Die Anpassungsfähigkeit von ERP-Systemen ist meist ein Qualitätsmerkmal. Und das zurecht, denn schließlich soll die Software jedes Unternehmen individuell unterstützen. Während unserer zahlreichen ERP-Einführungen ist immer wieder aufgefallen, dass viele etablierten Abläufe nicht effizient sind. Bereits erprobte Wege gehen die meisten aber trotzdem lieber, als sich in unbekannte Gefilde zu wagen. Da weiß man wenigstens, dass nichts Schlimmeres passiert. Ein großer Fehler, gerade wenn es um Prozess-Optimierung geht. Und darum geht es meist auch in einem ERP-Projekt. Für die Einführung ein Risikofaktor.
Scheinbare Kontrolle schafft tatsächliche Zeiträuber
Was nach langer Zeit nicht mehr auffällt, sind Prozesse, bei denen es eigentlich nur noch darum geht Aufgaben zu kuratieren oder zu verwalten. Ein der Prozesskette scheinen diese wertvoll, da sie ein Gefühl von Kontrolle vermitteln. In Wirklichkeit sind sie aber einfach nur Zeiträuber. Anstatt Aufgaben klar zu verteilen und durch effizientes Datenmanagement eine schnelle und wirksame Erledigung, möglich zu machen, werden Dateien nur von A nach B geschoben und am Ende weiß keiner mehr, welchen Status die Aufgabe gerade hat.
Um das zu vermeiden, wäre es sinnvoll noch vor der eigentlichen ERP-Einführung, eine genaue Prozessanalyse durchzuführen und Abläufe dahin gehend zu überprüfen, ob sie tatsächlich ihren Sinn und Zweck erfüllen. Hier sind ERP-Berater wie wir eine sehr hilfreiche Anlaufstelle, da wir wissen, was beispielsweise im Bereich Datenmanagement möglich ist. So können z.B. im Rechnungswesen viele Abläufe automatisiert werden.
Außerdem hilfreich ist an diesem Punkt die Mitarbeiter zu befragen, an welchen Stellen ihre Arbeit am meisten Zeit erfordert oder ins Stocken kommt. Oft sind das die Punkte, wo eine ERP-Lösung wieder ein bisschen Öl ist Getriebe kippen kann. Das kann schnell zu spürbaren Verbesserungen führen . Zudem hat das den angenehmen Nebeneffekt, dass die Mitarbeiter in die Prozess-Umstellung miteinbezogen werden und selbst die größten Gewohnheitstiere Änderungen nachvollziehen können. Zusätzlich sollten Sie diese Umstellungen aber immer noch durch Schulungen begleiten lassen.
Flexibles System mit tiefen Hang zur Standardisierung
Durch diese Schritte lassen sich die Bereiche klar herausarbeiten, in die Abläufe, die sich dem System anpassen müssen und den Prozessen, die das System integrieren muss. Ein gutes ERP-System muss somit beides möglich machen. Gute und erprobte Tools vorschlagen, aber auch flexibel genug sein, sich bestehenden Vorgängen anzupassen. Gerade Standardlösungen wie SAP Business One haben den Vorteil, das sie die Basics in der Grundausführung vereinen, aber eine Vielzahl an integrierbaren Tools und Anwendungen bieten. Das ist sicher nicht die Click-and-Buy Variante, aber darum sollte es bei einem neuen ERP-System auch nicht gehen. Dabei kann das ERP-System eine große Chance sein, bestehende Abläufe zu hinterfragen und Optionen in Betracht zu ziehen.
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