Alle Unternehmen müssen heute die GoBD-konforme Aufbewahrung von bestimmtem Dokumenten beachten. Nur das richtige Archivieren alleine reicht dabei nicht. In einer Verfahrensdokumentation muss festgehalten werden, welche Maßnahmen und Vorgehensweisen konkret zu ergreifen sind.
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Gleichzeitig kann man die Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) im hohen Maße standardisieren und schreit geradezu nach Automation.
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Arbeiten vom Homeoffice aus wird aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie für viele Mitarbeiter mittelständischer Unternehmen zur Normalität. Bei aller Flexibilität der Mitarbeiter muss die Businesssoftware erst einmal mit den daraus resultierenden Ansprüchen mithalten können. Dabei kann ein digitales Dokumentenmanagement, wie CKS.DMS für SAP Business One die ideale Unterstützung sein.
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In Sachen Bediehnungsfreundlichkeit, Sicherheit, Platz und Haltbarkeit ist ein digitales Archiv der Archivierung in Papier deutlich überlegen. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf eine modernes DMS. Möglich gemacht hat diese Entwicklung letztlich die Erfindung der Datenträger. Diese haben neben immer höher werdender Kapazität auch Eingeschaften die einem Archiv zunächst im Weg stehen: Dokumente auf solchen Datenträgern sind änder- und löschbar. Ab wann ist ein solches Archiv aber revisionssicher.
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Eine DMS-Integration für ERP-Systeme lohnt sich schon für kleine Unternehmen. Dafür spricht mehr als nur der schnelle Datenzugriff.
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Der August neigt sich dem Ende zu und so langsam kehren alle aus der Sommerpause zurück. Deshalb beginnt mit dem September in vielen Unternehmen auch ein “neues” Jahr. Und was eignet sich besser für einen Neuanfang als mal ordentlich aufzuräumen. In digitalisierten Unternehmen, die softwarebasiert arbeiten, spielt sich das Chaos heute mehr auf den Servern ab, als in den Aktenschränken. Aber wie räumt man digital auf?
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CKS.DMS ist vor Jahren als relativ einfaches DMS-ADDON für SAP Business One gestartet. Mittlerweile ist aber die Funktionalität des Dokumentenarchivs stark angewachsen.
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CKS.DMS setzt sich langsam als Standard für SAP Business One durch, wenn es um eine schlanke und sehr gut integriertes digitales Dokumenten-Archiv geht. Die Lösung klinkt sich komplett in SAP Business One ein und fügt nach dem Scannen oder Drucken von Dokumenten Schlagworte hinzu die nach einer automatischen Texterkennung generiert werden.
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Dabei kommt meistens auch das sogenannte Data-Warehouse (dt.:Datenlager) in Einsatz. Darin werden die Datenbestände aus unterschiedlichen Quellen einheitlich erfasst, sobald der entsprechende Geschäftsvorgang Abgeschlossen ist.
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