Ein besonderes Feature in SAP Business One sind die Alarmfunktionen. Dabei werden ausgesuchte User informiert oder “alarmiert” wenn im System bestimmte Daten eingeben oder Dokumente angelegt werden. Während der Benutzer normalerweise Daten in SAP Business One eingibt oder proaktiv Daten abfragt. Im Grunde können das jegliche Art von Ereignissen sein, die im Zusammenspiel mit SAP B1if auch außerhalb von SAP Business One stattfinden können.
Standardisiert Alarme in SAP Business One
Standardisiert können hierzu vordefinierte Regeln verwendet werden, die diesen Alarm auslösen. Dabei kann es sich um Abweichungen von Budgets, Kreditlimits, Mindestbestände, Obligo-Limit, Bruttogewinn, Rabatte oder fällige Dispositionsempfehlungen handeln. Die meisten der vorbereiteten Alarmfunktionen haben das Ziel, auf Abweichungen von kommerziellen Kriterien oder Standards aufmerksam zu machen, die im Unternehmen definiert wurden.
Benutzerdefinierte Alarme in SAP B1
Alternativ lassen sich Alarme basierend auf Abfragen erstellen. Dabei werden die Alarme bei Ausführung von Abfragen ausgelöst. Die Abfragen lassen sich dabei bzgl. des Zeitpunkts oder Intervalls der Ausführung geplant starten. Die Abfragen lassen sich mit den SAP Business One Werkzeugen, dem Abfrageassistenten und dem Abfragegenerator, kreieren und abspeichern.
Alarme außerhalb vom SAP Business One weitergeben
Alarme können intern an einen User innerhalb SAP Business One gesendet werden. Aber auch oder per E-Mail, SMS und/oder Fax können die Alarme weitergeleitet werden. Durch die Nutzung der Möglichkeiten der Tools zur Integration von SAP Business One lassen sich aber auch ganz andere Szenarien wie MS TEAMS oder Slack Anbindung realisieren.
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