem Dokumentendruck kann man eine Reihe von Dokumenten auf der Grundlage von mehreren Auswahlkriterien drucken. Das Tool kann Dokumente auf Papier oder in einem elektronischen Format wie PDF über viele Module von SAP Business One drucken bzw. erzeugen.

Mahnassistent

Als Teil des Mahnverfahrens kann man mit dem Mahnassistenten Briefe an Kunden erstellen und versenden, die offenen Rechnungen nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne bezahlt haben, und erinnern sie an ihre überfälligen Zahlungen.

Bruttogewinn Berechnung

Der Assistent ermöglicht die Neuberechnung des Bruttogewinns von Chargen/Serien in Verkaufsbelegen anhand der aktuellen Kosten der Charge/Serie neu berechnen. Wenn eine dieser Chargen/Serien aus der Produktion kommt, rekonstruiert das System zunächst die Kosten des Produkts anhand der aktuellen Kosten der Chargen-/Serienkomponenten neu und berechnet dann den Bruttogewinn neu.

Verkaufsberichte

Zu den in SAP Business One verfügbaren Berichte für den Verkauf gehören sowohl Tools zur Umsatzanalyse als auch Berichte, die einen bestimmten Zweck erfüllen. Hierzu gehören unter anderem der Auftragsrückstandbericht, die geparkten Belege, Bericht über die Erfüllung von Rahmenvereinbarungen, oder aber auch der Bericht zur Fälligkeit der Kundenverbindlichkeiten.