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Was bedeutet Verifactu für Ihr Unternehmen?

Verifactu bildet den Rechtsrahmen für die digitale Rechnungsstellung in Spanien. Die Verordnung verpflichtet Unternehmen dazu, jede ausgestellte Rechnung rückverfolgbar, integer und unveränderbar zu dokumentieren. Folglich müssen alle Rechnungsdaten für die spanische Steuerbehörde AEAT jederzeit überprüfbar sein.

Die Verordnung verfolgt mehrere zentrale Ziele. Zunächst soll sie Steuerbetrug und Rechnungsmanipulationen wirksam verhindern. Darüber hinaus ermöglicht sie der AEAT, ausgestellte Rechnungsdaten in Echtzeit oder auf Anfrage zu prüfen. Außerdem fördert das System ein vertrauensvolles Umfeld zwischen Unternehmen, Kunden und Verwaltung durch sichere Technologien wie elektronische Signaturen und QR-Codes.

Die Verordnung orientiert sich dabei an Empfehlungen der OECD und der Europäischen Union. Sie modernisiert somit nicht nur die Buchhaltung und Steuerverwaltung, sondern verbessert auch die administrative Effizienz von Unternehmen. Zudem erleichtert sie die Anbindung an die elektronischen Plattformen der AEAT erheblich.

Welche Unternehmen müssen Verifactu umsetzen?

Die Verifactu-Verordnung betrifft grundsätzlich alle natürlichen und juristischen Personen, die wirtschaftliche Aktivitäten ausüben und Rechnungen über ERP-Systeme oder Rechnungsprogramme ausstellen. Die Unternehmensgröße oder Branchenzugehörigkeit spielt dabei keine Rolle.

Konkret umfasst dies mehrere Unternehmenstypen. Selbstständige, Kleinstunternehmen und KMU müssen die Vorschriften einhalten, sofern sie ein ERP-System oder spezielle Software zur Rechnungsstellung verwenden. Ebenso fallen große Unternehmen mit Unternehmensmanagementsystemen unter die Regelung. Darüber hinaus betrifft Verifactu auch Freiberufler wie Anwälte, Architekten oder Berater, die Rechnungen an ihre Kunden ausstellen.

Dennoch existiert eine wichtige Ausnahme. Unternehmen, die bereits am System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) teilnehmen, sind von der Anwendung dieser Verordnung befreit. Ihr Rechnungsstellungssystem ist nämlich bereits direkt und permanent mit der Steuerbehörde verbunden. Somit erfüllen diese Unternehmen die Transparenzanforderungen bereits durch das bestehende System.

Für alle anderen gilt jedoch: Wenn Ihr Unternehmen nicht unter das SII-System fällt und Sie ein ERP- oder IT-System für die Rechnungsstellung nutzen, müssen Sie die Verifactu-Vorschriften in den kommenden Monaten umsetzen.

Fristen und Zeitplan: Bis wann müssen Sie handeln?

Die Verordnung legt einen gestaffelten Zeitplan für die Anpassung fest. Diese Fristen zu kennen ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden und die rechtzeitige Einhaltung sicherzustellen.

Der 1. Juli 2025 markiert die erste wichtige Deadline. Bis zu diesem Datum müssen Hersteller und Vertreiber von Rechnungsstellungssoftware ihre Lösungen an die Anforderungen der Verifactu-Verordnung angepasst haben. Ab diesem Zeitpunkt dürfen sie ausschließlich Produkte anbieten, die den Vorschriften entsprechen. Diese Frist betrifft daher primär Softwareanbieter und ERP-Partner.

Der 1. Januar 2026 stellt den nächsten Meilenstein dar. Ab diesem Datum müssen Unternehmen, die der Körperschaftsteuer unterliegen, Rechnungen mit Verifactu-kompatiblen ERPs oder Systemen ausstellen. Diese Unternehmen haben folglich nur noch wenige Monate Zeit, ihre Systeme umzustellen oder zu aktualisieren.

Schließlich gilt der 1. Juli 2026 als finale Frist für alle anderen Unternehmen. Selbstständige und KMU müssen bis dahin Systeme eingeführt haben, die Verifactu entsprechen. Diese Staffelung bietet zwar einen angemessenen Vorbereitungszeitraum, dennoch ist eine frühzeitige Vorbereitung ratsam.

Unternehmen sollten daher bereits jetzt mit der Planung beginnen. Die technische Umstellung, Mitarbeiterschulung und Testphasen benötigen ausreichend Vorlauf. Wer rechtzeitig handelt, vermeidet Stress und potenzielle Compliance-Probleme.

Technische Anforderungen an Verifactu-konforme ERP-Systeme

Um die Verifactu-Vorschriften zu erfüllen, muss das ERP- oder Rechnungsstellungssystem spezifische technische Funktionen bereitstellen. Jede Rechnung muss rückverfolgbar, fälschungssicher und für die Steuerbehörde leicht überprüfbar sein.

Unveränderbarkeit und Integrität bilden die Grundlage des Systems. Jeder Rechnungsdatensatz muss einen digitalen Fingerabdruck (Hash) enthalten und elektronisch signiert werden. Dadurch lassen sich Änderungen nicht spurlos vornehmen. Das System dokumentiert somit jede Manipulation sofort.

Vollständige Rückverfolgbarkeit erfordert die chronologische Verknüpfung aller Rechnungen. Jede neue Rechnung muss die Informationen aus der vorherigen enthalten. Folglich entsteht eine lückenlose Kette, die Manipulationen verhindert und die Prüfbarkeit gewährleistet.

Aufbewahrung und Zugänglichkeit der Daten sind ebenfalls verpflichtend. Die Systeme müssen die Daten in einem elektronisch lesbaren Format speichern. Außerdem müssen sie exportierbar sein und während der gesetzlich festgelegten Frist zugänglich bleiben.

Die Generierung eines QR-Codes auf jeder Rechnung ermöglicht der AEAT die direkte Überprüfung. Dieser Code enthält alle relevanten Rechnungsinformationen in verschlüsselter Form. Somit kann die Steuerbehörde Rechnungen unmittelbar validieren.

Kompatibilität mit der AEAT stellt eine weitere zentrale Anforderung dar. Das System muss sich mit der elektronischen Plattform der Steuerbehörde verbinden können. Dadurch erfolgt die Übermittlung der Rechnungsdaten automatisch oder auf Anfrage.

Die Ereignisprotokollierung vervollständigt die technischen Anforderungen. Das System muss wichtige Ereignisse und Vorgänge wie Exporte, Anomalien oder Sicherungskopien protokollieren. Dies gewährleistet die Kontrolle und Rückverfolgbarkeit des gesamten Prozesses.

SAP Business One: Bereits Verifactu-ready

SAP Business One erfüllt bereits alle Anforderungen der Verifactu-Verordnung. Der Patch 2505 für Version 10 integriert sämtliche notwendigen Funktionen direkt ins System. Unternehmen, die SAP B1 nutzen oder einführen möchten, erhalten somit eine sofort einsetzbare, konforme Lösung.

Das System bietet volle Kompatibilität mit Verifactu im Modul „Elektronische Dokumente”. Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Übergang ohne aufwändige Zusatzentwicklungen. Darüber hinaus generiert SAP Business One automatisch QR-Codes und elektronische Signaturen (Hash) auf jeder Rechnung. Diese Automatisierung reduziert manuelle Prozesse und minimiert Fehlerquellen erheblich.

Die neuen Layouts von Crystal Reports sind bereits an die Vorschriften angepasst. Folglich entsprechen alle ausgestellten Rechnungen automatisch den gesetzlichen Formatvorgaben. Zudem verfügt das System über spezielle Konnektoren im Elektronischen Dokumentendienst (EDS), die Daten direkt an die AEAT senden.

Die detaillierte Konfiguration nach Dokumenttyp, Serie, Zertifikat und Exportformat ermöglicht eine präzise Anpassung an individuelle Unternehmensanforderungen. Außerdem hat SAP Validierungs- und Überwachungstools in seinen EDS integriert. Diese Tools verschaffen Unternehmen die vollständige Kontrolle über den Status ihrer Datensätze.

Handeln Sie jetzt

Die Verifactu-Fristen rücken näher. Unternehmen sollten daher bereits jetzt ihre Systeme überprüfen und notwendige Anpassungen planen. SAP Business One bietet eine bewährte, konforme Lösung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Partner wie Artesap unterstützen bei der Migration in die Cloud-Umgebung oder bei der Aktualisierung von On-Premise-Installationen. Wer rechtzeitig vorbereitet ist, vermeidet nicht nur Strafen, sondern profitiert auch von effizienteren, digitalisierten Prozessen in der Buchhaltung.